Pošlite odkaz namiesto naháňania súborov

Až doteraz DocuTract začínal o krok neskoro. Skôr než ste mohli čokoľvek vyplniť, niekto musel zozbierať skeny: fotku v jednom messengeri, PDF v prílohe e-mailu, druhú kópiu tej istej strany, pretože prvá bola nečitateľná. Produkt urobil svoju časť za pár sekúnd, po celom dopoludní administratívy, na ktorej sa nijako nepodieľal.

Tento krok je teraz súčasťou produktu.

Požiadajte a klient pošle

Otvorte dokument, ktorý pripravujete, a kliknite na Požiadajte klienta o dokumenty. DocuTract vytvorí súkromný odkaz a to je celý úkon: skopírujte ho, pošlite e-mailom, v chate alebo cez messenger a venujte sa niečomu inému.

Panel zostáva vedľa dokumentu. Ukazuje odkaz, koľko súborov prišlo z povoleného počtu a deň, keď prestane fungovať, takže na prvý pohľad vidíte, či klient svoju časť urobil, bez toho, aby ste sa ho museli pýtať.

Čo klient naozaj vidí

Jednu stránku v jazyku, v ktorom ste pracovali, a nič iné. Žiadny účet, žiadna registrácia, žiadna aplikácia. Dokumenty na odoslanie, pri každom jedno tlačidlo na nahranie a riadok s formátmi, ktoré vieme prečítať.

Už odoslané súbory sú označené ako prijaté, takže nikto nepošle tú istú stranu dvakrát. Väčšina klientov si stránku otvorí na telefóne, dokument odfotí a je hotovo, preto je stránka postavená predovšetkým na to.

Potom je to jednoducho váš dokument

Nahraný súbor sa hneď stane skenom vášho dokumentu a prejde tým istým rozpoznávaním ako všetko ostatné. Keď dokument otvoríte, hodnoty sú už vyťažené, každá so stranou, z ktorej pochádza. Každý sken je označený pôvodom, takže vidíte, čo poslal klient a čo ste pridali vy.

Nič ďalej v procese nemá výnimku: generovanie, zdroje a limity fungujú presne tak ako predtým. Zmenilo sa len to, kto súbory nahral.

Odkaz sú dvere, preto majú zámky

Odkaz je verejná adresa a tak s ním aj zaobchádzame. Pri každej jednej návšteve sa kontrolujú tri limity, nie až dodatočne nejakou úlohou:

• Platnosť vyprší. Predvolene sedem dní, najviac tridsať. Potom odkaz nefunguje.
• Má limit. Predvolene dvadsať súborov. Keď prídu, odkaz prestane prijímať.
• Môžete ho uzavrieť. Uzavrieť odkaz platí okamžite; každý, kto ho potom otvorí, sa dozvie, že už nefunguje, a nič viac.

Samotná adresa má tridsaťdva náhodných znakov, stránka sa nikdy neindexuje, nahrávanie má obmedzenú frekvenciu a kontrola súborov je tá istá, ktorou prechádzajú vaše vlastné nahrávania: PDF, JPG a PNG, overené podľa skutočného obsahu, nie podľa názvu súboru. Klient vidí zoznam dokumentov a nič o vašom pracovnom priestore, šablóne ani ostatných dokumentoch.

Ak klient používa len e-mail

Niektorí klienti pošlú e-mail, nech im dáte čokoľvek. Ak je nastavená adresa na príjem, má ju aj odkaz: prepošlite správu a prílohy sa dostanú do dokumentu a postupne vyplnia prázdne pozície. Čo nevieme prečítať, sa vynechá a uvedie v histórii odkazu, takže vidíte, čo prišlo, a môžete požiadať o to, čo chýba.

Kde to nájdete

Panel je v kroku nahrávania každého dokumentu, ktorý vypĺňate. Koľko odkazov môžete mať otvorených naraz, závisí od vášho plánu; ak ste dosiahli limit, uzavrite odkaz, ktorý už nepotrebujete. Postup krok za krokom nájdete v centre pomoci.

Toto je prvá zo siedmich funkcií, ktoré sme opísali v článku čo pripravujeme ďalej. Ďalšia zoskupí viacero dokumentov toho istého obchodu do jedného prípadu, takže jedna sada skenov vyplní všetky.