Kaj razvijamo naprej

Doslej je DocuTract eno nalogo opravljal zelo dobro: predlogo pripravite enkrat, naložite skene in vrne se končan dokument z zabeleženim virom za vsako vrednost. Ta naloga ostaja natanko takšna, kot je. V naslednjih nekaj izdajah se spremeni vse, kar je okoli nje, ker tam dejansko izginja čas.

Postavili smo si preprosto vprašanje: kaj človek še vedno počne ročno, ko je dokument ustvarjen? Odgovori so postali spodnjih sedem funkcij. Izdajali jih bomo eno za drugo, vsako z objavo, kot je ta, in novim razdelkom v centru za pomoč.

1. Zbiranje dokumentov od stranke

Danes skene nalagate sami. Kmalu boste stranki lahko namesto tega poslali enkratno povezavo: odpre jo v brskalniku, vanjo spusti svoje dokumente, datoteke pa pristanejo v vašem delovnem prostoru, že pripete k pravi zadevi. Na njeni strani ni potreben račun, fotografije ne prihajajo prek treh različnih sporočilnikov. Povezava poteče, mogoče jo je preklicati in sprejema samo oblike, ki jih dejansko znamo prebrati.

2. Zadeve: en komplet skenov, več dokumentov

En sam posel redko potrebuje en dokument. Najem potrebuje samo najemno pogodbo, primopredajni zapisnik in pogosto še račun, vse izpolnjeno iz istih nekaj skenov. Zadeva jih združi: dokumente naložite enkrat in vsaka predloga v zadevi prebere iste preverjene vrednosti. Popravite datum na enem mestu in pravilen je povsod.

3. Navzkrižna preverjanja med dokumenti

Ko se dva skena ne ujemata, je to običajno trenutek, ko bi napaka zdrsnila skozi. Ime na izpisku se ne ujema z imenom na potrdilu, znesek na izpisku nasprotuje pogojem, datum je zunaj obdobja. Namesto da upamo, da bo kdo opazil, bo DocuTract primerjal vrednosti med dokumenti v zadevi in pokazal neskladja, preden karkoli ustvarite.

4. Imenik strank

Isti najemodajalec, isto podjetje, isti bančni podatki, vneseni znova za vsak nov posel. Imenik strank jih shrani enkrat: izberete stranko in njena polja se izpolnijo s kartice, skeni pa še vedno izpolnijo vse, kar je značilno za to zadevo. Vsak ustvarjen dokument imenik tiho sproti posodablja.

5. Pogojni bloki in različice predlog

Resnične pogodbe niso nespremenljivo besedilo. Določilo se pojavi samo, ko obstaja varščina; odstavek o hišnih ljubljenčkih sodi v nekatere najemne pogodbe, v druge pa ne. Pogojni bloki omogočajo, da predloga razdelek vključi glede na podatke, namesto da bi vas silili hraniti pet skoraj enakih predlog. In ker se predloge spreminjajo, bo vsaka hranila zgodovino različic, tako da bo dokument, ustvarjen prejšnji mesec, vedno mogoče pojasniti.

6. Povezovanje DocuTract z vašimi sistemi

Nekateri od vas že imate CRM, portal ali skript, ki ve, kdaj je dokument potreben. Javni API, spletni kavlji, ki se sprožijo, ko je dokument pripravljen, in izvozi izluščenih vrednosti bodo DocuTract umestili v ta postopek, namesto da bi stal ob njem. Pošiljanje končanega dokumenta v podpis sodi v isto izdajo.

7. Množično ustvarjanje

Ista predloga, trideset različnih naborov podatkov: trideset pogodb o zaposlitvi, trideset obvestil, trideset potrdil. Množično ustvarjanje vzame tabelo vrednosti ali mapo zadev in v enem zagonu ustvari celoten kup, z jasnim poročilom o tem, kaj je uspelo in kaj potrebuje človeka.

Kako bo to prispelo

Vsaka funkcija je ločena izdaja. Ko ena izide, boste našli:

• objavo tukaj, ki pojasnjuje, kaj počne in kako je videti v vmesniku,
• nov razdelek v centru za pomoč z navodili korak za korakom,
• in samo funkcijo, ki deluje v vašem delovnem prostoru.

Nič s seznama ne spremeni, kako deluje jedro ali za kaj že plačujete. Če vam je katera od teh sedmih pomembnejša od drugih, nam to sporočite prek strani s kontakti in pomaknila se bo naprej v vrsti.