Neskladja odkrijte, preden podpišete

Tretja funkcija tega vala izhaja iz edine stvari, ki jo je DocuTract vedno počel, drugi pripomočki pa ne: zapomni si, od kod izvira vsaka vrednost. Stran, sken, polje. Ko je to zapisano, se ponuja očitno vprašanje. Če izdelek pozna ime na izpisku in ime na potrdilu, zakaj ju ne primerja?

Zdaj ju.

Kaj je preverjanje

Preverjanja opišete sami, na predlogi ali na celotni vrsti zadeve. Vrst je pet, in pet jih je zato, ker pri papirjih resnično gre narobe prav to:

• Vrednosti se ujemajo. Ime na enem mestu in ime na drugem. Primerjava je prizanesljiva tam, kjer bi bil prizanesljiv človek: „Ivanov O. P.“ in „Ivanov Oleksandr Petrovič“ sta ista oseba, „TOV »Romaška«“ in „TOV Romaška“ sta isto podjetje, številka računa pa je ista številka, ne glede na to, ali je bila vnesena s presledki ali brez. Preverjanje, ki bi označevalo takšne primere, bi bilo v tednu dni izklopljeno, kar je slabše, kot če preverjanj sploh ne bi bilo.
• Datum ni prezgoden. Izpisek, ki poteče, preden se najem konča, je težava že na dan podpisa, ne šele na dan, ko jo kdo opazi.
• Vsota se izide, v okviru odstopanja, ki ga določite, ker je zaokroževanje na papirju običajno, manjkajoča vrstica pa ne.
• Število je v obsegu. Najemnina nič. Trajanje štiristo mesecev.
• Polje je izpolnjeno, in če to zahtevate, izpolnjeno iz dokumenta, ne vneseno ročno. Ta zadnja je tihi favorit: ročno vnesena vrednost je vrednost, ki je nihče ni prebral s papirja.

Opozorilo ali ustavitev

Vsako preverjanje je eno od dvojega. Opozorilo se prikaže na zaslonu za pregled in ničesar ne ustavi. Blokada naredi, kar pove: dokument se ne ustvari, dokler oseba ne sprejme neskladja.

Ta razlika je edini razlog, da stopnje resnosti sploh obstajajo. Vaša pisarna odloči, katera neskladja ne smejo priti do podpisa. Tega ne odločamo namesto vas, prav tako pa blokade tiho ne spustimo skozi: zavrnitev se zgodi na istem mestu, kjer se preverja stanje dokumenta, zato ugotovitev, ki se pojavi, medtem ko nekdo bere zaslon, še vedno ustavi ustvarjanje, ki se je začelo trenutek pozneje.

Ena odločitev, zabeležena

Ko se preverjanje sproži, dobite sporočilo, obe vrednosti ter polje in stran, iz katerih izvira vsaka. Nato en gumb: Sprejmi, kot je.

To namenoma ni brisanje. Neskladje je bilo resnično, nekdo ga je pogledal in odločil, da so papirji pravilni, in to je vredno ohraniti: kdo ga je sprejel in kdaj, ostane zabeleženo, ugotovitev pa ostane na zaslonu, neopazno, da naslednja oseba iste stvari ne preverja znova.

Sprejetje je vezano na točno tiste vrednosti, ki se niso ujemale. Če eno od njiju pozneje spremenite, se preverjanje izvede znova in znova vpraša. Sprejeli ste te vrednosti, ne pravila.

Vedno posodobljeno, nikoli v napoto

Preverjanja se izvedejo, ko je sken prebran in ko je vrednost popravljena, vsakič na ravni celotne zadeve, ker lahko vrednost, ki pristane v enem dokumentu, razreši neskladje v drugem. Ničesar ni treba pritisniti, na nič ni treba čakati. Če samo preverjanje odpove, vaš dokument ostane nedotaknjen: preverjanja so pomoč, ne korak, od katerega bi bil odvisen postopek.

Vključena so v vse pakete. Niso ločen izdelek, so tisto, čemur je bilo načelo „vsaka vrednost ima vir“ vedno namenjeno. Vaša lastna pravila, v nasprotju s tistimi, ki jih dobavimo mi, so del plačljive prilagoditve, tako kot preostale nastavitve.

Kaj sledi

Četrta funkcija je imenik strank: najemodajalec, delodajalec, poslovni partner, ki ga vnašate znova za vsak posel, shranjen enkrat z virom vsake vrednosti in datumom, ko je bila prebrana, tako da zastarelo polje to pove, namesto da bi bilo tiho izpolnjeno.

Celoten seznam je v objavi kaj razvijamo naprej, postopek za preverjanja korak za korakom pa v centru za pomoč.