Eén set scans, meerdere documenten

De tweede functie van deze golf beantwoordt een klacht die we van bijna iedereen in bijna dezelfde woorden hoorden: "het is nooit één document". Bij een huurovereenkomst hoort een proces-verbaal van oplevering en meestal een factuur. De drie zijn verschillende papieren met verschillende formuleringen, en ze worden ingevuld vanuit dezelfde vijf scans. Tot vandaag liet DocuTract je die vijf scans drie keer uploaden en drie keer dezelfde naam van de huurder controleren.

Nu is een transactie een dossier, en het dossier is waarin je werkt.

Beschrijf het pakket één keer

Een dossiertype is de set sjablonen die je altijd samen opstelt, in de volgorde waarin je ze opstelt. Je legt het één keer vast: "woninghuur" is de huurovereenkomst, het proces-verbaal en de factuur. Daarna is een dossier starten twee velden: welk pakket, en hoe deze transactie heet.

Eén keer uploaden, voor alles

Het dossier vraagt om alles wat de sjablonen samen nodig hebben, per soort document. Drie sjablonen die om een eigendomsuittreksel vragen, zijn één regel op het scherm, niet drie. Stuur het één keer en elk document dat het nodig had, heeft het.

De waarden werken op dezelfde manier. Een scan wordt één keer gelezen, elke waarde houdt de pagina waar ze vandaan komt, en de lezing wordt gedeeld: de naam van de huurder gaat op hetzelfde moment in de huurovereenkomst, het proces-verbaal en de factuur. Corrigeer hem in een ervan en de correctie gaat mee naar de andere.

Op één uitzondering na, en die is bewust. Als een document al een eigen correctie heeft, blijft die ongemoeid. Soms zegt een papier echt iets anders, en een product dat dat "behulpzaam" overschreef, zou slechter zijn dan een product dat niets doet. Een waarde hoort bij het dossier; een bewust verschil blijft een bewust verschil.

Eén knop

Pakket samenstellen genereert elk document dat nog niet is gegenereerd. Voordat je klikt, toont het scherm hoeveel dat er zijn, want dat getal is ook de prijs: een pakket van vier is vier generaties.

Heeft je abonnement er niet zoveel meer over, dan draait er niets. Je krijgt te zien wat het pakket nodig heeft en wat je hebt, in plaats van te eindigen met twee kant-en-klare documenten, twee ontbrekende en geen idee welke welke is. Het kant-en-klare pakket download je per document of als één zip.

Niets wat je al kende is verschoven

Een document is nog steeds een document. Het opent op een eigen scherm, de waarden worden daar gecorrigeerd, en een sjabloon dat je los invult, werkt precies zoals voorheen; het woord "dossier" komt in die flow nooit voor.

Onder de motorkap hoort elk document nu bij een dossier, ook de documenten die je vóór vandaag hebt opgesteld: die zijn bij deze release overgezet naar een eigen dossier, met hun scans. Een dossier met één document gedraagt zich precies zoals een document zich gedroeg, en daarom hoefde er niets aan de flow voor losse documenten te veranderen.

Wat er hierna komt

De derde functie is kruiscontroles: als twee scans in een dossier niet overeenkomen (een naam die anders is gespeld, een bedrag dat niet klopt, een datum buiten de periode), toont DocuTract het conflict voordat je iets genereert, met beide waarden en beide bronnen.

De volledige lijst staat in wat we hierna bouwen, en de stap-voor-stapuitleg over dossiers staat in het helpcentrum.