Kje živijo vaši dokumenti in kdo jih lahko vidi

Ko naložite sken potnega lista, nam zaupate identiteto nekoga. „Varnost jemljemo resno“ na to ni odgovor; seznam dejstev je. Torej, tu je seznam.

Kateri strežniki, v kateri državi

• Aplikacija teče na naših strežnikih pri Hetzner, v podatkovnem centru v Falkensteinu v Nemčiji.
• Podatkovno zbirko, prijavo in vaše datoteke (predloge, skene, ustvarjene dokumente) hrani Supabase na Irskem, v EU.
• Razpoznavanje. Za branje skena se njegova vsebina pošlje našemu ponudniku AI, Anthropic. Kar obdela, hrani največ trideset dni in tega nikoli ne uporablja za učenje modelov. Anthropic podatke hrani v Združenih državah; ta prenos pokrivajo standardne pogodbene klavzule Evropske komisije.
• Plačila gredo prek Stripe in se vsebine dokumentov nikoli ne dotaknejo. Analitika deluje samo, če se z njo strinjate, gostuje v EU in zakrije vse, kar vnesete.

Vsak od teh je z namenom in lokacijo naveden v naši pogodbi o obdelavi podatkov. Če se seznam spremeni, to sporočimo vnaprej.

Kako so datoteke zaščitene

• Šifrirano pri prenosu in hrambi. Promet je šifriran, prav tako podatkovna zbirka in shramba, ki hrani vaše datoteke.
• Nikoli javno. Datoteke so shranjene zasebno. Ko eno odprete ali prenesete, DocuTract ustvari povezavo, ki deluje pet minut in samo za vaš delovni prostor.
• Dvostopenjska prijava je na voljo vsakemu računu, lastnik delovnega prostora pa jo lahko zahteva od vse ekipe.
• Vaši dokumenti se nikoli ne uporabljajo za učenje modelov, ne naših ne tujih.

Kdo si je kaj ogledal

Vsaka sprememba dokumenta in vsako odpiranje dokumenta ali prenos skena ali ustvarjene datoteke se zapiše v dnevnik dostopov: kdo, kdaj, s katerega naslova in kaj natanko. Isti dnevnik beleži vsako stran, ki jo naše osebje odpre v skrbniški plošči.

V dnevnik je mogoče le dodajati. Vnosov ni mogoče urejati ali odstraniti, niti s strani same aplikacije, razen s samodejnim čiščenjem vnosov, starejših od šestih let. Če gre kdaj kaj narobe, tako natančno ugotovimo, kaj se je zgodilo, namesto da ugibamo.

Kaj nadzorujete vi

Kateri koli dokument lahko kadar koli izbrišete, v svojem profilu pa lahko izbrišete tudi celoten račun. Kako dolgo se hrani posamezna vrsta podatkov, je opisano v politiki zasebnosti.

Če kar koli od tega potrebujete v obliki, ki jo lahko vloži vaša ekipa za skladnost, nam pišite: poslali vam bomo.