Политика за поверителност

DocuTract („DocuTract“, „ние“, „нас“) ви помага да превърнете шаблон на документ и няколко скана в готов, попълнен документ. Настоящата Политика за поверителност обяснява какви лични данни обработваме, когато използвате DocuTract на адрес docutract.online, защо ги обработваме, както и какви възможности за избор и права имате. Тя е предназначена да се чете заедно с нашите Общи условия и нашето Споразумение за обработване на данни.

Кой отговаря за вашите данни

По отношение на вашите данни за акаунта и плащанията DocuTract е администратор на данните. По отношение на документите, скановете и шаблоните, които качвате, вие сте администраторът, а DocuTract действа като ваш обработващ лични данни - обработваме това съдържание само за да предоставим услугата и само по ваши указания. Споразумението за обработване на данни урежда изцяло тези отношения с обработващия.

Какво обработваме

• Данни за акаунта - вашият имейл адрес, идентификаторите за удостоверяване от вашия доставчик на вход, показваното ви име и езикът на интерфейса ви.
• Съдържание на работното пространство - шаблоните, скановете и изходните файлове, които качвате, полетата, които определяте, и документите, които DocuTract генерира за вас.
• Данни за плащанията - вашият план, броячите за месечното ви използване на документи и метаданните за плащанията и фактурите, обработвани от нашия обработващ плащанията. Никога не съхраняваме пълните номера на карти.
• Данни за еднократна покупка - ако купувате документ без акаунт: имейл адресът, който посочвате при плащането, и, ако ги поискате, друг адрес, на който да се изпрати документът, и данни на фирма за фактура.
• Технически данни - записи в журнали, IP адрес, информация за устройството и браузъра, както и събитията, необходими за работата, защитата и отстраняването на грешки в услугата.

Как използваме вашите данни

Обработваме данните ви, за да предоставяме и поддържаме DocuTract: за да ви удостоверим, за да извършваме извличане на данни и генериране на документи, за да прилагаме лимитите на плановете, за да издаваме фактури, за да предоставяме поддръжка, за да поддържаме услугата сигурна и за да спазваме законовите си задължения. Нашите правни основания са изпълнението на договора ни с вас, легитимният ни интерес да поддържаме и защитаваме услугата и спазването на закона.

Вашите документи остават поверителни

Качените от вас документи и документите, които генерираме, са ваши. Ние не ги продаваме, не ги използваме за обучение на модели за машинно обучение и не ги споделяме с трети лица, с изключение на подизпълнителите, които са строго необходими за предоставянето на услугата (вижте по-долу). Достъпът на нашия персонал е ограничен до необходимото за поддръжка и експлоатация и се записва в журнал за достъп.

Подизпълнители и хостинг

DocuTract разчита на кратък списък от проверени подизпълнители: Hetzner (хостинг на сървъри в Германия), Supabase (база данни, вход и съхранение на файлове, хоствани в Ирландия), Anthropic (разпознаване чрез AI на вашите сканове и шаблони), Stripe (плащания) и Zone.eu (изпращане на имейли, Естония). Целта на всеки от тях, мястото, където обработва данни, и гаранциите при всяко международно предаване са посочени в Споразумението за обработване на данни. Anthropic пази файловете, които обработва, до 30 дни и никога не ги използва за обучение на модели.

Използваме също PostHog за щадяща поверителността продуктова аналитика на нашия уебсайт, хоствана в ЕС и зареждана само след като дадете съгласие. Тя ни помага да разберем как се използва сайтът; маскира всички текстове и въвеждания във формуляри и не съхранява съдържанието на вашите документи или сканове.

За реклама използваме Google Ads (предоставян от Google Ireland Limited), за да измерваме ефективността на маркетинга си и да достигаме до хора, които са посещавали сайта ни. Тагът се зарежда на нашите страници чрез Google Consent Mode: докато не дадете съгласие, той не задава рекламни бисквитки и не събира лични данни — към Google за измерване могат да се изпращат само анонимни сигнали без бисквитки. След като дадете съгласие, той може да задава рекламни бисквитки и да предава ограничени данни на Google, включително извън ЕС при подходящи гаранции; той никога не получава съдържанието на вашите документи или сканове. Можете да оттеглите съгласието си по всяко време.

