Údaje, ktoré zakaždým prepisujete

Pri príprave dokumentov existuje zvláštny druh nudy, ktorý s dokumentmi nemá nič spoločné. Ten istý prenajímateľ sa objaví v deviatich nájomných zmluvách ročne. Ten istý registračný kód firmy sa vypisuje zakaždým, keď niekto pripravuje faktúru. Nikto ich už nečíta zo skenu; čítajú ich z posledného dokumentu, zo samolepiaceho lístka alebo z pamäti.

DocuTract ich teraz uchováva, a to poctivo.

Uložené z obrazovky, na ktorú sa práve pozeráte

Správny čas na uloženie protistrany je chvíľa, keď niekto práve potvrdil jej údaje. Preto je tlačidlo na obrazovke kontroly, vedľa hodnôt: Uložiť túto stranu. Karta sa zostaví z toho, čo je na obrazovke, so skenom, z ktorého každá hodnota pochádza, a dátumom, kedy sa prečítala.

V tej poslednej časti je celý zámer. Uložený bankový účet je užitočný. Uložený bankový účet s poznámkou „prečítané 3. marca“ je užitočný a poctivý, pretože človek, ktorý ho používa, vidí, nakoľko mu môže veriť.

Vyplnené späť, bez toho, aby vám to prekážalo

Pri príprave ďalšieho dokumentu vyberte stranu a jej polia sa vyplnia. Dve obmedzenia, obe zámerné:

• Zmenia sa len polia, ktoré vaša šablóna číta zo skenu. Hodnota, ktorú šablóna vypočíta alebo ktorú vždy píšete vy, je vaša.
• Hodnota, ktorú ste sami opravili, sa nikdy neprepíše. Adresár je východiskový bod, nie druhý názor na vaše rozhodnutie.

A pôvod prežije aj cestu tam a späť: karta si pamätá sken, z ktorého sa hodnota prečítala, takže dokument vyplnený z adresára aj tak dokáže na otázku „odkiaľ to je“ odpovedať stranou, a nie pokrčením pliec.

Čo je dosť staré, to sa ozve

Po šiestich mesiacoch je hodnota na karte a všade, kde sa ponúka, označená „prosím, skontrolujte znova“. Ponúka sa aj naďalej. Vy viete, či sa bankový účet zmenil; my nie, a produkt, ktorý by ho potichu zadržal, by rozhodoval za vás.

Zmena hodnoty tú starú ani nevymaže. Predchádzajúca hodnota zostane ako história, takže otázka „čo bolo na karte, keď sa ten dokument generoval“ má odpoveď.

Archivované, nie odstránené

Strana, ktorá už nie je aktuálna, sa archivuje. Dokumenty, ktoré ste už vygenerovali, odkazujú na kartu a upratovanie zoznamu nestojí za prerušenie tohto prepojenia. Archivovaná karta zmizne z výberu a zostane v záznamoch.

Kde to je

Adresár je súčasťou plánu Pro a vyšších. Ak pracovný priestor prejde na plán bez neho, ponechá si, čo má, a dokumenty z toho môže vypĺňať ďalej; skončí len pridávanie a zmena kariet. Brať niekomu údaje, ktoré tam sám vložil, by bol zvláštny spôsob, ako predávať plán.

Čo bude ďalej

Piatou funkciou sú podmienené bloky a verzie šablón: ustanovenie, ktoré sa objaví, len keď je tu ručiteľ, sekcia opakovaná pre každého nájomcu a záznam o tom, z ktorej verzie šablóny vznikol každý dokument.

Celý zoznam nájdete v článku čo pripravujeme ďalej a postup pre adresár krok za krokom je v centre pomoci.