En komplet skenov, več dokumentov

Druga funkcija tega vala odgovarja na pritožbo, ki smo jo skoraj z enakimi besedami slišali od vseh: „nikoli ni samo en dokument“. Najemni pogodbi se pridruži primopredajni zapisnik in običajno še račun. To so trije različni papirji z različnim besedilom, izpolnijo pa se iz istih petih skenov. Do danes vas je DocuTract silil, da ste teh pet skenov naložili trikrat in ime istega najemnika trikrat preverili.

Zdaj je posel zadeva in zadeva je tisto, v čemer delate.

Komplet opišite enkrat

Vrsta zadeve je nabor predlog, ki jih vedno pripravljate skupaj, v vrstnem redu, v katerem jih pripravljate. Določite jo enkrat: „najem stanovanja“ so najemna pogodba, zapisnik in račun. Nato sta za začetek zadeve potrebni le dve polji: kateri komplet in kako poimenovati ta posel.

Naložite enkrat, za vse

Zadeva zahteva unijo tistega, kar potrebujejo njene predloge, po vrsti dokumenta. Tri predloge, ki zahtevajo izpisek iz zemljiške knjige, so na zaslonu ena vrstica, ne tri. Pošljite ga enkrat in imajo ga vsi dokumenti, ki so ga potrebovali.

Enako delujejo vrednosti. Sken se prebere enkrat, vsaka vrednost ohrani stran, iz katere izvira, branje pa je skupno: ime najemnika gre v istem trenutku v najemno pogodbo, zapisnik in račun. Popravite ga v enem od njih in popravek se prenese v druge.

Z eno izjemo, ki je namerna. Če ima dokument že svoj popravek, ostane nedotaknjen. Včasih papir resnično navaja nekaj drugega, in izdelek, ki bi to „ustrežljivo“ prepisal, bi bil slabši od takšnega, ki ne naredi ničesar. Vrednost pripada zadevi; namerna razlika ostane namerna razlika.

En gumb

Sestavi komplet ustvari vse dokumente, ki še niso ustvarjeni. Preden ga pritisnete, zaslon pove, koliko jih je, ker je ta številka tudi cena: komplet štirih dokumentov so štiri ustvarjanja.

Če vašemu paketu ne ostane toliko, se nič ne zažene. Izveste, kaj komplet potrebuje in kaj imate, namesto da bi ostali z dvema končanima dokumentoma, dvema manjkajočima in brez pojma, kateri je kateri. Končan komplet prenesete dokument za dokumentom ali v enem arhivu zip.

Nič, kar že poznate, se ni premaknilo

Dokument je še vedno dokument. Odpre se na svojem zaslonu, njegove vrednosti se popravljajo tam, predloga, ki jo izpolnite samostojno, pa deluje natanko tako kot prej, beseda „zadeva“ pa se v tem postopku sploh ne pojavi.

V ozadju zdaj vsak dokument živi v zadevi, tudi tisti, ki ste jih pripravili pred današnjim dnem: ob tej izdaji so bili skupaj s svojimi skeni preseljeni v lastno zadevo. Zadeva z enim dokumentom se obnaša natanko tako, kot se je dokument, zato se pri postopku z enim dokumentom ni bilo treba spremeniti ničesar.

Kaj sledi

Tretja funkcija so navzkrižna preverjanja: ko se dva skena v zadevi ne ujemata (drugače zapisano ime, znesek, ki se ne izide, datum zunaj obdobja), bo DocuTract pokazal neskladje, preden karkoli ustvarite, z obema vrednostma in obema viroma.

Celoten seznam je v objavi kaj razvijamo naprej, postopek za zadeve korak za korakom pa v centru za pomoč.