Zásady ochrany osobních údajů

DocuTract („DocuTract“, „my“, „nás“) vám pomáhá proměnit šablonu dokumentu a hrstku skenů v hotový, vyplněný dokument. Tyto Zásady ochrany osobních údajů vysvětlují, jaké osobní údaje zpracováváme, když používáte DocuTract na adrese docutract.online, proč je zpracováváme a jaké máte možnosti a práva. Jsou určeny ke čtení spolu s našimi Podmínkami služby a naší Smlouvou o zpracování osobních údajů.

Kdo odpovídá za vaše údaje

U vašich údajů o účtu a fakturačních údajů je správcem osobních údajů DocuTract. U dokumentů, skenů a šablon, které nahrajete, jste správcem vy a DocuTract vystupuje jako váš zpracovatel – s tímto obsahem nakládáme jen za účelem poskytování služby a jen podle vašich pokynů. Tento zpracovatelský vztah plně upravuje Smlouva o zpracování osobních údajů.

Co zpracováváme

• Údaje o účtu – vaše e-mailová adresa, identifikátory ověření od vašeho poskytovatele přihlášení, vaše zobrazované jméno a jazyk rozhraní.
• Obsah pracovního prostoru – šablony, skeny a zdrojové soubory, které nahrajete, pole, která definujete, a dokumenty, které pro vás DocuTract vygeneruje.
• Fakturační údaje – váš tarif, počítadla měsíčně vygenerovaných dokumentů a metadata plateb a faktur, se kterými nakládá náš zpracovatel plateb. Úplná čísla platebních karet nikdy neukládáme.
• Údaje o jednorázovém nákupu – pokud kupujete dokument bez účtu: e-mailová adresa, kterou uvedete při platbě, a pokud o to požádáte, jiná adresa pro zaslání dokumentu a údaje firmy pro fakturu.
• Technické údaje – záznamy v protokolech, IP adresa, informace o zařízení a prohlížeči a události potřebné k provozu, zabezpečení a ladění služby.

Jak vaše údaje používáme

Vaše údaje zpracováváme za účelem poskytování a údržby DocuTract: k vašemu ověření, ke spuštění vytěžování dat a generování dokumentů, k uplatňování limitů tarifů, k vystavování faktur, k poskytování podpory, k zajištění bezpečnosti služby a k plnění našich právních povinností. Našimi právními základy jsou plnění smlouvy s vámi, náš oprávněný zájem na provozu a zabezpečení služby a plnění právních povinností.

Vaše dokumenty zůstávají soukromé

Vámi nahrané dokumenty a dokumenty, které generujeme, jsou vaše. Neprodáváme je, nepoužíváme je k trénování modelů strojového učení a nesdílíme je se třetími stranami s výjimkou dílčích zpracovatelů nezbytně nutných k poskytování služby (viz níže). Přístup našich zaměstnanců je omezen na to, co je nezbytné pro podporu a provoz, a zaznamenává se v protokolu přístupů.

Dílčí zpracovatelé a hosting

DocuTract využívá krátký seznam prověřených dílčích zpracovatelů: Hetzner (hosting serverů v Německu), Supabase (databáze, přihlašování a ukládání souborů, hostované v Irsku), Anthropic (rozpoznávání vašich skenů a šablon pomocí AI), Stripe (platby) a Zone.eu (odesílání e-mailů, Estonsko). Účel každého z nich, místo, kde údaje zpracovává, a záruky pro jakékoli mezinárodní předávání jsou uvedeny ve Smlouvě o zpracování osobních údajů. Anthropic uchovává soubory, které zpracovává, až 30 dní a nikdy je nepoužívá k trénování modelů.

Na našem webu dále používáme PostHog pro produktovou analytiku šetrnou k soukromí, hostovanou v EU a načítanou až poté, co udělíte souhlas. Pomáhá nám pochopit, jak se web používá; skrývá veškerý text a údaje zadané do formulářů a neukládá obsah vašich dokumentů ani skenů.

Pro účely reklamy používáme Google Ads (poskytované společností Google Ireland Limited) k měření účinnosti našeho marketingu a k oslovení lidí, kteří navštívili náš web. Značka se na našich stránkách načítá s využitím Google Consent Mode: dokud neudělíte souhlas, nenastavuje žádné reklamní soubory cookie a neshromažďuje osobní údaje — společnosti Google mohou být pro účely měření zasílány jen anonymní signály bez souborů cookie. Jakmile souhlas udělíte, může nastavovat reklamní soubory cookie a předávat omezené údaje společnosti Google, a to i mimo EU s využitím vhodných záruk; obsah vašich dokumentů ani skenů nikdy nedostává. Souhlas můžete kdykoli odvolat.

