Jedna sada skenov, viac dokumentov

Druhá funkcia tejto vlny odpovedá na sťažnosť, ktorú sme takmer rovnakými slovami počuli od všetkých: „nikdy to nie je jeden dokument“. K nájomnej zmluve patrí preberací protokol a zvyčajne faktúra. Sú to tri rôzne papiere s rôznym znením a vypĺňajú sa z tých istých piatich skenov. Až doteraz vás DocuTract nútil nahrať tých päť skenov trikrát a trikrát skontrolovať to isté meno nájomcu.

Teraz je obchod prípad a prípad je to, v čom pracujete.

Balík opíšete raz

Typ prípadu je súbor šablón, ktoré vždy pripravujete spolu, v poradí, v akom ich pripravujete. Definujete ho raz: „nájom bytu“ je nájomná zmluva, protokol a faktúra. Potom je založenie prípadu len dve polia: ktorý balík a ako nazvať tento obchod.

Raz nahrať, pre všetko

Prípad žiada súhrn toho, čo potrebujú jeho šablóny, podľa druhu dokumentu. Tri šablóny, ktoré žiadajú výpis z listu vlastníctva, sú na obrazovke jeden riadok, nie tri. Pošlite ho raz a každý dokument, ktorý ho potreboval, ho má.

Hodnoty fungujú rovnako. Sken sa prečíta raz, každá hodnota si ponechá stranu, z ktorej pochádza, a prečítané údaje sa zdieľajú: meno nájomcu sa dostane do nájomnej zmluvy, protokolu aj faktúry v tom istom okamihu. Opravte ho v jednom z nich a oprava sa prenesie do ostatných.

S jednou výnimkou, a tá je zámerná. Ak dokument už nesie vlastnú opravu, zostane nedotknutý. Niekedy papier naozaj hovorí niečo iné a produkt, ktorý by to „ochotne“ prepísal, by bol horší ako taký, ktorý nerobí nič. Hodnota patrí prípadu; zámerný rozdiel zostáva zámerným rozdielom.

Jedno tlačidlo

Zostaviť balík vygeneruje každý dokument, ktorý ešte nie je vygenerovaný. Skôr než kliknete, obrazovka ukáže, koľko ich je, pretože toto číslo je zároveň cena: balík štyroch dokumentov sú štyri generovania.

Ak vo vašom pláne toľko nezostáva, nič sa nespustí. Dozviete sa, čo balík potrebuje a čo máte, namiesto toho, aby ste skončili s dvoma hotovými dokumentmi, dvoma chýbajúcimi a bez tušenia, ktorý je ktorý. Hotový balík si stiahnete dokument po dokumente alebo ako jeden zip.

Nič, čo už poznáte, sa nepohlo

Dokument je stále dokument. Otvára sa na vlastnej obrazovke, jeho hodnoty sa opravujú tam a šablóna, ktorú vypĺňate samostatne, funguje presne ako predtým a slovo „prípad“ sa v tomto postupe nikdy neobjaví.

V pozadí teraz každý dokument patrí do prípadu, vrátane tých, ktoré ste pripravili pred dneškom: keď vyšla táto verzia, presunuli sa do vlastného prípadu aj so svojimi skenmi. Prípad s jedným dokumentom sa správa presne ako predtým dokument, a preto sa v postupe pre jeden dokument nemuselo nič meniť.

Čo bude ďalej

Treťou funkciou sú krížové kontroly: keď sa dva skeny v prípade nezhodujú (meno napísané inak, suma, ktorá nesedí, dátum mimo obdobia), DocuTract ukáže konflikt ešte pred generovaním, s oboma hodnotami a oboma zdrojmi.

Celý zoznam nájdete v článku čo pripravujeme ďalej a postup pre prípady krok za krokom je v centre pomoci.