Trimiteți un link în loc să alergați după fișiere

Până azi, DocuTract începea cu un pas prea târziu. Înainte să puteți completa ceva, cineva trebuia să adune scanările: o fotografie într-o aplicație de mesagerie, un PDF atașat la un e-mail, o a doua copie a aceleiași pagini pentru că prima era ilizibilă. Produsul își făcea partea în câteva secunde, după o dimineață de muncă administrativă la care nu participa.

Acest pas se află acum în interiorul produsului.

Cereți, iar clientul trimite

Deschideți documentul pe care îl pregătiți și faceți clic pe Cereți clientului documentele. DocuTract creează un link privat, și asta e toată acțiunea: copiați-l, trimiteți-l prin e-mail, chat sau mesagerie și treceți la altceva.

Panoul rămâne lângă document. Arată linkul, câte fișiere au sosit din numărul permis și ziua în care încetează să funcționeze, astfel încât vedeți dintr-o privire dacă clientul și-a făcut partea, fără să-i scrieți ca să întrebați.

Ce vede de fapt clientul

O singură pagină, în limba în care lucrați, și nimic altceva. Fără cont, fără înregistrare, fără aplicație. Documentele de trimis, câte un buton de încărcare pentru fiecare și un rând care spune ce formate citim.

Fișierele deja trimise sunt marcate ca primit, ca nimeni să nu trimită de două ori aceeași pagină. Majoritatea clienților deschid pagina pe telefon, fotografiază documentul și gata, așa că pagina este construită în primul rând pentru asta.

Apoi este pur și simplu documentul dvs.

Un fișier încărcat devine imediat o scanare a documentului dvs. și trece prin aceeași recunoaștere ca orice altceva. Până deschideți documentul, valorile sunt deja extrase, fiecare cu pagina din care provine. Fiecare scanare este etichetată cu proveniența ei, astfel încât vedeți ce a trimis clientul și ce ați adăugat dvs.

Nimic din etapele următoare nu este tratat special: generarea, sursele și cotele funcționează exact ca înainte. Singurul lucru care s-a schimbat este cine a făcut încărcarea.

Linkul este o ușă, deci are încuietori

Un link este o adresă publică și îl tratăm ca atare. Trei limite sunt verificate la fiecare accesare, nu adunate mai târziu de o sarcină automată:

• Expiră. Șapte zile implicit, cel mult treizeci. După aceea nu mai funcționează.
• Are o limită. Douăzeci de fișiere implicit. Odată ce au sosit, nu mai acceptă altele.
• Îl puteți închide. Închideți linkul are efect imediat; oricine îl deschide după aceea este anunțat că nu mai funcționează și nu i se spune nimic altceva.

Adresa însăși are treizeci și două de caractere aleatorii, pagina nu este indexată niciodată, încărcările au o limită de frecvență, iar filtrul de fișiere este același prin care trec propriile dvs. încărcări: PDF, JPG și PNG, verificate după conținutul real al fișierului, nu după nume. Clientul vede lista documentelor și nimic despre spațiul dvs. de lucru, șablonul dvs. sau celelalte documente.

Dacă clientul folosește doar e-mailul

Unii clienți vor trimite un e-mail orice le-ați da. Acolo unde este configurată o adresă de primire, linkul are și el una: redirecționați mesajul, iar atașamentele ajung în document, completând în ordine locurile goale. Ce nu putem citi este lăsat deoparte și listat în istoricul linkului, astfel încât vedeți ce a sosit și puteți cere ce lipsește.

Unde îl găsiți

Panoul se află la pasul de încărcare al oricărui document pe care îl completați. Câte linkuri puteți ține deschise în același timp depinde de planul dvs.; dacă ați atins limita, închideți unul de care nu mai aveți nevoie. Ghidul pas cu pas se află în centrul de ajutor.

Aceasta este prima dintre cele șapte funcții descrise în ce construim în continuare. Următoarea grupează mai multe documente ale aceleiași tranzacții într-un singur dosar, astfel încât un singur set de scanări să le completeze pe toate.