Eén sjabloon in plaats van vijf

Vraag iemand die contracten opstelt hoeveel versies van de huurovereenkomst hij bijhoudt, en het antwoord is nooit één. Er is die met een borg. Die voor een bedrijf als huurder. Die met de bepaling over huisdieren. Ze zijn voor negentig procent identiek, ze groeien in een jaar uit elkaar, en niemand weet meer welke de actuele formulering van bepaling 12 is.

Vanaf vandaag kan een sjabloon delen hebben die alleen verschijnen als ze van toepassing zijn.

Een blok markeren in het basisbestand

Zet in Word het voorwaardelijke deel tussen markeringen:

{{#if guarantor}}
5. De borg staat in voor de verplichtingen van de huurder.
{{/if}}

{{else}} werkt ertussen voor de alternatieve formulering. Om een onderdeel per persoon te herhalen, zet je het tussen {{#each tenants}} en {{/each}}.

Een verwijderd blok neemt de hele alinea mee, en precies daardoor worden genummerde bepalingen vanzelf opnieuw genummerd: Word doet dat als een alinea verdwijnt, en dat zou niet gebeuren als we alleen de tekst leegmaakten.

Aangeven wanneer het van toepassing is

In de sjablooneditor krijgt een blok een regel, en een regel bestaat uit keuzelijsten:

Een veld is ingevuld, is leeg, is gelijk aan iets, is groter of kleiner dan een getal of een datum. Dat is de hele taal, en die beperking is juist de bedoeling. Een kantoor stelt dit één keer in en moet elf maanden later kunnen uitleggen waarom een bepaling ontbreekt in een contract dat iemand heeft ondertekend. "Het veld borg was leeg" kun je uitleggen. Niemand kan een formule uitleggen die hij vorig voorjaar schreef.

Een blok zonder regel telt als afwezig. Een verkeerd getypte bloknaam verwijdert daardoor een bepaling in plaats van er stilletjes een te behouden, want een ontbrekende alinea valt op en een extra alinea niet.

Een onderdeel herhalen

{{#each tenants}} herhaalt over de scans in een plaats. Drie geüploade documenten van huurders betekent dat het blok drie keer verschijnt, elk ingevuld vanuit de eigen scan. Eén upload, drie handtekeningenblokken, geen kopiëren en plakken.

Welke versie dit document maakte

De andere helft van deze release is stiller en zal belangrijker blijken.

Sjablonen veranderen. Tot nu toe kon een document dat in maart was gegenereerd in september niet worden verklaard: het basisbestand was sindsdien twee keer bewerkt, en niets had dat vastgelegd. Nu geeft alles wat de uitvoer verandert het sjabloon een nieuwe versie, wordt er een momentopname van het basisbestand, de koppeling en de voorwaarden bewaard, en legt elk document de versie vast waarmee het is opgesteld. Die wordt getoond in de documentenlijst.

Een sjabloon hernoemen verandert de versie niet. Een document is geen ander document omdat iemand een typefout in een naam heeft verbeterd.

Wat er hierna komt

De zesde functie is de naar buiten gerichte helft: een openbare API, webhooks wanneer een document klaar is, export naar Google Drive en de rest, en een kant-en-klaar document ter ondertekening versturen. DocuTract binnen je bestaande werkwijze in plaats van ernaast.

De hele lijst staat in wat we hierna bouwen, en de stap-voor-stapuitleg over blokken en versies staat in het helpcentrum.