Datele pe care le retastați de fiecare dată

Există un anumit fel de plictiseală în pregătirea documentelor care nu are nicio legătură cu documentele. Același proprietar apare în nouă contracte de închiriere pe an. Codul de înregistrare al aceleiași companii este tastat de fiecare dată când cineva întocmește o factură. Nimeni nu le mai citește de pe o scanare; le citesc din ultimul document, de pe un bilețel sau din memorie.

DocuTract le păstrează acum, și le păstrează onest.

Salvat de pe ecranul la care vă uitați deja

Momentul potrivit pentru a salva o contraparte este momentul în care cineva tocmai i-a confirmat datele. Așa că butonul se află pe ecranul de verificare, lângă valori: Salvați această parte. Fișa este construită din ce se află pe ecran, cu scanarea din care provine fiecare valoare și data la care a fost citită.

Această ultimă parte este întregul concept. Un cont bancar salvat este util. Un cont bancar salvat care spune „citit pe 3 martie” este util și onest, pentru că persoana care îl folosește vede cât de mult se poate baza pe el.

Completat la loc, fără să vă calce pe picioare

Alegeți o parte când pregătiți următorul document, iar câmpurile ei se completează. Două limitări, ambele intenționate:

• Sunt atinse doar câmpurile pe care șablonul le citește dintr-o scanare. O valoare pe care șablonul o calculează sau pe care o tastați mereu vă aparține.
• O valoare pe care ați corectat-o chiar dvs. nu este niciodată suprascrisă. Registrul este un punct de plecare, nu o a doua opinie despre decizia dvs.

Iar proveniența supraviețuiește drumului dus-întors: fișa ține minte scanarea din care a fost citită valoarea, așa că un document completat din registru poate răspunde în continuare la întrebarea „de unde vine asta” cu o pagină, nu cu o ridicare din umeri.

Tot ce este suficient de vechi o spune

După șase luni, o valoare este marcată „verificați din nou” pe fișă și oriunde este propusă. Este totuși propusă. Dvs. știți dacă s-a schimbat contul bancar; noi nu, iar un produs care l-ar ascunde pe tăcute ar lua această decizie în locul dvs.

Nici modificarea unei valori nu o șterge pe cea veche. Valoarea anterioară rămâne ca istoric, așa că întrebarea „ce scria pe fișă când a fost generat acel document” are un răspuns.

Arhivat, nu șters

O parte care nu mai este actuală se arhivează. Documentele pe care le-ați generat deja trimit înapoi la fișă, iar ordonarea unei liste nu merită ruperea acestei legături. O fișă arhivată dispare din lista de selecție și rămâne în evidență.

Unde se încadrează

Registrul face parte din planul Pro și din cele superioare. Dacă un spațiu de lucru trece la un plan fără registru, păstrează ce are și continuă să completeze documente din el; doar adăugarea și modificarea fișelor se opresc. Să iei datele pe care le-a introdus cineva ar fi un mod ciudat de a vinde un plan.

Ce urmează

A cincea funcție sunt blocurile condiționale și versiunile șabloanelor: o clauză care apare doar când există un garant, o secțiune repetată pentru fiecare chiriaș și o evidență a versiunii de șablon cu care a fost creat fiecare document.

Lista completă se află în ce construim în continuare, iar ghidul pas cu pas pentru registru, în centrul de ajutor.