Дела

Една сделка, няколко документа

Сделката рядко е един лист хартия. Договорът за наем идва с приемо-предавателен протокол и често с фактура, а и трите се попълват от една и съща шепа сканове. Делото е тази сделка: качвате документите веднъж и всеки шаблон в делото чете едни и същи стойности.

Определете пакета веднъж

Типът дело е наборът от шаблони, които винаги подготвяте заедно, в реда, в който ги подготвяте: „наем на жилище“ е договорът за наем, протоколът и фактурата. Определяте го веднъж и след това започването на дело е две полета: кой пакет и как да се казва тази сделка.

Създавате тип дело направо там, в Дела, в блока Нов тип дело: въведете име, отметнете шаблоните, които съставят пакета, и натиснете Създай тип. Числото до отметнат шаблон е мястото му в пакета - редът, в който документите се показват и генерират. Новият тип веднага се появява в Започнете дело.

Качвате веднъж за целия пакет

Делото изисква обединението на това, от което се нуждаят шаблоните му, по вид документ. Ако и трите шаблона искат извлечение за собственост на имота, делото го изисква веднъж. Изпратете го веднъж и всеки документ, който се нуждае от него, ще го има.

Всяка стойност се прочита веднъж и носи своя източник, точно както преди. Поправете име в един документ и поправката се пренася в останалите, освен ако другият документ вече няма своя собствена поправка - тя се оставя непроменена. Това е правилото в един ред: стойността принадлежи на делото, а умишлената разлика си остава умишлена разлика.

Когато не са нужни сканове

Не всеки шаблон чете сканове: заявление или заповед често се попълват по-бързо ръчно. Тогава Какво да качите казва, че не са нужни сканове, и всеки документ в Документи в пакета има бутон Попълни. Той отваря обичайното попълване на точно този документ: въведете данните, проверете ги и получете готовия документ. Между документите на едно дело се пренасят само стойностите, прочетени от сканове: ръчно въведените полета се попълват във всеки документ поотделно.

Сглобете пакета

Сглоби пакета генерира документите, чиито данни вече са въведени и чакат проверка. Преди да го натиснете, екранът казва колко са те, защото това е и цената: пакет от четири документа е четири генерирания. До него виждате колко документа все още трябва да се попълнят: бутонът не ги засяга. Ако все още нито един не е попълнен, DocuTract го казва, вместо тихо да не направи нищо. Ако в плана ви не са останали толкова генерирания, нищо не се генерира и ви се показват двете числа, вместо да получите половин пакет.

Готовите документи се изтеглят един по един или като един zip архив.

Статусът на делото

Статусът на делото следва статусите на документите му, така че винаги отговаря на случващото се:

• Чернова — още нищо не се е случило;
• Събиране на документи — сканът се качва или разчита;
• Проверка на данните — поне един документ има въведени данни, а пакетът още не е завършен;
• Пакетът е готов — всички документи са генерирани;
• Възникна проблем — някой от документите не можа да бъде подготвен.

Всеки файл в архива на пакета е наименуван по шаблона и номера на документа, например zaiava-na-vidpustku-doc-26-0001.docx, така че файловете лесно се различават.

Какво не се е променило

Документът си остава документ: отваря се на собствен екран, стойностите му се поправят там, а шаблон, попълнен самостоятелно, работи точно както преди. Всеки документ живее в дело, включително тези, които започвате самостоятелно, но дело с един документ се държи точно като документ.

Свързани теми

• Проверете дали документите в едно дело си съответстват: Кръстосани проверки.
• Използвайте един и същ наемодател или работодател в различни дела: Указателят на страните.
• Много сделки наведнъж: Масово генериране.