Nezhody zachytené ešte pred podpisom

Tretia funkcia tejto vlny vychádza z jedinej veci, ktorú DocuTract robil vždy a iné nástroje nie: pamätá si, odkiaľ pochádza každá hodnota. Strana, sken, pole. Keď je to raz zapísané, nasleduje zrejmá otázka. Ak produkt pozná meno vo výpise aj meno v osvedčení, prečo ich neporovnáva?

Teraz ich porovnáva.

Čo je kontrola

Kontroly si opisujete sami, v šablóne alebo v celom type prípadu. Je ich päť druhov a je ich päť preto, lebo práve to sa v dokumentoch naozaj pokazí:

• Hodnoty sa zhodujú. Meno na jednom mieste oproti menu na inom. Porovnanie je zhovievavé tam, kde by bol zhovievavý aj človek: „Ivanov O. P.“ a „Ivanov Oleksandr Petrovyč“ sú jedna osoba, „LLC "Romashka"“ a „LLC Romashka“ sú jedna firma a číslo účtu je to isté číslo, či už bolo napísané s medzerami, alebo bez nich. Kontrolu, ktorá by toto označovala, by do týždňa niekto vypol, a to je horšie, ako nemať kontroly vôbec.
• Dátum nie je príliš skorý. Výpis, ktorého platnosť skončí pred koncom nájmu, je problém už v deň podpisu, nie až v deň, keď si to niekto všimne.
• Súčet sedí, v rámci tolerancie, ktorú nastavíte, pretože zaokrúhľovanie na papieri je normálne a chýbajúci riadok nie.
• Číslo je v rozsahu. Nájomné nula. Doba trvania štyristo mesiacov.
• Pole je vyplnené, a ak to požadujete, vyplnené z dokumentu, nie ručne zadané. Tá posledná je tichý favorit: ručne zadaná hodnota je hodnota, ktorú nikto neprečítal z papiera.

Upozornenie, alebo stopka

Každá kontrola je jedna z dvoch vecí. Upozornenie sa zobrazí na obrazovke kontroly a nič nezastaví. Blokovanie robí to, čo hovorí: dokument sa nevygeneruje, kým človek nezhodu neprijme.

Práve tento rozdiel je celý dôvod, prečo úrovne závažnosti existujú. Vaša kancelária rozhoduje, ktoré nezhody sa nesmú dostať k podpisu. My to za vás nerozhodujeme a ani blokovanie potichu nepustíme ďalej: odmietnutie sa deje na tom istom mieste, kde sa kontroluje stav dokumentu, takže nezhoda zistená v čase, keď niekto čítal obrazovku, aj tak zastaví generovanie, ktoré sa začalo o chvíľu neskôr.

Jedno rozhodnutie, zaznamenané

Keď sa kontrola spustí, dostanete správu, obe hodnoty a z ktorého poľa a strany každá pochádza. Potom jedno tlačidlo: Prijať tak, ako je.

Zámerne to nie je odstránenie. Nezhoda bola skutočná, niekto sa na ňu pozrel a rozhodol, že dokumenty sú v poriadku, a to sa oplatí zachovať: kto ju prijal a kedy, zostáva v záznamoch a nezhoda zostáva potichu na obrazovke, aby ďalší človek neskúmal tú istú vec znova.

Prijatie je naviazané na presné hodnoty, ktoré sa nezhodovali. Ak niektorú z nich neskôr zmeníte, kontrola prebehne znova a opýta sa znova. Prijali ste tieto hodnoty, nie pravidlo.

Vždy aktuálne, nikdy neprekážajú

Kontroly prebiehajú po prečítaní skenu a po oprave hodnoty, zakaždým naprieč celým prípadom, pretože hodnota, ktorá pribudne v jednom dokumente, môže vyriešiť nezhodu v inom. Netreba nič stláčať ani na nič čakať. Ak zlyhá samotná kontrola, váš dokument zostane nedotknutý: kontroly sú pomôcka, nie krok, od ktorého spracovanie závisí.

Sú súčasťou každého plánu. Nie sú samostatným produktom, sú tým, na čo „každá hodnota má zdroj“ vždy slúžilo. Vaše vlastné pravidlá, na rozdiel od tých, ktoré dodávame, sú súčasťou platených úprav, rovnako ako ostatné nastavenia.

Čo bude ďalej

Štvrtou funkciou je adresár zmluvných strán: prenajímateľ, zamestnávateľ, protistrana, ktorú píšete znova pri každom obchode, uložené raz so zdrojom každej hodnoty a dátumom, kedy sa prečítala, takže zastarané pole to povie, namiesto toho, aby sa potichu vyplnilo.

Celý zoznam nájdete v článku čo pripravujeme ďalej a postup pre kontroly krok za krokom je v centre pomoci.