Събиране на документи от клиента
Изпратете на клиента частен линк, за да качи документите си без акаунт, или препратете имейла му; файловете попадат в документа ви вече разпознати.
Помолете клиента, вместо да гоните сканове
Не е нужно да събирате скановете сами. Отворете документа, който подготвяте, и използвайте Поискайте документите от клиента: натиснете Създай линк и DocuTract създава частен линк, който можете да изпратите по имейл, в чат или месинджър. Копирай го поставя в клипборда ви.
Какво вижда клиентът
Една-единствена страница на езика, на който сте работили, без акаунт и без регистрация: списъкът с документи за изпращане, по едно поле за качване за всеки и ред, който казва кои формати се приемат (PDF, JPG или PNG). Вече пристигналото е отбелязано като получен, така че клиентът да не изпраща един и същ файл два пъти.
Преди изпращане клиентът се съгласява файловете да бъдат прочетени автоматично, за да се попълни документ. Страницата не показва нищо друго за вас, работното ви пространство или самия документ. Тя работи също толкова добре на телефон, където клиентът може да снима документа директно.
Какво става с файловете
Каченият файл веднага става скан на вашия документ и минава през обичайното разпознаване, така че докато отворите документа, стойностите вече са извлечени. Всеки скан е отбелязан с това откъде е дошъл, така че с един поглед виждате какво е изпратил клиентът и какво сте добавили сами.
Линкът под контрол
Всеки линк има три ограничения и трите се проверяват при всяко посещение:
- Срок на валидност. Седем дни по подразбиране, най-много тридесет. След това линкът спира да работи.
- Лимит на качванията. Двадесет файла по подразбиране. Щом пристигнат, линкът спира да приема още.
- Вашето затваряне. Затвори линка го затваря незабавно и всеки, който го отвори след това, вижда, че той вече не работи.
Колко линка можете да държите отворени едновременно, зависи от плана ви. Ако сте достигнали лимита, затворете някой, който вече не ви трябва.
Получаване на документи по имейл
Ако работното ви пространство има адрес за приемане, линкът също има такъв: препратете имейла на клиента на него и прикачените файлове попадат в документа, като попълват празните слотове поред. Файловете, които не можем да прочетем (изображение на подпис, офис документ), се пропускат и се изброяват в историята на линка, така че да виждате какво е пристигнало и да поискате липсващото.
Следващи стъпки
Щом файловете пристигнат, продължете както обикновено: проверете разпознатите данни и генерирайте документа (вижте Попълване на документ от сканове). Ако един комплект документи захранва няколко документа, групирайте ги в дело, за да се прочетат скановете веднъж.