Privaatsuspoliitika

DocuTract („DocuTract“, „meie“, „me“) aitab teil muuta dokumendimalli ja peotäie skaneeringuid valmis, täidetud dokumendiks. See privaatsuspoliitika selgitab, milliseid isikuandmeid me töötleme, kui kasutate DocuTracti aadressil docutract.online, miks me neid töötleme ning millised valikud ja õigused teil on. See on mõeldud lugemiseks koos meie kasutustingimuste ja andmetöötluslepinguga.

Kes vastutab teie andmete eest

Teie konto- ja arveldusandmete puhul on DocuTract vastutav töötleja. Teie üles laaditud dokumentide, skaneeringute ja mallide puhul olete vastutav töötleja teie ja DocuTract tegutseb teie volitatud töötlejana - käsitleme seda sisu ainult teenuse osutamiseks ja ainult teie juhiste järgi. Seda volitatud töötleja suhet reguleerib täielikult andmetöötlusleping.

Mida me töötleme

Kontoandmed - teie e-posti aadress, teie sisselogimisteenuse pakkuja autentimistunnused, teie kuvatav nimi ja liidese keel.
Tööruumi sisu - teie üles laaditud mallid, skaneeringud ja lähtefailid, teie määratud väljad ning dokumendid, mille DocuTract teie jaoks loob.
Arveldusandmed - teie pakett, teie kuise dokumendikasutuse loendurid ning makse- ja arvemetaandmed, mida käsitleb meie makseteenuse pakkuja. Me ei salvesta kunagi täielikke kaardinumbreid.
Üksikostu andmed - kui ostate dokumendi ilma kontota: maksmisel antud e-posti aadress ja soovi korral teine aadress, kuhu dokument saata, ning ettevõtte andmed arve jaoks.
Tehnilised andmed - logikirjed, IP-aadress, seadme- ja brauseriteave ning sündmused, mis on vajalikud teenuse käitamiseks, turvamiseks ja silumiseks.

Kuidas me teie andmeid kasutame

Töötleme teie andmeid DocuTracti pakkumiseks ja hooldamiseks: teie autentimiseks, andmete väljalugemiseks ja dokumentide loomiseks, pakettide limiitide jõustamiseks, arvete väljastamiseks, toe pakkumiseks, teenuse turvalisuse tagamiseks ja meie juriidiliste kohustuste täitmiseks. Meie õiguslikud alused on teiega sõlmitud lepingu täitmine, meie õigustatud huvi teenuse käitamise ja turvamise vastu ning seaduse järgimine.

Teie dokumendid jäävad privaatseks

Teie üles laaditud dokumendid ja meie loodud dokumendid on teie omad. Me ei müü neid, me ei kasuta neid masinõppemudelite treenimiseks ja me ei jaga neid kolmandate isikutega, välja arvatud alamtöötlejad, kes on teenuse osutamiseks rangelt vajalikud (vt allpool). Meie töötajate ligipääs on piiratud sellega, mis on vajalik toeks ja käitamiseks, ning see salvestatakse ligipääsulogisse.

Alamtöötlejad ja majutus

DocuTract tugineb lühikesele loendile kontrollitud alamtöötlejatele: Hetzner (serverite majutus Saksamaal), Supabase (andmebaas, sisselogimine ja failide salvestamine, majutatud Iirimaal), Anthropic (teie skaneeringute ja mallide AI-põhine tuvastamine), Stripe (maksed) ja Zone.eu (e-kirjade saatmine, Eesti). Igaühe eesmärk, andmete töötlemise koht ja kaitsemeetmed mis tahes rahvusvahelise edastuse jaoks on kirjeldatud andmetöötluslepingus. Anthropic säilitab enda töödeldud faile kuni 30 päeva ega kasuta neid kunagi mudelite treenimiseks.

Kasutame ka PostHogi privaatsust austavaks tooteanalüütikaks meie veebisaidil, mis on majutatud EL-is ja laaditakse alles pärast teie nõusolekut. See aitab meil mõista, kuidas saiti kasutatakse; see varjab kogu teksti ja vormisisestused ning ei salvesta teie dokumentide ega skaneeringute sisu.

Reklaami jaoks kasutame Google Adsi (pakkuja Google Ireland Limited), et mõõta oma turunduse tõhusust ja jõuda inimesteni, kes on meie saiti külastanud. Silt laaditakse meie lehtedel Google'i nõusolekurežiimi (Google Consent Mode) abil: kuni te pole nõusolekut andnud, ei sea see ühtegi reklaamiküpsist ega kogu isikuandmeid — mõõtmiseks võidakse Google'ile saata ainult anonüümseid, küpsisteta signaale. Kui annate nõusoleku, võib see seada reklaamiküpsiseid ja edastada Google'ile piiratud andmeid, sealhulgas väljaspool EL-i asjakohaste kaitsemeetmete alusel; see ei saa kunagi teie dokumentide ega skaneeringute sisu. Võite oma nõusoleku igal ajal tagasi võtta.

