Integrace s CRM — Nápověda

K čemu to je

Integrace s CRM propojí DocuTract se systémem, ve kterém máte obchody, kontakty a firmy. Jednou určíte, které pole záznamu v CRM vyplňuje které pole šablony. Potom vznikne dokument ze záznamu jedním kliknutím nebo automaticky, když se v CRM něco stane, a hotový soubor se přiloží ke stejnému záznamu. Pokud CRM soubory nepřijímá, zůstane u záznamu místo toho odkaz na dokument.

Co je k dispozici teď

Hotová propojení s CRM přidáváme jedno po druhém a každé ověřujeme podle dokumentace samotného dodavatele. Dokud nefunguje první, obrazovka integrací místo tlačítek, která by nefungovala, ukazuje Integrace s CRM jsou na cestě a každé CRM se tam objeví, jakmile je připravené. Pokud tam váš systém ještě není, můžete ho propojit sami přes API a webhooky, přímo nebo přes Zapier, Make či n8n.

Obrazovka „Integrace“: nahoře oddíl CRM, pod ním API a webhooky

Kdo nastavuje

Otevřete nabídku s vaší adresou vpravo nahoře a zvolte Integrace. Oddíl CRM je první, API a webhooky jsou pod ním.

Účty propojují a odpojují, pole přiřazují a pravidla automatizace přidávají jen vlastníci a správci pracovního prostoru. Ostatní členové vidí propojené účty a protokol.
Integrace s CRM patří k tarifům Pro a Team; API, webhooky a no-code aplikace (Zapier, Make, n8n) vyžadují Team. V jiném tarifu nabízí obrazovka místo propojení Zobrazit tarify.

Propojení účtu

V oddílu Lze propojit klikněte na Propojit vedle svého CRM. Řádek pod jeho názvem říká, jak se propojuje:

Přihlášení přes CRM: přejdete na přihlašovací stránku samotného CRM, vyberete účet, schválíte přístup, o který DocuTract žádá, a vrátíte se na obrazovku integrací. Vaše heslo do CRM nikdy nevidíme.
Pomocí klíče API: vložte do pole Klíč API klíč vytvořený v nastavení CRM. Před uložením ho ověříme u CRM a uchováváme ho zašifrovaný.

Pokud CRM uchovává data ve více oblastech, nejdřív vyberte tu svou v poli Oblast dat. Účet se pak objeví v oddílu Propojené účty a tlačítko Otevřít vede k jeho nastavení.

Přiřazení polí

Na stránce účtu propojí blok Přiřazení polí CRM se šablonou:

Vyberte Typ záznamu (obchod, kontakt, cokoli vaše CRM má) a Šablona.
U každého pole šablony vyberte pole CRM, které ho vyplňuje. V seznamu lze vyhledávat a vlastní pole CRM jsou označená. Pole s hodnotou Nepřiřazeno zůstane v dokumentu prázdné; datum nebo číslo, které DocuTract vyplňuje sám, pole CRM nepotřebuje.
Klikněte na Uložit přiřazení.

Přiřazení patří k jedné šabloně a jednomu typu záznamu, takže stejnou šablonu lze vyplňovat z obchodu a zvlášť z kontaktu. Pokud jste mezitím v CRM přidali pole, tlačítko Načíst pole z CRM znovu seznam načte znovu.

Přiřazení polí: vlevo pole šablony, vpravo pole CRM, která je vyplňují

Test na záznamu

V bloku Test na záznamu zadejte ID skutečného záznamu z vašeho CRM (najdete ho v adrese nebo v detailu záznamu) a klikněte na Vytvořit dokument. DocuTract záznam přečte, vytvoří dokument podle uloženého přiřazení a přiloží ho k záznamu. Odkaz Otevřít dokument otevře výsledek, abyste zkontrolovali každou hodnotu dřív, než se na přiřazení spolehnete.

Pravidla automatizace

Pravidlo vytváří dokumenty, aniž by kdokoli klikal: když CRM ohlásí určitou událost u záznamu určitého typu, vznikne z něj dokument podle určité šablony. V oddílu Automatizace vyberte Typ záznamu a Šablona, zadejte Událost CRM přesně tak, jak ji CRM posílá (například deal.won), nechte zaškrtnuté Přiložit dokument k záznamu, pokud se má soubor vrátit k záznamu, a klikněte na Přidat pravidlo.

Pravidlo funguje, až když je pro jeho šablonu a typ záznamu uložené přiřazení. Některá CRM události neposílají; u nich to oddíl uvede a pravidla nejsou k dispozici.

Protokol

Protokol ukazuje vše, co propojení udělalo: přijatou událost, přečtený záznam, vytvořený dokument, přiložený soubor. Každý řádek říká, zda to bylo spuštěno ručně, z CRM nebo pravidlem, kdy, pro který záznam a jak to skončilo. Neúspěšný krok vysvětlí důvod srozumitelně, například že CRM záznam s takovým ID nemá; pokud je CRM jen vytížené, zkusíme to znovu sami. Tlačítko Obnovit seznam obnoví.

Pravidlo automatizace a protokol toho, co udělalo

Odpojení

Tlačítko Odpojit u účtu požádá o potvrzení a potom:

náš přístup v CRM se odvolá a přístupové klíče se okamžitě smažou;
přiřazení polí, pravidla automatizace a seznamy polí v mezipaměti se smažou do 10 dnů; datum je vidět u účtu;
už vytvořené dokumenty zůstanou, kde jsou: ve vašem pracovním prostoru a přiložené v CRM.

Totéž se stane, když naši aplikaci odeberete přímo v CRM. Pokud CRM přestane propojení přijímat, účet se označí jako Je třeba propojit znovu a tlačítko Propojit znovu ho obnoví.

Jaká data jdou kam

Při vytváření dokumentu čteme jen záznam, který jste vybrali (nebo ten, na který zareagovalo pravidlo), a jen přiřazená pole.
Pro obrazovku přiřazení čteme seznam polí CRM: jejich názvy a typy, nikdy hodnoty ve vašich záznamech. Seznam zůstává v mezipaměti několik hodin.
Zpět posíláme hotový dokument (nebo odkaz na něj) a minimum, které výměna potřebuje, například ID záznamu a stav.
Kopii vašich záznamů z CRM neuchováváme. Přečtené hodnoty se stanou součástí dokumentu, který se uchovává jako vaše ostatní dokumenty.
Přístupové tokeny a klíče API se ukládají zašifrované a jen do odpojení.
CRM je dodavatel, kterého jste si vybrali a se kterým máte vlastní smlouvu; není to náš subzpracovatel. Podrobnosti najdete v zásadách ochrany osobních údajů.