Дані, які ви набираєте щоразу заново

У підготовці документів є особлива рутина, яка до документів не має жодного стосунку. Той самий орендодавець зʼявляється в девʼяти договорах на рік. Код того самого ЄДРПОУ набирається заново щоразу, коли хтось готує рахунок. Ніхто вже не читає це зі скана: читають з минулого документа, зі стікера або з памʼяті.

Тепер DocuTract це зберігає, і зберігає чесно.

Зберігається з того екрана, на який ви й так дивитесь

Момент, коли варто зберегти контрагента, це момент, коли хтось щойно підтвердив його дані. Тому кнопка стоїть на екрані перевірки, поруч зі значеннями: Зберегти сторону. Картка збирається з того, що на екрані, разом зі сканом, з якого взято кожне значення, і датою, коли його прочитано.

Саме остання частина і є задумом. Збережений банківський рахунок корисний. Збережений банківський рахунок, під яким написано «прочитано 3 березня», корисний і чесний, бо той, хто ним користується, бачить, наскільки йому довіряти.

Підставляється назад, не наступаючи вам на ногу

Оберіть сторону, коли готуєте наступний документ, і її поля заповняться. Два обмеження, і обидва навмисні:

• Зачіпаються лише поля, які ваш шаблон читає зі скана. Значення, яке шаблон обчислює або яке ви завжди набираєте самі, лишається вашим.
• Значення, яке ви виправили, ніколи не перезаписується. Довідник це відправна точка, а не друга думка про ваше рішення.

І провенанс переживає цю подорож: картка памʼятає скан, з якого прочитано значення, тож документ, заповнений із довідника, і далі відповідає на «звідки це взялося» сторінкою, а не знизуванням плечима.

Усе, що достатньо старе, про це каже

Після півроку значення позначається як «перевірте» і в картці, і там, де воно підставляється. Воно все одно підставляється. Ви знаєте, чи змінився рахунок; ми ні, а продукт, який тихо приховав би його, вирішував би це за вас.

Зміна значення теж не стирає старе. Попереднє лишається історією, тож на запитання «що казала картка, коли готувався той документ» є відповідь.

В архів, а не у видалення

Сторона, яка більше не актуальна, іде в архів. Уже згенеровані документи посилаються на картку, і прибирання в списку не варте того, щоб цей звʼязок зламати. Архівна картка зникає з вибору і лишається в записі.

Де це в тарифах

Довідник входить у Pro і вище. Якщо робочий простір перейде на тариф без нього, він збереже те, що має, і далі заповнюватиме з нього документи; зупиниться лише додавання і зміна карток. Забирати дані, які хтось вніс, було б дивним способом продавати тариф.

Що далі

Пʼята функція це умовні блоки і версії шаблона: пункт, який зʼявляється лише за наявності поручителя, секція, що повторюється по разу на кожного орендаря, і запис про те, якою версією шаблона зібрано кожен документ.

Повний список є в дописі що ми будуємо далі, а покрокова інструкція для довідника у довідці.