Dokumentide kogumine kliendilt

Küsi kliendilt, selle asemel et skaneeringuid taga ajada

Sa ei pea skaneeringuid ise koguma. Ava dokument, mida ette valmistad, ja kasuta valikut Küsi kliendilt dokumendid: vajuta Loo link ja DocuTract loob privaatse lingi, mille saad saata e-posti, vestluse või sõnumirakenduse kaudu. Kopeeri paneb selle lõikelauale.

Mida klient näeb

Ühte lehte keeles, milles sina töötasid, ilma konto ja registreerumiseta: saadetavate dokumentide loendit, iga kirje jaoks üht üleslaadimisnuppu ja rida, mis ütleb, millised vormingud sobivad (PDF, JPG või PNG). Juba saabunu on märgitud kui saadud, nii et klient ei saada sama faili kaks korda.

Enne saatmist nõustub klient, et faile loetakse automaatselt dokumendi täitmiseks. Leht ei näita midagi muud sinu, sinu tööruumi ega dokumendi enda kohta. See töötab sama hästi ka telefonis, kus klient saab dokumendist otse foto teha.

Mis failidega juhtub

Üleslaaditud failist saab kohe sinu dokumendi skaneering ja see läbib tavapärase tuvastamise, nii et dokumendi avamise ajaks on väärtused juba välja loetud. Iga skaneeringu juures on märge selle päritolu kohta, nii et näed ühe pilguga, mida klient saatis ja mida sa ise lisasid.

Lingi kontrolli all hoidmine

Igal lingil on kolm piirangut ja kõiki kolme kontrollitakse iga külastuse korral:

• Kehtivusaeg. Vaikimisi seitse päeva, maksimaalselt kolmkümmend. Pärast seda link enam ei tööta.
• Üleslaadimiste piir. Vaikimisi kakskümmend faili. Kui need on saabunud, ei võta link rohkem vastu.
• Sinu tühistamine. Sulge link sulgeb selle kohe ja igaühele, kes selle hiljem avab, öeldakse, et see enam ei tööta.

Mitu linki saad korraga avatuna hoida, sõltub sinu paketist. Kui oled piirini jõudnud, sulge mõni, mida enam ei vaja.

Dokumentide vastuvõtmine e-posti teel

Kui sinu tööruumil on vastuvõtuaadress, on see ka lingil: edasta kliendi e-kiri sellele ja manused jõuavad dokumenti, täites tühjad kohad järjekorras. Failid, mida me lugeda ei suuda (allkirja pilt, kontoridokument), jäetakse välja ja loetletakse lingi ajaloos, nii et näed, mis saabus, ja saad küsida puuduvat.

Järgmised sammud

Kui failid on kohal, jätka nagu tavaliselt: kontrolli tuvastatud andmeid ja loo dokument (vaata Dokumendi täitmine skaneeringutest). Kui üks dokumentide komplekt toidab mitut dokumenti, rühmita need juhtumisse, et skaneeringud loetaks üks kord.