Dokumentumok bekérése az ügyféltől
Küldj az ügyfélnek egy privát linket, amelyen fiók nélkül feltöltheti a dokumentumait, vagy továbbítsd az e-mailjét; a fájlok már felismerve kerülnek a dokumentumodba.
Kérd el az ügyféltől ahelyett, hogy a szkenek után futnál
A szkeneket nem kell magadnak összegyűjtened. Nyisd meg az előkészítés alatt álló dokumentumot, és használd a Kérd el a dokumentumokat az ügyféltől funkciót: kattints a Link létrehozása gombra, és a DocuTract létrehoz egy privát linket, amelyet e-mailben, chaten vagy üzenetküldőn elküldhetsz. A Másolás a vágólapra teszi.
Mit lát az ügyfél
Egyetlen oldalt azon a nyelven, amelyen te dolgoztál, fiók és regisztráció nélkül: a beküldendő dokumentumok listáját, tételenként egy feltöltő elemet, és egy sort arról, milyen formátumokat fogadunk (PDF, JPG vagy PNG). A már beérkezett tételek beérkezett jelölést kapnak, így az ügyfél nem küldi el kétszer ugyanazt a fájlt.
Küldés előtt az ügyfél hozzájárul, hogy a fájlokat egy dokumentum kitöltéséhez automatikusan feldolgozzuk. Az oldal semmi mást nem mutat rólad, a munkaterületedről vagy magáról a dokumentumról. Telefonon is ugyanolyan jól működik, ahol az ügyfél közvetlenül le is fényképezheti a dokumentumot.
Mi történik a fájlokkal
A feltöltött fájl azonnal a dokumentumod szkenjévé válik, és végigmegy a szokásos felismerésen, így mire megnyitod a dokumentumot, az értékek már ki vannak nyerve. Minden szkenen látszik, honnan érkezett, így egy pillantással megkülönböztetheted, mit küldött az ügyfél, és mit adtál hozzá te magad.
A link kézben tartása
Minden linknek három korlátja van, és mindhármat minden megnyitáskor ellenőrizzük:
- Élettartam. Alapértelmezés szerint hét nap, legfeljebb harminc. Utána a link nem működik.
- Feltöltési keret. Alapértelmezés szerint húsz fájl. Ha ezek beérkeztek, a link nem fogad többet.
- A visszavonásod. A Link lezárása azonnal lezárja, és aki utána megnyitja, azt látja, hogy már nem működik.
Hogy egyszerre hány linket tarthatsz nyitva, az a díjcsomagodtól függ. Ha elérted a korlátot, zárj le egyet, amelyre már nincs szükséged.
Dokumentumok fogadása e-mailben
Ha a munkaterületednek van fogadó e-mail-címe, a linknek is van: továbbítsd rá az ügyfél levelét, és a mellékletek a dokumentumba kerülnek, sorban kitöltve az üres helyeket. Az általunk nem olvasható fájlok (aláíráskép, irodai dokumentum) kimaradnak, és megjelennek a link előzményeiben, így láthatod, mi érkezett meg, és elkérheted, ami hiányzik.
Következő lépések
Ha a fájlok beérkeztek, folytasd a szokásos módon: ellenőrizd a felismert adatokat, és generáld a dokumentumot (lásd: Dokumentum kitöltése szkenekből). Ha egy dokumentumkészletből több dokumentum is készül, csoportosítsd őket egy ügybe, hogy a szkeneket csak egyszer kelljen kiolvasni.