De gegevens die je elke keer opnieuw typt

Er is een bijzonder soort sleur bij het opstellen van documenten die niets met documenten te maken heeft. Dezelfde verhuurder komt in negen huurovereenkomsten per jaar voor. Dezelfde registercode van een bedrijf wordt elke keer uitgetypt als iemand een factuur opstelt. Niemand leest die nog van een scan; ze lezen ze van het vorige document, van een geeltje, of uit het hoofd.

DocuTract bewaart ze nu, en doet dat eerlijk.

Opgeslagen vanaf het scherm waar je al naar kijkt

Het moment om een wederpartij op te slaan is het moment waarop iemand net de gegevens heeft bevestigd. Daarom staat de knop op het controlescherm, naast de waarden: Deze partij opslaan. De kaart wordt opgebouwd uit wat er op het scherm staat, met de scan waar elke waarde vandaan komt en de datum waarop ze is gelezen.

Dat laatste deel is het hele ontwerp. Een opgeslagen bankrekening is handig. Een opgeslagen bankrekening met "gelezen op 3 maart" is handig en eerlijk, omdat degene die haar gebruikt kan zien hoeveel hij erop kan vertrouwen.

Weer ingevuld, zonder over je heen te lopen

Kies een partij als je het volgende document opstelt, en de velden worden ingevuld. Twee beperkingen, allebei bewust:

• Alleen velden die je sjabloon uit een scan leest, worden aangeraakt. Een waarde die het sjabloon berekent of die je altijd zelf typt, is van jou.
• Een waarde die je zelf hebt gecorrigeerd, wordt nooit overschreven. Het register is een startpunt, geen second opinion over jouw beslissing.

En de herkomst overleeft de rondreis: de kaart onthoudt de scan waaruit de waarde is gelezen, dus een document dat vanuit het register is ingevuld, kan nog steeds "waar komt dit vandaan" beantwoorden met een pagina in plaats van een schouderophalen.

Wat oud genoeg is, zegt dat

Na zes maanden wordt een waarde op de kaart en overal waar ze wordt aangeboden gemarkeerd met "controleer opnieuw". Ze wordt nog steeds aangeboden. Jij weet of de bankrekening is veranderd; wij niet, en een product dat haar stilletjes achterhield, zou die beslissing voor jou nemen.

Een waarde wijzigen wist de oude ook niet. De vorige waarde blijft bewaard als geschiedenis, zodat "wat stond er op de kaart toen dat document werd gegenereerd" een antwoord heeft.

Gearchiveerd, niet verwijderd

Een partij die niet meer actueel is, wordt gearchiveerd. Documenten die je al hebt gegenereerd, verwijzen naar de kaart, en een lijst opruimen is het niet waard om die koppeling te verbreken. Een gearchiveerde kaart verdwijnt uit de keuzelijst en blijft in het archief.

Waar het zit

Het register is onderdeel van Pro en hoger. Stapt een werkruimte over naar een abonnement zonder register, dan houdt ze wat ze heeft en kan ze er documenten uit blijven invullen; alleen kaarten toevoegen en wijzigen stopt. Gegevens afpakken die iemand heeft ingevoerd, zou een vreemde manier zijn om een abonnement te verkopen.

Wat er hierna komt

De vijfde functie is voorwaardelijke blokken en sjabloonversies: een bepaling die alleen verschijnt als er een borg is, een onderdeel dat per huurder wordt herhaald, en een registratie van met welke sjabloonversie elk document is opgesteld.

De hele lijst staat in wat we hierna bouwen, en de stap-voor-stapuitleg over het register staat in het helpcentrum.