CRM integracijos

Ką tai duoda

CRM integracija sujungia DocuTract su CRM, kurioje yra jūsų sandoriai, kontaktai ir įmonės. Vieną kartą nusprendžiate, kuris CRM įrašo laukas pildo kurį šablono lauką. Po to dokumentas iš įrašo sukuriamas vienu paspaudimu arba automatiškai, kai CRM kas nors įvyksta, o paruoštas failas pridedamas prie to paties įrašo. Jei CRM nepriima failų, prie įrašo vietoj to paliekama nuoroda į dokumentą.

Kas prieinama dabar

Paruoštus ryšius su CRM pridedame po vieną, kiekvieną patikrindami pagal paties tiekėjo dokumentaciją. Kol pirmasis neveikia, integracijų ekrane vietoj mygtukų, kurie neveiktų, rodoma CRM integracijos jau pakeliui, o kiekviena CRM ten atsiranda, kai tik yra paruošta. Jei jūsų sistemos sąraše dar nėra, galite ją prijungti patys per API ir webhook'us, tiesiogiai arba per Zapier, Make ar n8n.

Kas nustato

Atidarykite meniu su savo adresu viršutiniame dešiniajame kampe ir pasirinkite Integracijos. CRM skiltis yra pirma, API ir webhook'ai po ja.

• Paskyras prijungia ir atjungia, laukus susieja ir automatizavimo taisykles prideda tik darbo srities savininkai ir administratoriai. Kiti nariai mato prijungtas paskyras ir žurnalą.
• CRM integracijos priklauso planams Pro ir Team; API, webhook'ams ir no-code programėlėms (Zapier, Make, n8n) reikia Team. Kitame plane ekranas vietoj prijungimo siūlo Peržiūrėti planus.

Paskyros prijungimas

Skiltyje Galima prijungti šalia savo CRM paspauskite Prijungti. Eilutė po pavadinimu nurodo, kaip ji prijungiama:

• Prisijungimas per CRM: pereinate į pačios CRM prisijungimo puslapį, pasirenkate paskyrą, patvirtinate prieigą, kurios prašo DocuTract, ir grįžtate į integracijų ekraną. Jūsų CRM slaptažodžio mes niekada nematome.
• Su API raktu: į lauką API raktas įklijuokite CRM nustatymuose sukurtą raktą. Prieš išsaugodami jį patikriname CRM ir saugome užšifruotą.

Jei CRM duomenis laiko keliuose regionuose, pirmiausia pasirinkite savąjį lauke Duomenų regionas. Tada paskyra atsiras skiltyje Prijungtos paskyros, o mygtukas Atidaryti veda į jos nustatymus.

Laukų susiejimas

Paskyros puslapyje blokas Laukų susiejimas susieja CRM su šablonu:

1. Pasirinkite Įrašo tipas (sandoris, kontaktas, bet kas, ką turi jūsų CRM) ir Šablonas.
2. Šalia kiekvieno šablono lauko pasirinkite CRM lauką, kuris jį pildo. Sąraše galima ieškoti, o pasirinktiniai CRM laukai pažymėti. Laukas su reikšme Nesusieta dokumente lieka tuščias; datai ar numeriui, kuriuos DocuTract užpildo pats, CRM lauko nereikia.
3. Paspauskite Išsaugoti susiejimą.

Susiejimas priklauso vienam šablonui ir vienam įrašo tipui, todėl tą patį šabloną galima pildyti iš sandorio ir atskirai iš kontakto. Jei nuo to laiko CRM pridėjote laukų, mygtukas Atnaujinti laukus iš CRM gaus sąrašą iš naujo.

Bandymas su įrašu

Bloke Bandymas su įrašu įveskite tikro įrašo iš savo CRM ID (jis matomas įrašo adrese arba informacijoje) ir paspauskite Sukurti dokumentą. DocuTract perskaitys įrašą, sukurs dokumentą pagal išsaugotą susiejimą ir pridės jį prie įrašo. Nuoroda Atidaryti dokumentą atveria rezultatą, kad patikrintumėte kiekvieną reikšmę prieš pasikliaudami susiejimu.

Automatizavimo taisyklės

Taisyklė kuria dokumentus be jokio paspaudimo: kai CRM praneša apie tam tikrą įvykį su tam tikro tipo įrašu, iš jo sukuriamas dokumentas pagal tam tikrą šabloną. Skiltyje Automatizavimas pasirinkite Įrašo tipas ir Šablonas, įrašykite CRM įvykis tiksliai taip, kaip jį siunčia CRM (pavyzdžiui, deal.won), palikite pažymėtą Pridėti dokumentą prie įrašo, jei failas turi grįžti prie įrašo, ir paspauskite Pridėti taisyklę.

Taisyklė veikia tik tada, kai jos šablonui ir įrašo tipui išsaugotas susiejimas. Kai kurios CRM įvykių nesiunčia; joms skiltis taip ir nurodo, o taisyklės nepasiekiamos.

Žurnalas

Žurnalas rodo viską, ką padarė ryšys: gautą įvykį, perskaitytą įrašą, sukurtą dokumentą, pridėtą failą. Kiekvienoje eilutėje matyti, ar tai paleista rankiniu būdu, iš CRM ar taisykle, kada, kuriam įrašui ir kuo baigėsi. Nepavykęs žingsnis paprastais žodžiais paaiškina priežastį, pavyzdžiui, kad CRM nėra įrašo su tokiu ID; jei CRM tik užimta, bandome dar kartą patys. Mygtukas Atnaujinti atnaujina sąrašą.

Atjungimas

Mygtukas Atjungti šalia paskyros paprašo patvirtinimo, o tada:

• mūsų prieiga CRM atšaukiama, o prieigos raktai iškart ištrinami;
• laukų susiejimai, automatizavimo taisyklės ir talpykloje laikomi laukų sąrašai ištrinami per 10 dienų; data matoma šalia paskyros;
• jau sukurti dokumentai lieka savo vietoje: jūsų darbo srityje ir pridėti CRM.

Tas pats vyksta, jei pašalinate mūsų programėlę pačioje CRM. Jei CRM nebepriima ryšio, paskyra pažymima kaip Reikia prijungti iš naujo, o mygtukas Prijungti iš naujo jį atkuria.

Kokie duomenys kur keliauja

• Kuriant dokumentą, skaitome tik jūsų pasirinktą įrašą (arba tą, į kurį sureagavo taisyklė) ir tik susietus laukus.
• Susiejimo ekranui skaitome CRM laukų sąrašą: pavadinimus ir tipus, niekada ne reikšmes jūsų įrašuose. Sąrašas talpykloje laikomas kelias valandas.
• Atgal siunčiame paruoštą dokumentą (arba nuorodą į jį) ir mainams būtiną minimumą, pavyzdžiui, įrašo ID ir būseną.
• Jūsų CRM įrašų kopijos nesaugome. Perskaitytos reikšmės tampa dokumento dalimi, o jis saugomas kaip ir kiti jūsų dokumentai.
• Prieigos raktai ir API raktai saugomi užšifruoti ir tik iki atjungimo.
• CRM yra jūsų pačių pasirinktas tiekėjas, su kuriuo turite savo sutartį; jis nėra mūsų subtvarkytojas. Išsami informacija pateikta privatumo politikoje.