Създаване на шаблон от готов документ

Кога да го използвате

Имате договор, протокол или заповед, които вече са попълнени за реална сделка, с реални имена и суми и без маркери. Ръчното отбелязване на всяка променлива стойност е бавно и лесно води до грешки. Съветникът прави първия преглед вместо вас: прочита документа и предлага кои стойности да станат полета.

Той само предлага. Нищо не става част от шаблона, докато не го потвърдите.

Стартиране на съветника

Отворете Шаблони и изберете Създай от документ. Съветникът има три стъпки.

1. Сканирани копия

Изберете кои сканове ще попълват този шаблон - от каталога или като създадете нов тип от примерна страница. Те стават слотовете на шаблона, документите, които попълващият качва.

Системните типове в каталога следват езика на интерфейса ви: на английски виждате английски документи, на украински - украинските. Вашите собствени типове се показват винаги, а системен тип, който някой от шаблоните ви вече използва, остава достъпен и след смяна на езика.

2. Полета

За всяко сканирано копие отметнете полетата, които шаблонът използва: трите имена и данъчния номер от паспорта, кадастралния номер от извлечението и т.н.

3. Пример

Качете готовия документ (.docx, до 10 MB). Анализът обикновено отнема до минута. Ако документът е много дълъг, се анализира само началото му и съветникът ви казва това; в такъв случай проверете черновата внимателно.

Ако файлът вече съдържа маркери {{…}}, съветникът пропуска предложенията и просто пита откъде всеки маркер получава стойността си.

Преглед на предложенията

Съветникът показва Проверете предложените маркери: всяка стойност, която според него се променя от документ до документ, текста, който е открил, предложено име и предложен източник.

За всяко предложение можете:

• Да го запазите или отхвърлите. Махнете отметката Запази този маркер и текстът остава в шаблона като постоянен текст. Името на собствената фирма в заглавната част например обикновено не бива да се променя.
• Да смените източника му. Поле от някое от сканираните ви копия, системна стойност (дата, номер на документ) или ръчно въвеждане. AI предлага един; последната дума е ваша.

Когато всичко изглежда наред, натиснете Създай шаблон. Съветникът пренаписва документа: запазените стойности стават маркери, останалото остава както е било, и шаблонът се отваря в редактора, където можете да коригирате всичко, точно както при шаблон, създаден от бланка.

Таблиците с позиции също се разпознават

Протоколите, фактурите и стокови разписки имат таблица с услуги или стоки, а броят редове е различен всеки път. Съветникът разпознава такава таблица: вместо да прави поле от всяка клетка на всеки ред, той превръща примерните редове в един повтарящ се ред с поле за всяка колона (наименование, количество, цена, сума) и номерира редовете автоматично. Когато попълвате документа, добавяте толкова редове, колкото ви трябват.

Как работят тези редове - както при попълване, така и когато пишете свои бланки - е описано в Таблици с променлив брой редове.

Добре е да знаете

• Вие решавате. AI може да пропусне стойност или да предложи такава, която трябва да остане постоянна. Прочетете предложенията и получения шаблон, преди да го използвате за реални документи.
• Стойностите от примера не изтичат. Стойностите, които превръщате в маркери, се премахват от шаблона; стойностите, които отхвърлите, остават както са написани, затова отхвърляйте само това, което наистина е постоянен текст.
• Колко струва. Всеки качен пример се анализира веднъж от AI. Създаването на шаблони не използва месечния ви лимит документи; използват го само генерираните документи (вижте Плащания и планове).
• Нищо не е открито? Ако AI не открие стойности, които да превърне в маркери, пак можете да създадете шаблона и да добавите маркери в бланката по-късно.