Waar je documenten staan, en wie ze kan zien

Als je een paspoortscan uploadt, vertrouw je ons iemands identiteit toe. "We nemen beveiliging serieus" is daarop geen antwoord; een lijst met feiten wel. Dus hier is de lijst.

Welke servers, in welk land

• De applicatie draait op onze servers bij Hetzner, in een datacenter in Falkenstein, Duitsland.
• De database, het inloggen en je bestanden (sjablonen, scans, gegenereerde documenten) worden bewaard door Supabase in Ierland, in de EU.
• Herkenning. Om een scan te lezen, wordt de inhoud ervan naar onze AI-aanbieder Anthropic gestuurd. Die bewaart wat ze verwerkt maximaal dertig dagen en gebruikt het nooit om modellen te trainen. Anthropic slaat gegevens op in de Verenigde Staten; die doorgifte valt onder de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
• Betalingen lopen via Stripe en komen nooit aan de inhoud van documenten. Analyse draait alleen als je daarmee akkoord gaat, wordt in de EU gehost en maskeert alles wat je typt.

Elk daarvan wordt bij naam genoemd, met doel en locatie, in onze Verwerkersovereenkomst. Verandert de lijst, dan melden we dat vooraf.

Hoe de bestanden worden beschermd

• Versleuteld tijdens overdracht en opslag. Het verkeer is versleuteld, net als de database en de opslag met je bestanden.
• Nooit openbaar. Bestanden worden privé opgeslagen. Als je er een opent of downloadt, maakt DocuTract een link die vijf minuten werkt en alleen voor je werkruimte.
• Inloggen met tweestapsverificatie is beschikbaar voor elk account, en de eigenaar van een werkruimte kan het voor het hele team verplichten.
• Je documenten worden nooit gebruikt om modellen te trainen, niet die van ons en niet die van anderen.

Wie wat heeft bekeken

Elke wijziging in een document en elke keer dat iemand er een opent, een scan of een gegenereerd bestand downloadt, wordt vastgelegd in een toegangslogboek: wie, wanneer, vanaf welk adres en wat precies. Hetzelfde logboek registreert elke pagina die onze eigen medewerkers in het beheerpaneel openen.

Aan het logboek kan alleen worden toegevoegd. Regels kunnen niet worden bewerkt of verwijderd, zelfs niet door de applicatie zelf, behalve door het automatisch opruimen van regels die ouder zijn dan zes jaar. Als er ooit iets misgaat, ontdekken we zo precies wat er is gebeurd, in plaats van te gissen.

Wat jij in de hand hebt

Je kunt elk document op elk moment verwijderen, en je kunt je hele account vanuit je profiel verwijderen. Hoe lang elk soort gegevens wordt bewaard, staat in het Privacybeleid.

Heb je iets hiervan nodig in een vorm die je eigen compliance-team kan archiveren, schrijf ons dan: we sturen het op.