Wat we hierna bouwen

Tot nu toe deed DocuTract één taak heel goed: je maakt één keer een sjabloon, uploadt de scans, en er komt een kant-en-klaar document terug met voor elke waarde een vastgelegde bron. Die taak blijft precies zoals ze is. Wat er de komende releases verandert, is alles eromheen, want daar gaat de tijd echt naartoe.

We stelden onszelf een eenvoudige vraag: wat doet iemand nog met de hand nadat een document is gegenereerd? De antwoorden werden de zeven functies hieronder. We brengen ze één voor één uit, elk met een bericht zoals dit en een nieuw onderdeel in het helpcentrum.

1. Documenten verzamelen bij de klant

Vandaag upload je de scans zelf. Binnenkort kun je een klant in plaats daarvan een eenmalige link sturen: hij opent die in een browser, zet zijn documenten erin, en de bestanden komen in je werkruimte terecht, al gekoppeld aan het juiste dossier. Aan zijn kant is geen account nodig, en er komen geen foto's meer binnen via drie verschillende messengers. De link verloopt, kan worden ingetrokken en accepteert alleen de formaten die we echt kunnen lezen.

2. Dossiers: één set scans, meerdere documenten

Eén transactie heeft zelden één document nodig. Een huur vraagt om de huurovereenkomst zelf, een proces-verbaal van oplevering en vaak een factuur, allemaal ingevuld vanuit hetzelfde handjevol scans. Een dossier groepeert ze: je uploadt de documenten één keer, en elk sjabloon in het dossier leest dezelfde gecontroleerde waarden. Corrigeer een datum op één plek en ze klopt overal.

3. Kruiscontroles tussen documenten

Als twee scans niet overeenkomen, is dat meestal het moment waarop een fout erdoor zou glippen. De naam op het uittreksel komt niet overeen met de naam op het certificaat, het bedrag in het overzicht spreekt de voorwaarden tegen, een datum valt buiten de periode. In plaats van te hopen dat iemand het opmerkt, vergelijkt DocuTract de waarden tussen de documenten in een dossier en toont het de conflicten voordat je iets genereert.

4. Een partijenregister

Dezelfde verhuurder, hetzelfde bedrijf, dezelfde bankgegevens, voor elke nieuwe transactie opnieuw getypt. Een partijenregister slaat ze één keer op: je kiest een partij en de velden worden ingevuld vanuit de kaart, terwijl de scans nog steeds alles invullen wat specifiek is voor dit dossier. Elk gegenereerd document houdt het register ongemerkt bij.

5. Voorwaardelijke blokken en sjabloonversies

Echte contracten zijn geen vaste tekst. Een bepaling verschijnt alleen als er een waarborgsom is; een alinea over huisdieren hoort in sommige huurovereenkomsten en in andere niet. Met voorwaardelijke blokken kan een sjabloon een onderdeel opnemen op basis van de gegevens, in plaats van dat je vijf bijna identieke sjablonen moet bijhouden. En omdat sjablonen veranderen, houdt elk sjabloon een versiegeschiedenis bij, zodat een document dat vorige maand is gegenereerd altijd kan worden verklaard.

6. DocuTract koppelen aan je eigen systemen

Sommigen van jullie hebben al een CRM, een portaal of een script dat weet wanneer een document nodig is. Een openbare API, webhooks die afgaan als een document klaar is, en export van de uitgelezen waarden zorgen ervoor dat DocuTract binnen die werkstroom kan zitten in plaats van ernaast. Het kant-en-klare document ter ondertekening versturen hoort in dezelfde release.

7. Batchgeneratie

Hetzelfde sjabloon, dertig verschillende sets gegevens: dertig arbeidsovereenkomsten, dertig kennisgevingen, dertig certificaten. Batchgeneratie neemt een tabel met waarden of een map met dossiers en maakt de hele stapel in één run, met een duidelijk overzicht van wat is gelukt en wat een mens nodig heeft.

Hoe dit eraan komt

Elke functie is een aparte release. Als er een uitkomt, vind je:

• een bericht hier dat uitlegt wat de functie doet en hoe ze eruitziet in de interface,
• een nieuw onderdeel in het helpcentrum met de stap-voor-stapuitleg,
• en de functie zelf, live in je werkruimte.

Niets in deze lijst verandert hoe de kern werkt of waarvoor je al betaalt. Is een van deze zeven belangrijker voor je dan de andere, vertel het ons dan via de contactpagina, en dan schuift hij op in de wachtrij.