Създаване на шаблон от бланка

Какво е бланка

Бланката е обикновен Word документ (.docx), в който всяка част от текста, която се променя от един документ до следващия, е заменена с маркер в двойни фигурни скоби:

Kyiv, {{contract_date}}

{{landlord_full_name}} (the Landlord) and {{tenant_full_name}} (the Tenant)
have agreed as follows…

Форматирането, номерацията, колонтитулите и таблиците остават точно такива, каквито сте ги направили в Word. DocuTract само заменя маркерите със стойности.

Именуване на маркерите

• Използвайте малки латински букви, цифри и долни черти: {{tenant_full_name}}, {{rent_amount}}.
• Нека името казва какво стои там. {{field1}} работи, но след месец няма да помните какво означава.
• Едно и също име, използвано два пъти, получава една и съща стойност и на двете места. Това е удобно за име, което се появява в преамбюла и отново в блока с подписите.
• Въвеждайте всеки маркер наведнъж. Ако Word подчертае или автоматично поправи част от него, въведете го отново наведнъж, вместо да редактирате средата му.
• За таблица с променлив брой редове използвайте формата с точка {{items.name}}. Вижте Таблици с променлив брой редове.

Създаване на шаблона

Отворете Шаблони и натиснете Създай шаблон.

Редакторът има няколко раздела, отгоре надолу.

1. Основни данни

Дайте на шаблона Име на шаблона, Категория и, ако желаете, Описание. Те ви помагат да намерите шаблона по-късно; не влияят на документа. Натиснете Създай шаблон: бланката и полетата стават достъпни, след като шаблонът съществува.

2. Нужни сканове

Това са документите, които човекът, попълващ шаблона, ще качи: паспорт, извлечение за собственост, пълномощно. Всеки от тях е слот. Натиснете Добавете нужен скан, изберете тип от каталога или Създайте нов тип, като качите примерна страница, за да може AI да открие полетата му. Отбележете всеки слот като Задължителен или по избор и ги подредете в реда, в който хората обикновено ги имат.

Системните типове в каталога следват езика на интерфейса ви: на английски виждате английски документи, на украински - украинските. Вашите собствени типове се показват винаги, а системен тип, който някой от шаблоните ви вече използва, остава достъпен и след смяна на езика.

3. Бланката .docx

Плъзнете своя .docx в зоната за качване (Word документ до 10 MB). DocuTract открива всеки маркер и ги изброява. Можете да изтеглите бланката или да я замените по-късно; при замяна маркерите се откриват отново.

4. Свързване на полетата

За всеки маркер избирате Източник:

• Поле от скан. Изберете слот и полето, от което да се чете, например трите имена от паспорта. Стойността се разпознава от качения скан, а страницата ѝ се запомня.
• Системна стойност. Попълва се автоматично: Дата, Час, Дата и час, Номер на документа или Текущ потребител. Датите и часовете имат Формат, например 15.06.2026 или 15 юни 2026.
• Ръчно въвеждане. Човекът, който попълва документа, го въвежда сам. Използвайте това за неща, които не се съдържат в нито един скан: размера на наема, срока, специална клауза.

До всеки маркер има Име на полето: как се казва полето за човека, който попълва документа, и на страницата на готовия документ („Трите имена на служителя“ вместо employee_full_name). Ако го оставите празно, се показва самият маркер.

Натиснете Запази шаблона. Шаблонът е готов за попълване: намерете го в каталога и натиснете Попълни.

Съвети

• Започнете с малко. Първо свържете полетата, които идват от сканове; всичко останало може да е ръчно въвеждане и да се промени по-късно.
• Един слот на документ. Ако шаблонът изисква два паспорта (на наемодателя и на наемателя), добавете два слота, за да знае всяка стойност от кой паспорт идва.
• Промяната на шаблона е безопасна. Нова бланка или променено свързване създава нова версия на шаблона; документите, които вече сте създали, запазват версията, с която са направени. Вижте Условни блокове и версии на шаблоните.
• Още нямате бланка? Качете вместо нея готов документ и оставете AI да предложи полетата: Създаване на шаблон от готов документ.