Отправьте ссылку вместо того, чтобы собирать файлы

До сих пор DocuTract начинался на шаг позже, чем нужно. Прежде чем что-то заполнять, кто-то должен был собрать сканы: фото в одном мессенджере, PDF во вложении письма, вторая копия той же страницы, потому что первая нечитаемая. Продукт делал свою часть за секунды, после половины дня рутины, к которой не имел никакого отношения.

Теперь этот шаг внутри продукта.

Попросите, и клиент пришлёт

Откройте документ, который готовите, и нажмите Запросить документы у клиента. DocuTract создаст приватную ссылку, и на этом действие заканчивается: скопируйте её, отправьте почтой, в чате или мессенджере, и занимайтесь другим.

Панель остаётся рядом с документом. Видно саму ссылку, сколько файлов пришло из разрешённого количества и день, когда она перестанет работать, так что не нужно писать клиенту, чтобы узнать, прислал ли он уже всё.

Что на самом деле видит клиент

Одну страницу на том языке, на котором вы работали, и больше ничего. Без аккаунта, без регистрации, без приложения. Список документов, которые нужно прислать, отдельное поле загрузки для каждого и строка о том, какие форматы мы читаем.

Присланные файлы помечены как получено, так что никто не отправит одну и ту же страницу дважды. Большинство клиентов откроют эту страницу с телефона, сфотографируют документ и на этом всё, поэтому страница в первую очередь сделана именно для телефона.

А дальше это просто ваш документ

Загруженный файл сразу становится сканом вашего документа и проходит то же распознавание, что и все остальные. К моменту, когда вы откроете документ, значения уже извлечены, и у каждого видна страница, с которой оно взято. У каждого скана помечено, откуда он взялся, так что видно, что прислал клиент, а что добавили вы.

Дальше по конвейеру никаких исключений: генерация, источники и квоты работают ровно так же, как раньше. Изменилось только то, кто загружал файлы.

Ссылка это дверь, поэтому у неё есть замки

Ссылка это публичный адрес, и мы относимся к ней именно так. Три ограничения проверяются при каждом открытии, а не убираются потом фоновой задачей:

• Срок действия. Семь дней по умолчанию, максимум тридцать. Дальше она не работает.
• Лимит файлов. Двадцать по умолчанию. Когда они пришли, ссылка больше не принимает новые.
• Ваше решение. Закрыть ссылку действует немедленно; тот, кто откроет её после этого, увидит, что она больше не работает, и не увидит ничего другого.

Сам адрес это тридцать два случайных символа, страница никогда не попадает в поиск, загрузки ограничены по частоте, а проверка файлов та же, которую проходят ваши собственные загрузки: PDF, JPG и PNG, проверенные по содержимому, а не по названию файла. Клиент видит список документов и ничего о вашем рабочем пространстве, вашем шаблоне или других ваших документах.

Если клиент признаёт только почту

Кто-то пришлёт письмо, что бы вы ему ни дали. Там, где настроен адрес для входящих писем, он есть и у ссылки: перешлите сообщение, и вложения попадут в документ, заполняя пустые слоты по очереди. То, что мы не умеем читать, не берётся и остаётся в истории ссылки, так что видно, что пришло и чего не хватает.

Где это найти

Панель есть на шаге загрузки любого документа, который вы заполняете. Сколько ссылок можно держать открытыми одновременно, зависит от тарифа; если лимит исчерпан, закройте ту, которая уже не нужна. Пошаговая инструкция есть в справке.

Это первая из семи функций, о которых мы писали в посте что мы строим дальше. Следующая объединит несколько документов одной сделки в одно дело, чтобы один комплект сканов заполнял их все.