Dokumentų surinkimas iš kliento
Nusiųskite klientui privačią nuorodą dokumentams įkelti – be paskyros – arba persiųskite jo el. laišką; failai patenka į jūsų dokumentą jau atpažinti.
Paprašykite kliento, užuot vaikęsi skenų
Skenų nebūtina rinkti patiems. Atidarykite rengiamą dokumentą ir naudokite Paprašykite kliento dokumentų: paspauskite Sukurti nuorodą, ir DocuTract sukurs privačią nuorodą, kurią galėsite nusiųsti el. paštu, pokalbyje ar per pasiuntinių programėlę. Kopijuoti nukopijuoja ją į iškarpinę.
Ką mato klientas
Vieną puslapį ta kalba, kuria dirbote, be paskyros ir be registracijos: siųstinų dokumentų sąrašą, po vieną įkėlimo valdiklį kiekvienam punktui ir eilutę, kurioje nurodyta, kokie formatai priimami (PDF, JPG arba PNG). Tai, kas jau atėjo, pažymima kaip gauta, todėl klientas nesiunčia to paties failo du kartus.
Prieš siųsdamas klientas sutinka, kad failai bus automatiškai nuskaityti dokumentui užpildyti. Puslapyje daugiau nieko nerodoma nei apie jus, nei apie jūsų darbo erdvę, nei apie patį dokumentą. Jis taip pat gerai veikia telefone, kur klientas gali nufotografuoti dokumentą tiesiogiai.
Kas vyksta su failais
Įkeltas failas iškart tampa jūsų dokumento skenu ir pereina įprastą atpažinimą, todėl kai atidarote dokumentą, reikšmės jau būna išgautos. Kiekvienas skenas pažymimas pagal tai, iš kur jis atėjo, todėl iš karto matote, ką atsiuntė klientas, o ką pridėjote patys.
Nuorodos kontrolė
Kiekviena nuoroda turi tris limitus, ir visi trys tikrinami kiekvieno apsilankymo metu:
- Galiojimo laikas. Pagal numatytuosius nustatymus septynios dienos, ne daugiau kaip trisdešimt. Po to nuoroda nebeveikia.
- Įkėlimų limitas. Pagal numatytuosius nustatymus dvidešimt failų. Kai jie atkeliauja, nuoroda nebepriima daugiau.
- Jūsų atšaukimas. Uždaryti nuorodą iškart ją išjungia, o kiekvienam, kas ją atidaro vėliau, pranešama, kad ji nebeveikia.
Kiek nuorodų galite laikyti atidarytų vienu metu, priklauso nuo jūsų plano. Jei pasiekėte limitą, uždarykite nebereikalingą.
Dokumentų gavimas el. paštu
Jei jūsų darbo erdvė turi dokumentų priėmimo adresą, jį turi ir nuoroda: persiųskite kliento laišką tuo adresu, ir priedai patenka į dokumentą, iš eilės užpildydami tuščias vietas. Failai, kurių negalime nuskaityti (parašo paveikslėlis, biuro dokumentas), praleidžiami ir išvardijami nuorodos istorijoje, todėl matote, kas atėjo, ir galite paprašyti to, ko trūksta.
Tolesni žingsniai
Kai failai gauti, tęskite kaip įprastai: patikrinkite atpažintus duomenis ir sugeneruokite dokumentą (žr. Dokumento pildymas iš skenų). Jei vienas dokumentų rinkinys naudojamas keliems dokumentams, sugrupuokite juos į bylą, kad skenai būtų nuskaityti vieną kartą.