Privatumo politika

DocuTract (toliau – DocuTract, „mes“, „mus“) padeda jums iš dokumento šablono ir kelių skenų parengti galutinį, užpildytą dokumentą. Šioje Privatumo politikoje paaiškinama, kokius asmens duomenis tvarkome, kai naudojatės DocuTract adresu docutract.online, kodėl juos tvarkome ir kokias pasirinkimo galimybes bei teises turite. Ją reikėtų skaityti kartu su mūsų Paslaugų teikimo sąlygomis ir Duomenų tvarkymo sutartimi.

Kas atsako už jūsų duomenis

Jūsų paskyros ir atsiskaitymų duomenų atžvilgiu DocuTract yra duomenų valdytojas. Jūsų įkeliamų dokumentų, skenų ir šablonų atžvilgiu duomenų valdytojas esate jūs, o DocuTract veikia kaip jūsų duomenų tvarkytojas – šį turinį tvarkome tik tam, kad teiktume paslaugą, ir tik pagal jūsų nurodymus. Šiuos duomenų tvarkytojo santykius visa apimtimi reglamentuoja Duomenų tvarkymo sutartis.

Kokius duomenis tvarkome

• Paskyros duomenys – jūsų el. pašto adresas, autentifikavimo identifikatoriai, gauti iš jūsų prisijungimo paslaugų teikėjo, jūsų rodomas vardas ir sąsajos kalba.
• Darbo erdvės turinys – jūsų įkeliami šablonai, skenai ir šaltinių failai, jūsų apibrėžti laukai ir DocuTract jums sugeneruoti dokumentai.
• Atsiskaitymų duomenys – jūsų planas, mėnesiniai dokumentų naudojimo skaitikliai ir mūsų mokėjimų paslaugų teikėjo tvarkomi mokėjimų bei sąskaitų faktūrų metaduomenys. Pilnų kortelių numerių niekada nesaugome.
• Vienkartinio pirkimo duomenys – jei dokumentą perkate be paskyros: mokant nurodytas el. pašto adresas ir, jei to prašote, kitas adresas, kuriuo turi būti išsiųstas dokumentas, bei įmonės rekvizitai sąskaitai faktūrai.
• Techniniai duomenys – žurnalų įrašai, IP adresas, informacija apie įrenginį ir naršyklę bei įvykiai, reikalingi paslaugos veikimui, saugumui ir klaidų šalinimui užtikrinti.

Kaip naudojame jūsų duomenis

Jūsų duomenis tvarkome, kad galėtume teikti ir palaikyti DocuTract: jums autentifikuoti, atlikti duomenų išgavimą ir dokumentų generavimą, taikyti planų kvotas, išrašyti sąskaitas faktūras, teikti pagalbą, užtikrinti paslaugos saugumą ir vykdyti mums taikomas teisines prievoles. Mūsų teisiniai pagrindai yra su jumis sudarytos sutarties vykdymas, mūsų teisėtas interesas užtikrinti paslaugos veikimą ir saugumą bei teisės aktų reikalavimų laikymasis.

Jūsų dokumentai lieka privatūs

Jūsų įkelti dokumentai ir mūsų sugeneruoti dokumentai yra jūsų. Mes jų neparduodame, nenaudojame mašininio mokymosi modeliams mokyti ir neperduodame tretiesiems asmenims, išskyrus duomenų subtvarkytojus, kurie būtinai reikalingi paslaugai teikti (žr. toliau). Mūsų darbuotojų prieiga apribota tuo, kas būtina pagalbai teikti ir veiklai vykdyti, ir registruojama prieigos žurnale.

Duomenų subtvarkytojai ir talpinimas

DocuTract naudojasi trumpu patikrintų duomenų subtvarkytojų sąrašu: Hetzner (serverių talpinimas Vokietijoje), Supabase (duomenų bazė, prisijungimas ir failų saugykla, talpinama Airijoje), Anthropic (jūsų skenų ir šablonų atpažinimas DI priemonėmis), Stripe (mokėjimai) ir Zone.eu (el. laiškų siuntimas, Estija). Kiekvieno jų paskirtis, duomenų tvarkymo vieta ir apsaugos priemonės, taikomos bet kokiam tarptautiniam duomenų perdavimui, nurodytos Duomenų tvarkymo sutartyje. Anthropic saugo jo tvarkomus failus iki 30 dienų ir niekada nenaudoja jų modeliams mokyti.

Be to, savo svetainėje naudojame PostHog – privatumą tausojančią produkto analitikos priemonę, talpinamą ES ir įkeliamą tik jums davus sutikimą. Ji padeda mums suprasti, kaip naudojamasi svetaine; ji maskuoja visą tekstą ir formų laukuose įvestus duomenis ir nesaugo jūsų dokumentų ar skenų turinio.

Reklamos tikslais naudojame Google Ads (teikia Google Ireland Limited), kad įvertintume savo rinkodaros veiksmingumą ir pasiektume žmones, kurie lankėsi mūsų svetainėje. Žyma įkeliama mūsų puslapiuose naudojant Google Consent Mode: kol nedavėte sutikimo, ji nenustato jokių reklaminių slapukų ir nerenka asmens duomenų – Google matavimo tikslais gali būti siunčiami tik anoniminiai, slapukų nenaudojantys signalai. Jums davus sutikimą, ji gali nustatyti reklaminius slapukus ir perduoti ribotus duomenis Google, įskaitant perdavimą už ES ribų taikant tinkamas apsaugos priemones; ji niekada negauna jūsų dokumentų ar skenų turinio. Sutikimą galite bet kada atšaukti.

