Vytvoření šablony z předlohy

Co je předloha

Předloha je běžný dokument Word (.docx), ve kterém je každý kus textu, který se mezi dokumenty mění, nahrazen zástupným symbolem ve dvojitých složených závorkách:

Kyjev, {{contract_date}}

{{landlord_full_name}} (pronajímatel) a {{tenant_full_name}} (nájemce)
se dohodli takto…

Formátování, číslování, záhlaví a tabulky zůstanou přesně tak, jak jste je ve Wordu vytvořili. DocuTract jen nahradí zástupné symboly hodnotami.

Pojmenování zástupných symbolů

• Používejte malá písmena latinky, číslice a podtržítka: {{tenant_full_name}}, {{rent_amount}}.
• Název by měl říkat, co do pole patří. {{field1}} funguje, ale za měsíc si nevzpomenete, co znamená.
• Stejný název použitý dvakrát dostane pokaždé stejnou hodnotu. To se hodí pro jméno, které se objevuje v úvodu smlouvy a znovu u podpisů.
• Každý zástupný symbol napište najednou. Pokud Word jeho část podtrhne nebo automaticky opraví, napište ho znovu celý, místo abyste upravovali prostředek.
• Pro tabulku s proměnlivým počtem řádků použijte tečkový zápis {{items.name}}. Viz Tabulky s proměnlivým počtem řádků.

Vytvoření šablony

Otevřete Šablony a klikněte na Vytvořit šablonu.

Editor má několik sekcí, odshora dolů.

1. Základní údaje

Zadejte šabloně Název šablony, Kategorie a případně Popis. Pomohou vám šablonu později najít; na dokument nemají vliv. Klikněte na Vytvořit šablonu: předloha a pole budou k dispozici, jakmile šablona existuje.

2. Požadované skeny

To jsou dokumenty, které nahraje ten, kdo bude šablonu vyplňovat: pas, výpis z katastru, plná moc. Každý z nich je pozice. Klikněte na Přidat požadovaný sken, vyberte typ z katalogu nebo Vytvořit nový typ nahráním ukázkové stránky, aby AI našla jeho pole. Každou pozici označte jako Povinný nebo nepovinnou a seřaďte je v pořadí, v jakém je lidé obvykle mají.

Systémové typy v katalogu se řídí jazykem vašeho rozhraní: v angličtině vidíte anglické dokumenty, v ukrajinštině ukrajinské. Vaše vlastní typy se zobrazují vždy a systémový typ, který už některá z vašich šablon používá, zůstane k dispozici i po přepnutí jazyka.

3. Předloha .docx

Přetáhněte svůj .docx do oblasti pro nahrání (dokument Word do 10 MB). DocuTract najde každý zástupný symbol a vypíše je. Předlohu můžete stáhnout nebo později nahradit; po nahrazení se zástupné symboly rozpoznají znovu.

4. Propojení polí

U každého zástupného symbolu zvolíte Zdroj:

• Pole skenu. Vyberte pozici a pole, ze kterého se má číst, například celé jméno z pasu. Hodnota se rozpozná z nahraného skenu a zapamatuje se i její stránka.
• Systémová hodnota. Vyplní se automaticky: Datum, Čas, Datum a čas, Číslo dokumentu nebo Aktuální uživatel. Data a časy mají Formát, například 15.06.2026 nebo 15. června 2026.
• Ruční zadání. Hodnotu napíše ten, kdo dokument vyplňuje. Použijte ho pro to, co žádný sken neobsahuje: výši nájemného, dobu trvání, zvláštní ustanovení.

U každého zástupného symbolu je Název pole: jak se pole jmenuje pro toho, kdo dokument vyplňuje, a na stránce hotového dokumentu („Celé jméno zaměstnance“ místo employee_full_name). Pokud ho necháte prázdný, zobrazí se samotný zástupný symbol.

Klikněte na Uložit šablonu. Šablona je připravena k vyplnění: najděte ji v katalogu a klikněte na Vyplnit.

Tipy

• Začněte v malém. Nejdřív propojte pole, která pocházejí ze skenů; vše ostatní může být ruční zadání a změnit se později.
• Jedna pozice na dokument. Pokud šablona potřebuje dva pasy (pronajímatele a nájemce), přidejte dvě pozice, aby každá hodnota věděla, ze kterého pasu pochází.
• Změna šablony je bezpečná. Nová předloha nebo změněné propojení vytvoří novou verzi šablony; dokumenty, které jste už vytvořili, si ponechají verzi, ze které vznikly. Viz Podmíněné bloky a verze šablon.
• Ještě nemáte předlohu? Nahrajte místo ní hotový dokument a nechte AI navrhnout pole: Vytvoření šablony z hotového dokumentu.