Кръстосани проверки между документите

Хванете несъответствието преди подписването

Тъй като DocuTract записва откъде идва всяка стойност, той може да сравнява стойностите помежду им. Когато два документа от едно дело се разминават, научавате за това преди да генерирате каквото и да било, а не след като някой подпише.

Какво се проверява

Задавате проверките сами - в шаблон или в тип дело. Пет вида покриват това, което наистина се обърква в документите:

• Стойностите съвпадат. Името в извлечението спрямо името в удостоверението, фирмата в заглавната част спрямо фирмата в блока с подписите. Сравнението е толерантно там, където трябва: „Иванов О. П.“ и „Иванов Олександр Петрович“ са един човек, а „ООД "Ромашка"“ и „ООД Ромашка“ са една фирма.
• Дата не е твърде ранна. Извлечение, което изтича преди края на наема.
• Сборът съвпада. Сумата на редовете спрямо общата сума, в рамките на зададен от вас толеранс.
• Число е в диапазона. Наем от нула, срок от четиристотин месеца.
• Поле е попълнено и, ако поискате, попълнено от документ, а не въведено ръчно.

Предупреждение или блокиране

Всяка проверка е предупреждение или блокиране.

• Предупреждението се показва на екрана за проверка и не спира нищо.
• Блокирането прави точно това, което казва: документът не се генерира, докато някой не приеме разминаването.

Какво виждате

На екрана за проверка, над стойностите: какво се разминава, двете стойности една до друга и от кое поле и страница идва всяка.

Един бутон, Приеми както е, е предвиден за случая, когато документите са верни, а проверката просто е предпазлива.

Приемането се записва с вашето име и момента. То е обвързано с точните стойности, които са се разминали, така че ако някоя от тях се промени след това, проверката се изпълнява отново и пита отново. Това е умишлено: приели сте тези стойности, а не правилото.

Кога се изпълняват проверките

След като сканът бъде прочетен, след като стойност бъде поправена, и всеки път за цялото дело, защото стойност, попаднала в един документ, може да разреши разминаване в друг. Не ги стартирате вие; те просто винаги са актуални.

Съвети

• Започнете с предупреждения. Превърнете проверката в блокиране, когато сте сигурни, че тя се задейства само когато нещо наистина не е наред.
• Проверявайте това, което боли. Една проверка на името и една на срока на валидност на извлечението хващат повечето реални грешки в договор за наем.