Stuur een link in plaats van achter bestanden aan te jagen

Tot vandaag begon DocuTract één stap te laat. Voordat je iets kon invullen, moest iemand de scans verzamelen: een foto in de ene messenger, een PDF als bijlage bij een e-mail, een tweede kopie van dezelfde pagina omdat de eerste onleesbaar was. Het product deed zijn deel in seconden, na een ochtend administratie waar het niets mee te maken had.

Die stap zit nu in het product.

Vraag het, en de klant stuurt

Open het document dat je opstelt en klik op Vraag de klant om de documenten. DocuTract maakt een privélink, en dat is de hele handeling: kopieer hem, stuur hem per e-mail, chat of messenger, en ga verder met iets anders.

Het paneel blijft naast het document staan. Het toont de link, hoeveel bestanden er binnen zijn van het budget, en de dag waarop hij ophoudt te werken, zodat je in één oogopslag ziet of de klant zijn deel heeft gedaan, zonder het te hoeven navragen.

Wat de klant echt ziet

Eén pagina, in de taal waarin je werkte, en verder niets. Geen account, geen registratie, geen app. De te versturen documenten, elk met een uploadknop, en een regel die zegt welke formaten we lezen.

Bestanden die al zijn verstuurd, worden gemarkeerd als ontvangen, zodat niemand dezelfde pagina twee keer stuurt. De meeste klanten openen dit op een telefoon, fotograferen het document en zijn klaar, dus de pagina is daar in de eerste plaats voor gebouwd.

Daarna is het gewoon je document

Een geüpload bestand wordt meteen een scan van je document en doorloopt dezelfde herkenning als al het andere. Tegen de tijd dat je het document opent, zijn de waarden al uitgelezen, elk met de pagina waar ze vandaan komt. Bij elke scan staat waar hij vandaan komt, zodat je ziet wat de klant heeft gestuurd en wat je zelf hebt toegevoegd.

Verderop in het proces is niets een uitzondering: generatie, bronnen en quota werken precies zoals voorheen. Het enige wat is veranderd, is wie het uploaden deed.

De link is een deur, dus hij heeft sloten

Een link is een openbaar adres, en zo behandelen we hem ook. Drie limieten worden bij elk bezoek gecontroleerd, niet achteraf door een taak opgeruimd:

• Hij verloopt. Standaard na zeven dagen, maximaal dertig. Daarna werkt hij niet meer.
• Hij heeft een budget. Standaard twintig bestanden. Zodra die binnen zijn, accepteert hij er geen meer.
• Je kunt hem sluiten. Link sluiten werkt meteen; wie hem daarna opent, krijgt te horen dat hij niet meer werkt, en verder niets.

Het adres zelf bestaat uit tweeëndertig willekeurige tekens, de pagina wordt nooit geïndexeerd, uploads zijn in tempo beperkt, en de bestandscontrole is dezelfde als voor je eigen uploads: PDF, JPG en PNG, gecontroleerd op de echte bytes in plaats van op de bestandsnaam. De klant ziet de documentenlijst en niets over je werkruimte, je sjabloon of je andere documenten.

Als de klant alleen maar e-mail gebruikt

Sommige klanten sturen een e-mail, wat je ze ook geeft. Waar een ontvangstadres is ingesteld, heeft de link er ook een: stuur het bericht door en de bijlagen komen in het document terecht en vullen de lege plaatsen op volgorde. Wat we niet kunnen lezen, wordt overgeslagen en vermeld in de geschiedenis van de link, zodat je ziet wat er is binnengekomen en om wat er ontbreekt kunt vragen.

Waar je het vindt

Het paneel staat bij de uploadstap van elk document dat je invult. Hoeveel links je tegelijk open kunt houden, hangt af van je abonnement; heb je de limiet bereikt, sluit dan een link die je niet meer nodig hebt. De stap-voor-stapuitleg staat in het helpcentrum.

Dit is de eerste van de zeven functies die we beschreven in wat we hierna bouwen. De volgende groepeert meerdere documenten van dezelfde transactie in één dossier, zodat één set scans ze allemaal vult.