Saugumas

Duomenys yra šifruojami perdavimo metu (TLS) ir saugojimo metu: mūsų duomenų bazę ir saugyklą, kurioje laikomi jūsų šablonai, skenai ir sugeneruoti dokumentai, šifruoja jų paslaugų teikėjai. Failai laikomi privačioje saugykloje, kuri niekada nėra viešai prieinama ir pasiekiama tik per trumpalaikes, pasirašytas nuorodas, apribotas jūsų darbo erdve. Savo paskyrą galite apsaugoti dviejų veiksnių autentifikavimu, o darbo erdvės savininkas gali jį privalomai taikyti visiems nariams; mūsų pačių administratoriai privalo jį naudoti. Prieiga prie gamybinių sistemų yra ribojama ir autentifikuojama, o jūsų dokumentų pakeitimai ir skaitymai, taip pat kiekviena mūsų darbuotojų prieiga, registruojami tik papildomame prieigos žurnale. PDF failai generuojami mūsų pačių serveriuose.

Kiek laiko saugome jūsų duomenis

Darbo erdvės turinį saugome tol, kol jūsų paskyra yra aktyvi, kad paslauga galėtų veikti. Šablonus, skenus ir dokumentus galite bet kada ištrinti. Savo paskyrą galite ištrinti patys skiltyje Profilis → Ištrinti paskyrą: jūsų paskyra, darbo erdvės, kurioms priklausote tik jūs, ir visas jų turinys ištrinami nedelsiant, o visos likusios kopijos (pavyzdžiui, pas mūsų duomenų subtvarkytojus) – per 30 dienų. Dokumentai, kuriuos sukūrėte kitų komandų darbo erdvėse, lieka tose komandose. Saugome tik ribotus įrašus (pavyzdžiui, sąskaitas faktūras), kuriuos privalome saugoti, kad įvykdytume teisines ir apskaitos prievoles. Taip pat galite paprašyti mūsų ištrinti jūsų paskyrą rašydami adresu privacy@docutract.online. Mūsų svetainėje be paskyros pradėti juodraščiai automatiškai ištrinami po 24 valandų. Be paskyros apmokėtas dokumentas ir nuorodos į jį saugomi 30 dienų po apmokėjimo; vėliau dokumentas, skenai ir įvestos reikšmės ištrinami, o pirkimo įrašas (suma, data, el. pašto adresas) saugomas kaip apskaitos įrašas. Prieigos žurnalas (kas, kada ir iš kur pasiekė kokius duomenis) saugomas šešerius metus saugumo incidentams tirti, o vėliau ištrinamas.

Jūsų teisės

Laikydamiesi taikytinų teisės aktų, galite susipažinti su savo asmens duomenimis, juos ištaisyti, gauti jų kopiją perkeliamu formatu, apriboti jų tvarkymą, nesutikti su jų tvarkymu arba juos ištrinti. Taip pat galite atšaukti sutikimą, kai duomenų tvarkymas grindžiamas sutikimu, ir pateikti skundą savo priežiūros institucijai. Norėdami pasinaudoti bet kuria iš šių teisių, susisiekite su mumis adresu privacy@docutract.online; atsakome per teisės aktų nustatytus terminus.

Tarptautinis duomenų perdavimas

Kai kurie mūsų paslaugų teikėjai tvarko duomenis už EEE ribų – visų pirma Anthropic, kuris saugo duomenis Jungtinėse Amerikos Valstijose, ir Stripe, kuris yra įsisteigęs Jungtinėse Amerikos Valstijose; Supabase mūsų duomenis talpina Airijoje, tačiau yra JAV bendrovė. Šiems perdavimams taikome Europos Komisijos standartines sutarčių sąlygas arba, kai įmanoma, sprendimą dėl tinkamumo (pavyzdžiui, ES ir JAV duomenų privatumo sistemą) kartu su pirmiau aprašytomis techninėmis priemonėmis.

Slapukai

DocuTract veikimui reikia tik dviejų slapukų: sesijos ir (arba) autentifikavimo slapuko ir paprasto teksto lokalės slapuko, kuris įsimena jūsų sąsajos kalbą. Analitikos ir reklamos slapukai (PostHog, Google Ads) gali būti nustatomi tik jums davus sutikimą, kaip aprašyta pirmiau, ir šį sutikimą galite bet kada atšaukti.

Vaikai

DocuTract yra profesionaliam ir verslo naudojimui skirta priemonė, neskirta jaunesniems nei 16 metų vaikams. Mes sąmoningai nerenkame vaikų duomenų.

Šios politikos pakeitimai

Tobulėjant paslaugai, šią Privatumo politiką galime atnaujinti. Atlikę esminį pakeitimą, pakeičiame pirmiau nurodytą datą „Paskutinį kartą atnaujinta“ ir, kai tikslinga, apie tai pranešame programoje.

Kontaktai

Turite klausimų dėl šios politikos arba savo duomenų? Rašykite adresu privacy@docutract.online.