Podatki, ki jih vsakič znova vnašate

Pri pripravi dokumentov obstaja posebna vrsta dolgočasja, ki z dokumenti nima nobene zveze. Isti najemodajalec se na leto pojavi v devetih najemnih pogodbah. Matična številka istega podjetja se izpiše vsakič, ko nekdo pripravlja račun. Teh podatkov nihče več ne bere s skena; berejo jih iz zadnjega dokumenta, z listka ali iz spomina.

DocuTract jih zdaj hrani, in to pošteno.

Shranjeno z zaslona, ki ga že gledate

Pravi trenutek za shranjevanje poslovnega partnerja je trenutek, ko je nekdo pravkar potrdil njegove podatke. Zato je gumb na zaslonu za pregled, ob vrednostih: Shrani to stranko. Kartica se sestavi iz tistega, kar je na zaslonu, s skenom, iz katerega izvira vsaka vrednost, in datumom, ko je bila prebrana.

Ta zadnji del je ves smisel zasnove. Shranjen bančni račun je koristen. Shranjen bančni račun z zapisom „prebrano 3. marca“ je koristen in pošten, ker oseba, ki ga uporablja, vidi, koliko mu lahko zaupa.

Znova izpolnjeno, ne da bi vam stopilo na prste

Ko pripravljate naslednji dokument, izberite stranko in njena polja se izpolnijo. Dve omejitvi, obe namerni:

• Spremenijo se samo polja, ki jih vaša predloga bere iz skena. Vrednost, ki jo predloga izračuna ali jo vedno vnesete sami, je vaša.
• Vrednost, ki ste jo popravili sami, se nikoli ne prepiše. Imenik je izhodišče, ne drugo mnenje o vaši odločitvi.

Izvor pa preživi celotno pot: kartica si zapomni sken, iz katerega je bila vrednost prebrana, zato lahko dokument, izpolnjen iz imenika, na vprašanje „od kod je to“ še vedno odgovori s stranjo in ne z zmigovanjem z rameni.

Kar je dovolj staro, to pove

Po šestih mesecih je vrednost na kartici in povsod, kjer je ponujena, označena s „preverite znova“. Še vedno je ponujena. Vi veste, ali se je bančni račun spremenil; mi ne, in izdelek, ki bi ga tiho zadržal, bi to odločitev sprejel namesto vas.

Sprememba vrednosti tudi ne izbriše stare. Prejšnja vrednost ostane kot zgodovina, zato ima vprašanje „kaj je pisalo na kartici, ko je bil ustvarjen tisti dokument“ odgovor.

Arhivirano, ne izbrisano

Stranka, ki ni več aktualna, se arhivira. Dokumenti, ki ste jih že ustvarili, kažejo nazaj na kartico, in urejen seznam ni vreden prekinitve te povezave. Arhivirana kartica zapusti izbirnik in ostane v evidenci.

Kje je

Imenik je del paketa Pro in višjih. Če delovni prostor preide na paket brez njega, obdrži, kar ima, in iz tega še naprej izpolnjuje dokumente; ustavi se le dodajanje in spreminjanje kartic. Odvzem podatkov, ki jih je nekdo vnesel, bi bil čuden način prodaje paketa.

Kaj sledi

Peta funkcija so pogojni bloki in različice predlog: določilo, ki se pojavi samo, ko obstaja porok, razdelek, ki se ponovi za vsakega najemnika, in zapis o tem, s katero različico predloge je bil sestavljen vsak dokument.

Celoten seznam je v objavi kaj razvijamo naprej, postopek za imenik korak za korakom pa v centru za pomoč.