Turvalisus

Andmed on krüpteeritud edastamisel (TLS) ja salvestatuna: meie andmebaasi ja salvestusruumi, kus hoitakse teie malle, skaneeringuid ja loodud dokumente, krüpteerivad nende pakkujad. Faile hoitakse privaatses salvestusruumis, mis pole kunagi avalikult kättesaadav ja kuhu pääseb ainult lühiajaliste, allkirjastatud linkide kaudu, mis on piiratud teie tööruumiga. Saate oma kontot kaitsta kaheastmelise autentimisega ja tööruumi omanik saab seda nõuda igalt liikmelt; meie enda administraatorid peavad seda kasutama. Ligipääs tootmissüsteemidele on piiratud ja autenditud ning teie dokumentide muudatused ja lugemised, samuti iga meie töötajate ligipääs, salvestatakse ainult lisamist võimaldavasse ligipääsulogisse. PDF-i renderdamine toimub meie enda serverites.

Kui kaua me teie andmeid säilitame

Säilitame tööruumi sisu seni, kuni teie konto on aktiivne, et teenus saaks toimida. Malle, skaneeringuid ja dokumente saate igal ajal kustutada. Oma konto saate ise kustutada jaotises Profiil → Kustuta konto: teie konto, tööruumid, mille ainus liige te olete, ja kogu nende sisu kustutatakse kohe ning kõik allesjäänud koopiad (näiteks meie alamtöötlejate juures) 30 päeva jooksul. Teiste meeskondade tööruumides loodud dokumendid jäävad neile meeskondadele. Säilitame ainult piiratud andmeid (näiteks arveid), mida peame säilitama juriidiliste ja raamatupidamiskohustuste täitmiseks. Võite meil paluda oma konto kustutada ka aadressil privacy@docutract.online. Meie veebisaidil ilma kontota alustatud mustandid kustutatakse automaatselt 24 tunni pärast. Ilma kontota tasutud dokumenti ja selle linke säilitatakse 30 päeva pärast maksmist; seejärel kustutatakse dokument, skaneeringud ja sisestatud väärtused ning ostu kirje (summa, kuupäev, e-posti aadress) säilitatakse raamatupidamisdokumendina. Ligipääsulogi (kes millistele andmetele, millal ja kust ligi pääses) säilitatakse kuus aastat turvaintsidentide uurimiseks ja seejärel kustutatakse.

Teie õigused

Kohaldatava õiguse kohaselt võite oma isikuandmetega tutvuda, neid parandada, eksportida, nende töötlemist piirata, esitada selle suhtes vastuväiteid või oma isikuandmed kustutada. Samuti võite nõusoleku tagasi võtta, kui töötlemine sellel põhineb, ja esitada kaebuse oma järelevalveasutusele. Nende õiguste kasutamiseks võtke meiega ühendust aadressil privacy@docutract.online; vastame seadusega nõutud tähtaegade jooksul.

Rahvusvahelised edastused

Mõned meie pakkujad töötlevad andmeid väljaspool EMP-d - eelkõige Anthropic, mis salvestab andmeid Ameerika Ühendriikides, ja Stripe, mis on asutatud Ameerika Ühendriikides; Supabase majutab meie andmeid Iirimaal, kuid on USA ettevõte. Nende edastuste puhul tugineme Euroopa Komisjoni lepingu tüüptingimustele või, kui see on olemas, kaitse piisavuse otsusele (näiteks ELi-USA andmekaitseraamistik), koos eespool kirjeldatud tehniliste meetmetega.

Küpsised

DocuTract vajab toimimiseks ainult kahte küpsist: seansi-/autentimisküpsist ja lihttekstilist lokaadiküpsist, mis jätab meelde teie liidese keele. Analüütika- ja reklaamiküpsiseid (PostHog, Google Ads) võidakse seada alles pärast teie nõusolekut, nagu eespool kirjeldatud, ja võite selle nõusoleku igal ajal tagasi võtta.

Lapsed

DocuTract on tööriist professionaalseks ja ärialaseks kasutamiseks ega ole suunatud alla 16-aastastele lastele. Me ei kogu teadlikult lastelt andmeid.

Poliitika muudatused

Võime seda privaatsuspoliitikat teenuse arenedes uuendada. Olulise muudatuse tegemisel muudame ülal toodud kuupäeva „viimati uuendatud“ ja vajaduse korral teavitame teid rakenduses.

Kontakt

Küsimusi selle poliitika või teie andmete kohta? Kirjutage aadressil privacy@docutract.online.