Dertig documenten in één keer

De zevende en laatste functie van de tweede golf sluit af waar de golf mee begon: DocuTract maakt één document handig en dertig onhandig. Dertig arbeidsovereenkomsten zijn dertig keer dezelfde zes stappen: aanmaken, het sjabloon kiezen, de scan uploaden, de waarden controleren, genereren. De tijd gaat niet naar het document, maar naar de herhaling.

Nu wordt de invoer in zijn geheel aangenomen.

Twee soorten invoer, omdat een kantoor er twee heeft

Een archief met mappen. Een map is een transactie, de bestanden erin zijn de scans ervan. Geneste mappen zijn prima: alles onder «Кравченко» hoort bij Кравченко, ook als het in een submap met de naam «скани» staat. Een archief dat op een Mac is gemaakt, bevat __MACOSX en .DS_Store, en die tonen we niet als aparte transacties. Cyrillische mapnamen worden gelezen zoals ze zijn geschreven, niet als «Ð равченко». Dit zijn de details die bepalen of een import de eerste keer werkt.

Een tabel. CSV of XLSX, een rij is een document, een kolom is een veld. De kop wordt gekoppeld aan het veld van het sjabloon, dus «Full name» vindt full_name, en de puntkomma die Excel in dit deel van de wereld schrijft, wordt net zo gelezen als een komma. Een kolom die het sjabloon niet heeft, houdt de run tegen voordat hij begint, en noemt zichzelf bij naam. Bij rij tweehonderd ontdekken dat het product stilletjes een kolom negeerde, is erger dan helemaal niet beginnen.

Eerst hoor je waar het op neerkomt

Uploaden start nog niets. We lezen het bestand en tonen het: dertig items gevonden, dertig generaties die het kost, twaalf over. En pas dan de knop Starten.

Zijn er niet genoeg, dan start de run helemaal niet. Er is bewust geen gedeeltelijke start: iemand die dertig mappen uploadde en twaalf documenten kreeg, moet nu uitzoeken welke achttien er ontbreken en of hij daarvoor heeft betaald. Niets is erger dan dat.

Het geld zelf wordt zoals altijd uitgegeven, per document, telkens als er een klaar is. Een item dat mislukt, kost dus niets.

Een run die niet stopt voor één map

Twee mappen kwamen beschadigd binnen. Dat is geen reden om de andere achtentwintig te stoppen. Die twee items krijgen hun reden in gewone taal, de rest loopt door tot het einde, en de run eindigt als «gedeeltelijk», omdat hij niet klaar en ook niet mislukt is, en het een van beide noemen zou een leugen zijn.

Dan twee knoppen. Mislukte opnieuw proberen start precies de rijen die niet zijn gelukt: de klaar zijnde worden niet aangeraakt en niet twee keer betaald. Alles downloaden geeft terug wat er is, als één archief, ook terwijl er nog twee items worden uitgezocht, want achtentwintig kant-en-klare documenten wil je nu al hebben.

De bestanden in het archief heten zoals je invoer: «Кравченко.docx», niet onze interne referentie. Dat is de naam waarnaar je gaat zoeken.

Waarom hij niet de hele wachtrij inneemt

Er zit geen nieuwe machinerie in: dezelfde dossiers, dezelfde workers, hetzelfde quotum. Het enige wat is toegevoegd, is een limiet op gelijktijdigheid: hooguit een paar items van één werkruimte draaien tegelijk. Een klant met een archief van driehonderd mappen hoort niet in de wachtrij te staan vóór iemand die op «genereren» klikte voor één document, en dat doet hij nu ook niet.

Een lege map of een lege rij wordt gemarkeerd als overgeslagen in plaats van mislukt. Het is geen storing, het is wat er in het invoerbestand stond, en er valt niets opnieuw te proberen.

Duurt een run langer dan een paar minuten, dan komt er een e-mail binnen als hij klaar is. Een kortere run stuurt niets: de persoon kijkt nog naar het scherm, en e-mails die niemand nodig had, zijn de reden dat uiteindelijk alle meldingen worden uitgezet.

Wat er hierna komt

Daarmee is de tweede golf compleet: documenten verzamelen bij de klant, dossiers, kruiscontroles, het partijenregister, voorwaardelijke blokken met sjabloonversies, de API met webhooks, en batchgeneratie. Zeven functies, die elk één soort handwerk weghalen in plaats van er nog een scherm aan toe te voegen.

De stap-voor-stapinstructies voor batches staan in het helpcentrum, en de volledige lijst van wat er gepland was, staat in wat we hierna bouwen.