Данные, которые вы набираете каждый раз заново

В подготовке документов есть особая рутина, к документам никакого отношения не имеющая. Тот же арендодатель появляется в девяти договорах за год. Код того же ЕГРПОУ набирается заново каждый раз, когда кто-то готовит счёт. Никто уже не читает это со скана: читают из прошлого документа, со стикера или по памяти.

Теперь DocuTract это хранит, и хранит честно.

Сохраняется с того экрана, на который вы и так смотрите

Момент, когда стоит сохранить контрагента, это момент, когда кто-то только что подтвердил его данные. Поэтому кнопка стоит на экране проверки, рядом со значениями: Сохранить сторону. Карточка собирается из того, что на экране, вместе со сканом, из которого взято каждое значение, и датой, когда его прочитали.

Именно последняя часть и есть замысел. Сохранённый банковский счёт полезен. Сохранённый банковский счёт, под которым написано «прочитано 3 марта», полезен и честен, потому что тот, кто им пользуется, видит, насколько ему доверять.

Подставляется обратно, не наступая вам на ногу

Выберите сторону, когда готовите следующий документ, и её поля заполнятся. Два ограничения, и оба намеренные:

• Затрагиваются только поля, которые ваш шаблон читает из скана. Значение, которое шаблон вычисляет или которое вы всегда набираете сами, остаётся вашим.
• Значение, которое вы исправили, никогда не перезаписывается. Справочник это отправная точка, а не второе мнение о вашем решении.

И провенанс переживает это путешествие: карточка помнит скан, из которого прочитано значение, так что документ, заполненный из справочника, по-прежнему отвечает на «откуда это взялось» страницей, а не пожиманием плеч.

Всё, что достаточно старое, об этом говорит

После полугода значение помечается как «проверьте» и в карточке, и там, где оно подставляется. Оно всё равно подставляется. Вы знаете, изменился ли счёт; мы нет, а продукт, который тихо бы его утаил, решал бы это за вас.

Изменение значения тоже не стирает старое. Предыдущее остаётся историей, так что на вопрос «что говорила карточка, когда готовился тот документ» есть ответ.

В архив, а не в удаление

Сторона, которая больше не актуальна, уходит в архив. Уже сгенерированные документы ссылаются на карточку, и уборка в списке не стоит того, чтобы эту связь ломать. Архивная карточка исчезает из выбора и остаётся в записи.

Где это в тарифах

Справочник входит в Pro и выше. Если рабочее пространство перейдёт на тариф без него, оно сохранит то, что есть, и продолжит заполнять из него документы; остановится только добавление и изменение карточек. Забирать данные, которые кто-то внёс, было бы странным способом продавать тариф.

Что дальше

Пятая функция это условные блоки и версии шаблона: пункт, появляющийся только при наличии поручителя, секция, повторяющаяся по разу на каждого арендатора, и запись о том, какой версией шаблона собран каждый документ.

Полный список есть в посте что мы строим дальше, а пошаговая инструкция для справочника в справке.