Zabezpečení

Údaje jsou šifrovány při přenosu (TLS) i při uložení: naši databázi a úložiště s vašimi šablonami, skeny a vygenerovanými dokumenty šifrují jejich poskytovatelé. Soubory jsou uloženy v soukromém úložišti, které nikdy není veřejně přístupné a je dostupné jen přes krátkodobé podepsané odkazy omezené na váš pracovní prostor. Svůj účet můžete chránit dvoufázovým ověřením a vlastník pracovního prostoru ho může vyžadovat u každého člena; naši vlastní správci ho používat musí. Přístup k produkčním systémům je omezený a ověřovaný a změny vašich dokumentů a jejich čtení, stejně jako každý přístup našich zaměstnanců, se zaznamenávají do protokolu přístupů, do kterého lze pouze přidávat. Vykreslování PDF probíhá na našich vlastních serverech.

Jak dlouho vaše údaje uchováváme

Obsah pracovního prostoru uchováváme po dobu, kdy je váš účet aktivní, aby služba mohla fungovat. Šablony, skeny a dokumenty můžete kdykoli smazat. Svůj účet můžete smazat sami v Profil → Smazat účet: váš účet, pracovní prostory, ve kterých jste jen vy, a veškerý jejich obsah se smažou okamžitě a případné zbývající kopie (například u našich dílčích zpracovatelů) do 30 dní. Dokumenty, které jste vytvořili v pracovních prostorech jiných týmů, zůstávají těmto týmům. Uchováváme jen omezené záznamy (například faktury), které musíme uchovávat ke splnění právních a účetních povinností. O smazání účtu nás můžete požádat také na adrese privacy@docutract.online. Koncepty zahájené na našem webu bez účtu se automaticky mažou po 24 hodinách. Dokument zaplacený bez účtu a odkazy na něj uchováváme 30 dní od zaplacení; poté se dokument, skeny a vyplněné hodnoty smažou a záznam o nákupu (částka, datum, e-mailová adresa) se uchovává jako účetní záznam. Protokol přístupů (kdo k jakým údajům přistupoval, kdy a odkud) uchováváme šest let pro účely vyšetřování bezpečnostních incidentů a poté se maže.

Vaše práva

V souladu s použitelným právem můžete ke svým osobním údajům získat přístup, opravit je, exportovat je, omezit jejich zpracování, vznést námitku proti jejich zpracování nebo je smazat. Pokud je zpracování založeno na souhlasu, můžete jej také odvolat a můžete podat stížnost u svého dozorového úřadu. Chcete-li kterékoli z těchto práv uplatnit, kontaktujte nás na adrese privacy@docutract.online; odpovíme ve lhůtách, které vyžaduje zákon.

Mezinárodní předávání

Někteří naši poskytovatelé zpracovávají údaje mimo EHP – zejména Anthropic, který ukládá údaje ve Spojených státech, a Stripe, který je usazen ve Spojených státech; Supabase hostuje naše údaje v Irsku, ale je americkou společností. Pro tato předávání využíváme standardní smluvní doložky Evropské komise nebo, pokud je k dispozici, rozhodnutí o odpovídající ochraně (například rámec EU-USA pro ochranu osobních údajů, EU-US Data Privacy Framework) spolu s výše popsanými technickými opatřeními.

Soubory cookie

DocuTract ke své funkci potřebuje jen dva soubory cookie: soubor cookie relace/ověření a textový soubor cookie jazyka, který si pamatuje jazyk vašeho rozhraní. Analytické a reklamní soubory cookie (PostHog, Google Ads) mohou být nastaveny až po vašem souhlasu, jak je popsáno výše, a tento souhlas můžete kdykoli odvolat.

Děti

DocuTract je nástroj pro profesní a obchodní použití a není určen dětem mladším 16 let. Vědomě neshromažďujeme údaje od dětí.

Změny těchto zásad

Tyto Zásady ochrany osobních údajů můžeme s vývojem služby aktualizovat. Při podstatné změně upravíme výše uvedené datum „naposledy aktualizováno“ a ve vhodných případech vás upozorníme v aplikaci.

Kontakt

Máte dotazy k těmto zásadám nebo ke svým údajům? Napište na privacy@docutract.online.