Případy

Jeden obchod, několik dokumentů

Obchod je málokdy jeden papír. K nájemní smlouvě patří předávací protokol a často i faktura a všechny tři se vyplňují ze stejné hrstky skenů. Případ je právě takový obchod: dokumenty nahrajete jednou a každá šablona v případu čte stejné hodnoty.

Balíček definujete jednou

Typ případu je sada šablon, které vždy připravujete společně, v pořadí, v jakém je připravujete: „nájem bytu“ je nájemní smlouva, protokol a faktura. Definujete ho jednou a založení případu pak znamená vyplnit dvě pole: jaký balíček a jak tento obchod pojmenovat.

Typ případu vytvoříte přímo v sekci Případy, v bloku Nový typ případu: zadejte název, zaškrtněte šablony, které tvoří balíček, a klikněte na Vytvořit typ. Číslo u zaškrtnuté šablony je její místo v balíčku – pořadí, v jakém se dokumenty zobrazují a generují. Nový typ se ihned objeví v bloku Založit případ.

Jedno nahrání pro celý balíček

Případ žádá souhrn toho, co jeho šablony potřebují, podle druhu dokumentu. Pokud všechny tři šablony chtějí výpis z katastru nemovitostí, případ si o něj řekne jen jednou. Pošlete ho jednou a každý dokument, který ho potřeboval, ho má.

Každá hodnota se přečte jednou a nese svůj zdroj, přesně jako dřív. Opravte jméno v jednom dokumentu a oprava se přenese do ostatních, pokud už jiný dokument nemá vlastní opravu, které se nic nestane. Pravidlo v jedné větě: hodnota patří případu a záměrný rozdíl zůstává záměrným rozdílem.

Když skeny nejsou potřeba

Ne každá šablona čte skeny: žádost nebo příkaz je často rychlejší vyplnit ručně. Pak blok Co nahrát uvádí, že skeny nejsou potřeba, a každý dokument v bloku Dokumenty v balíčku má tlačítko Vyplnit. Otevře obvyklé vyplňování právě tohoto dokumentu: zadejte údaje, zkontrolujte je a získejte hotový dokument. Mezi dokumenty případu se přenášejí jen hodnoty přečtené ze skenů: ručně zadaná pole se vyplňují v každém dokumentu zvlášť.

Sestavení balíčku

Sestavit balíček vygeneruje dokumenty, jejichž údaje už jsou zadané a čekají na kontrolu. Než na tlačítko kliknete, obrazovka ukáže, o kolik dokumentů jde, protože tolik to také stojí: balíček čtyř dokumentů jsou čtyři generování. Vedle vidíte, kolik dokumentů je ještě třeba vyplnit: ty tlačítko nechá být. Pokud ještě není vyplněný žádný, DocuTract to řekne, místo aby potichu nic neudělal. Pokud vašemu tarifu tolik generování nezbývá, nic se nevygeneruje a dozvíte se obě čísla, místo abyste skončili s polovinou balíčku.

Hotové dokumenty stáhnete jeden po druhém, nebo jako jeden zip.

Stav případu

Stav případu se řídí stavy jeho dokumentů, takže vždy odpovídá tomu, co se děje:

• Koncept — zatím se nic nestalo;
• Sběr dokumentů — nahrává se nebo čte sken;
• Kontrola údajů — alespoň jeden dokument má zadané údaje a balíček ještě není kompletní;
• Balíček připraven — všechny dokumenty jsou vygenerovány;
• Něco selhalo — jeden z dokumentů se nepodařilo připravit.

Každý soubor v archivu balíčku je pojmenován podle šablony a čísla dokumentu, například zaiava-na-vidpustku-doc-26-0001.docx, takže se soubory snadno rozliší.

Co se nezměnilo

Dokument je stále dokument: otevírá se na vlastní obrazovce, jeho hodnoty se opravují tam a šablona vyplněná samostatně funguje přesně jako dřív. Každý dokument patří do nějakého případu, i ty, které založíte samostatně, ale případ s jediným dokumentem se chová přesně jako dokument.

Související

• Ověřte, že se dokumenty případu navzájem shodují: Křížové kontroly.
• Používejte stejného pronajímatele nebo zaměstnavatele v různých případech: Adresář stran.
• Mnoho obchodů najednou: Dávkové generování.