Сигурност

Данните са криптирани при пренос (TLS) и при съхранение: нашата база данни и хранилището, в което се пазят вашите шаблони, сканове и генерирани документи, са криптирани от техните доставчици. Файловете се пазят в частно хранилище, което никога не е публично достъпно и е достъпно само чрез краткотрайни подписани линкове, ограничени до вашето работно пространство. Можете да защитите акаунта си с двуфакторно удостоверяване, а собственикът на работно пространство може да го изисква от всеки член; нашите собствени администратори са длъжни да го използват. Достъпът до производствените системи е ограничен и удостоверен, а промените и прочитанията на вашите документи, както и всеки достъп от страна на нашия персонал, се записват в журнал за достъп, в който записи само се добавят. Генерирането на PDF се извършва на нашите собствени сървъри.

Колко дълго пазим вашите данни

Пазим съдържанието на работното пространство, докато акаунтът ви е активен, за да може услугата да функционира. Можете да изтривате шаблони, сканове и документи по всяко време. Можете да изтриете акаунта си сами от Профил → Изтриване на акаунта: акаунтът ви, работните пространства, в които членувате само вие, и цялото им съдържание се изтриват незабавно, а всички оставащи копия (например при нашите подизпълнители) - в рамките на 30 дни. Документите, които сте създали в работни пространства на други екипи, остават при тези екипи. Пазим само ограничени записи (например фактури), които сме длъжни да съхраняваме, за да изпълним законовите и счетоводните си задължения. Можете също да ни помолите да изтрием акаунта ви на privacy@docutract.online. Черновите, започнати на нашия уебсайт без акаунт, се изтриват автоматично след 24 часа. Документ, платен без акаунт, и линковете към него се пазят 30 дни след плащането; след това документът, скановете и попълнените стойности се изтриват, а записът за покупката (сума, дата, имейл адрес) се пази като счетоводен документ. Журналът за достъп (кой до какви данни е имал достъп, кога и откъде) се пази шест години с цел разследване на инциденти със сигурността, след което се изтрива.

Вашите права

При спазване на приложимото право можете да получите достъп до личните си данни, да ги поправите, експортирате, да ограничите обработването им, да възразите срещу него или да ги изтриете. Можете също да оттеглите съгласието си, когато обработването се основава на него, и да подадете жалба до вашия надзорен орган. За да упражните което и да е от тези права, свържете се с нас на privacy@docutract.online; отговаряме в сроковете, изисквани от закона.

Международни предавания

Някои от нашите доставчици обработват данни извън ЕИП - по-специално Anthropic, която съхранява данни в Съединените щати, и Stripe, която е установена в Съединените щати; Supabase хоства нашите данни в Ирландия, но е американска компания. За тези предавания разчитаме на Стандартните договорни клаузи на Европейската комисия или, когато е налично, на решение относно адекватното ниво на защита (като Рамката за защита на личните данни между ЕС и САЩ - EU-US Data Privacy Framework), заедно с техническите мерки, описани по-горе.

Бисквитки

За да работи, DocuTract се нуждае само от две бисквитки: бисквитка за сесия/удостоверяване и текстова бисквитка за езика, която запомня езика на интерфейса ви. Бисквитки за аналитика и реклама (PostHog, Google Ads) могат да бъдат задавани само след като дадете съгласие, както е описано по-горе, и можете да оттеглите това съгласие по всяко време.

Деца

DocuTract е инструмент за професионална и бизнес употреба и не е предназначен за деца под 16 години. Ние не събираме съзнателно данни от деца.

Промени в настоящата политика

Можем да актуализираме настоящата Политика за поверителност с развитието на услугата. Когато направим съществена промяна, актуализираме датата на „последна актуализация“ по-горе и, когато е уместно, ви уведомяваме в приложението.

Контакт

Въпроси относно настоящата политика или вашите данни? Пишете на privacy@docutract.online.