Sběr dokumentů od klienta
Pošlete klientovi soukromý odkaz, přes který nahraje dokumenty bez účtu, nebo přepošlete jeho e-mail; soubory dorazí do vašeho dokumentu už rozpoznané.
Požádejte klienta, místo abyste se honili za skeny
Skeny nemusíte shánět sami. Otevřete dokument, který připravujete, a použijte Vyžádat dokumenty od klienta: klikněte na Vytvořit odkaz a DocuTract vytvoří soukromý odkaz, který můžete poslat e-mailem, v chatu nebo v messengeru. Kopírovat ho vloží do schránky.
Co uvidí klient
Jedinou stránku v jazyce, ve kterém jste pracovali, bez účtu a bez registrace: seznam dokumentů k odeslání, jeden ovládací prvek pro nahrání u každé položky a řádek s přijímanými formáty (PDF, JPG nebo PNG). Co už dorazilo, je označeno jako přijato, takže klient neposílá stejný soubor dvakrát.
Před odesláním klient souhlasí s tím, že soubory budou automaticky přečteny za účelem vyplnění dokumentu. Stránka neukazuje nic dalšího o vás, vašem pracovním prostoru ani o samotném dokumentu. Funguje stejně dobře i v telefonu, kde může klient dokument rovnou vyfotit.
Co se se soubory stane
Nahraný soubor se okamžitě stane skenem vašeho dokumentu a projde obvyklým rozpoznáním, takže než dokument otevřete, hodnoty už jsou vytěžené. Každý sken je označen původem, takže na první pohled poznáte, co poslal klient a co jste přidali sami.
Odkaz máte pod kontrolou
Každý odkaz má tři limity a všechny tři se kontrolují při každé návštěvě:
- Doba platnosti. Standardně sedm dní, nejvýše třicet. Pak odkaz přestane fungovat.
- Počet nahrání. Standardně dvacet souborů. Jakmile dorazí, odkaz další nepřijímá.
- Vaše uzavření. Uzavřít odkaz ho okamžitě vypne a každý, kdo ho poté otevře, se dozví, že už nefunguje.
Kolik odkazů můžete mít otevřených současně, závisí na vašem tarifu. Pokud jste dosáhli limitu, uzavřete odkaz, který už nepotřebujete.
Příjem dokumentů e-mailem
Pokud má váš pracovní prostor adresu pro příjem, má ji i odkaz: přepošlete na ni e-mail klienta a přílohy dorazí do dokumentu a postupně zaplní prázdné pozice. Soubory, které neumíme přečíst (obrázek podpisu, kancelářský dokument), se vynechají a uvedou v historii odkazu, takže vidíte, co dorazilo, a můžete si říct o to, co chybí.
Další kroky
Jakmile soubory dorazí, pokračujte jako obvykle: zkontrolujte rozpoznané údaje a vygenerujte dokument (viz Vyplnění dokumentu ze skenů). Pokud jedna sada dokumentů slouží pro několik dokumentů, seskupte je do případu, aby se skeny četly jen jednou.