Afwijkingen opvangen voordat je tekent

De derde functie van deze golf komt voort uit het ene dat DocuTract altijd al deed en andere tools niet: het onthoudt waar elke waarde vandaan komt. De pagina, de scan, het veld. Zodra dat is vastgelegd, volgt er een voor de hand liggende vraag. Als het product de naam op het uittreksel en de naam op het certificaat kent, waarom vergelijkt het die dan niet?

Nu doet het dat wel.

Wat een controle is

Je beschrijft controles zelf, op een sjabloon of op een heel dossiertype. Er zijn vijf soorten, en het zijn er vijf omdat dat is wat er in de praktijk misgaat met papierwerk:

• Waarden komen overeen. De naam op de ene plek tegenover de naam op een andere. De vergelijking is ruim waar een mens dat ook zou zijn: "Ivanov O. P." en "Ivanov Oleksandr Petrovych" zijn één persoon, «TOV "Romashka"» en «TOV Romashka» zijn één bedrijf, en een rekeningnummer is hetzelfde nummer, of het nu met of zonder spaties is getypt. Een controle die daarop zou afgaan, zou binnen een week worden uitgezet, en dat is erger dan helemaal geen controles.
• Een datum is niet te vroeg. Een uittreksel dat verloopt voordat de huur eindigt, is een probleem op de dag dat er wordt getekend, niet op de dag dat iemand het opmerkt.
• Een totaal klopt, binnen een marge die je zelf instelt, want afronding op papier is normaal en een ontbrekende regel niet.
• Een getal valt binnen het bereik. Een huur van nul. Een looptijd van vierhonderd maanden.
• Een veld is ingevuld, en, als je dat vraagt, ingevuld vanuit een document in plaats van getypt. Die laatste is de stille favoriet: een getypte waarde is een waarde die niemand van papier heeft gelezen.

Waarschuwing of stop

Elke controle is een van twee dingen. Een waarschuwing verschijnt op het controlescherm en houdt niets tegen. Een blokkade doet wat ze zegt: het document wordt niet gegenereerd totdat iemand de afwijking accepteert.

Dat onderscheid is de hele reden dat er niveaus bestaan. Jouw kantoor beslist welke afwijkingen geen handtekening mogen bereiken. Dat beslissen wij niet voor je, en we laten ook niet stilletjes een blokkade passeren: de weigering gebeurt op dezelfde plek waar de status van het document wordt gecontroleerd, dus een afwijking die opduikt terwijl iemand het scherm aan het lezen was, houdt nog steeds de generatie tegen die een moment later begon.

Eén beslissing, vastgelegd

Als een controle afgaat, krijg je de melding, beide waarden, en uit welk veld en van welke pagina elk afkomstig is. Dan één knop: Accepteren zoals het is.

Het is bewust geen verwijderen. De afwijking was echt, iemand heeft ernaar gekeken en besloten dat de papieren kloppen, en dat is het bewaren waard: wie haar heeft geaccepteerd en wanneer blijft vastgelegd, en de afwijking blijft op het scherm staan, onopvallend, zodat de volgende persoon niet hetzelfde opnieuw gaat onderzoeken.

De acceptatie is gekoppeld aan precies de waarden die niet overeenkwamen. Verander er daarna één en de controle draait opnieuw en vraagt het opnieuw. Je hebt die waarden geaccepteerd, niet de regel.

Altijd actueel, nooit in de weg

De controles draaien nadat een scan is gelezen en nadat een waarde is gecorrigeerd, elke keer over het hele dossier, omdat een waarde die in het ene document terechtkomt een afwijking in een ander kan oplossen. Niets om op te klikken, niets om op te wachten. Als de controle zelf faalt, blijft je document onaangeroerd: de controles zijn een hulpmiddel, geen stap waarvan de verwerking afhangt.

Ze zitten in elk abonnement. Ze zijn geen apart product, ze zijn waar "elke waarde heeft een bron" altijd al voor bedoeld was. Je eigen regels, in tegenstelling tot de regels die wij meeleveren, horen bij het betaalde maatwerk, net als de rest van de instellingen.

Wat er hierna komt

De vierde functie is een partijenregister: de verhuurder, de werkgever, de wederpartij die je voor elke transactie opnieuw typt, één keer opgeslagen met de bron van elke waarde en de datum waarop ze is gelezen, zodat een verouderd veld dat zegt in plaats van stilletjes te worden ingevuld.

De hele lijst staat in wat we hierna bouwen, en de stap-voor-stapuitleg over controles staat in het helpcentrum.