Křížové kontroly mezi dokumenty

Zachyťte nesoulad před podpisem

Protože DocuTract zaznamenává, odkud každá hodnota pochází, umí hodnoty navzájem porovnat. Když se dva dokumenty případu neshodují, dozvíte se to dřív, než cokoli vygenerujete, ne až poté, co někdo podepíše.

Co se kontroluje

Kontroly si definujete sami, u šablony nebo u typu případu. Pět druhů pokrývá to, co se v papírování skutečně pokazí:

• Hodnoty se shodují. Jméno na výpisu proti jménu na osvědčení, firma v záhlaví proti firmě u podpisů. Porovnání je velkorysé tam, kde má být: „Ivanov O. P.“ a „Ivanov Oleksandr Petrovyč“ jsou jedna osoba a „TOV ‚Romaška‘“ a „TOV Romaška“ jsou jedna firma.
• Datum není příliš brzy. Výpis, jehož platnost skončí dřív než nájem.
• Součet sedí. Součet řádků proti celkové částce, v rámci tolerance, kterou nastavíte.
• Číslo je v rozsahu. Nájemné nula, doba trvání čtyři sta měsíců.
• Pole je vyplněno, a pokud o to požádáte, vyplněno z dokumentu, nikoli ručně.

Varovat, nebo blokovat

Každá kontrola je varování nebo blokace.

• Varování se zobrazí na obrazovce kontroly a nic nezastaví.
• Blokace dělá přesně to, co říká: dokument se nevygeneruje, dokud někdo nesoulad nepřijme.

Co uvidíte

Na obrazovce kontroly nad hodnotami: co se neshoduje, obě hodnoty vedle sebe a z jakého pole a stránky každá pochází.

Jediný ovládací prvek, Přijmout, jak je, je tu pro případ, kdy jsou papíry v pořádku a kontrola je jen opatrná.

Přijetí se zaznamená s vaším jménem a okamžikem. Je navázáno na přesné hodnoty, které se neshodovaly, takže pokud se některá z nich později změní, kontrola proběhne znovu a zeptá se znovu. Je to záměr: přijali jste tyto hodnoty, ne pravidlo.

Kdy kontroly probíhají

Po přečtení skenu, po opravě hodnoty a pokaždé napříč celým případem, protože hodnota, která dorazí do jednoho dokumentu, může vyřešit nesoulad v jiném. Nespouštíte je; jsou prostě vždy aktuální.

Tipy

• Začněte varováními. Kontrolu změňte na blokaci, až si budete jisti, že se spouští jen tehdy, když je něco opravdu špatně.
• Kontrolujte to, co bolí. Jedna kontrola jména a jedna data konce platnosti výpisu zachytí většinu skutečných chyb v nájemní smlouvě.