Čo budujeme ďalej

Doteraz DocuTract robil jednu vec veľmi dobre: šablónu vytvoríte raz, nahráte skeny a späť dostanete hotový dokument so zaznamenaným zdrojom pre každú hodnotu. Táto práca zostáva presne taká, aká je. V najbližších vydaniach sa mení všetko okolo nej, pretože práve tam sa v skutočnosti stráca čas.

Položili sme si jednoduchú otázku: čo musí človek po vygenerovaní dokumentu ešte robiť ručne? Z odpovedí vzniklo sedem funkcií nižšie. Budeme ich vydávať jednu po druhej, každú s článkom, ako je tento, a s novou sekciou v centre pomoci.

1. Zber dokumentov od klienta

Dnes skeny nahrávate sami. Čoskoro budete môcť klientovi namiesto toho poslať jednorazový odkaz: otvorí ho v prehliadači, vloží svoje dokumenty a súbory pristanú vo vašom pracovnom priestore, už priradené k správnemu prípadu. Na jeho strane nie je potrebný účet a fotky neprichádzajú cez tri rôzne messengery. Odkaz má obmedzenú platnosť, dá sa zrušiť a prijíma len formáty, ktoré naozaj vieme prečítať.

2. Prípady: jedna sada skenov, viacero dokumentov

Jeden obchod málokedy potrebuje jediný dokument. Nájom potrebuje samotnú nájomnú zmluvu, preberací protokol a často aj faktúru, všetko vyplnené z tej istej hŕstky skenov. Prípad ich spája: dokumenty nahráte raz a každá šablóna v prípade číta tie isté overené hodnoty. Opravíte dátum na jednom mieste a je správne všade.

3. Krížové kontroly medzi dokumentmi

Keď si dva skeny protirečia, práve vtedy zvyčajne prekĺzne chyba. Meno vo výpise nesedí s menom v osvedčení, suma vo výkaze odporuje podmienkam, dátum padne mimo obdobia. Namiesto dúfania, že si to niekto všimne, DocuTract porovná hodnoty naprieč dokumentmi v prípade a ukáže nezhody skôr, než čokoľvek vygenerujete.

4. Adresár zmluvných strán

Ten istý prenajímateľ, tá istá firma, tie isté bankové údaje, znova a znova vypisované pri každom novom obchode. Adresár zmluvných strán ich uloží raz: vyberiete stranu a jej polia sa vyplnia z karty, zatiaľ čo skeny stále vyplnia všetko, čo je špecifické pre tento prípad. Každý vygenerovaný dokument adresár potichu udržiava aktuálny.

5. Podmienené bloky a verzie šablón

Skutočné zmluvy nie sú pevný text. Článok sa objaví, len keď je dohodnutá záloha; odsek o domácich zvieratách patrí do niektorých nájomných zmlúv a do iných nie. Podmienené bloky umožnia šablóne zahrnúť sekciu podľa údajov, namiesto toho, aby ste museli udržiavať päť takmer rovnakých šablón. A keďže sa šablóny menia, každá si bude uchovávať históriu verzií, takže dokument vygenerovaný minulý mesiac sa dá vždy vysvetliť.

6. Prepojenie DocuTract s vašimi systémami

Niektorí z vás už majú CRM, portál alebo skript, ktorý vie, kedy je dokument potrebný. Verejné API, webhooky, ktoré sa spustia, keď je dokument pripravený, a exporty vyťažených hodnôt umožnia, aby DocuTract fungoval vnútri tohto toku, a nie vedľa neho. Do toho istého vydania patrí aj odoslanie hotového dokumentu na podpis.

7. Dávkové generovanie

Tá istá šablóna, tridsať rôznych sád údajov: tridsať pracovných zmlúv, tridsať oznámení, tridsať potvrdení. Dávkové generovanie vezme tabuľku hodnôt alebo priečinok prípadov a vytvorí celú kopu naraz, s jasným prehľadom o tom, čo sa podarilo a čo potrebuje človeka.

Ako to príde

Každá funkcia je samostatné vydanie. Keď niektorá vyjde, nájdete:

článok tu, ktorý vysvetľuje, čo robí a ako vyzerá v rozhraní,
novú sekciu v centre pomoci s postupom krok za krokom,
a samotnú funkciu, spustenú vo vašom pracovnom priestore.

Nič z tohto zoznamu nemení, ako funguje jadro, ani to, za čo už platíte. Ak je pre vás niektorá z týchto siedmich dôležitejšia ako ostatné, povedzte nám to na kontaktnej stránke a posunie sa v poradí vyššie.