Os dados que volta a escrever sempre

Há um tipo particular de tédio na preparação de documentos que nada tem a ver com documentos. O mesmo senhorio aparece em nove contratos de arrendamento por ano. O código de registo da mesma empresa é escrito por extenso sempre que alguém prepara uma fatura. Já ninguém lê estes dados de uma digitalização; leem-nos do último documento, de um post-it ou de memória.

O DocuTract guarda-os agora, e guarda-os com honestidade.

Guardados a partir do ecrã que já está a ver

O momento de guardar uma contraparte é o momento em que alguém acabou de confirmar os seus dados. Por isso, o controlo está no ecrã de revisão, ao lado dos valores: Guardar esta parte. A ficha é construída a partir do que está no ecrã, com a digitalização de onde veio cada valor e a data em que foi lido.

Essa última parte é todo o conceito. Uma conta bancária guardada é útil. Uma conta bancária guardada que diz «lida a 3 de março» é útil e honesta, porque quem a usa consegue ver até que ponto pode confiar nela.

Preenchidos de volta, sem lhe passar por cima

Escolha uma parte quando preparar o documento seguinte e os campos dela são preenchidos. Duas restrições, ambas propositadas:

• Só são tocados os campos que o seu modelo lê de uma digitalização. Um valor que o modelo calcula ou que escreve sempre à mão é seu.
• Um valor que corrigiu por si nunca é substituído. O diretório é um ponto de partida, não uma segunda opinião sobre a sua decisão.

E a proveniência sobrevive à viagem de ida e volta: a ficha lembra-se da digitalização de onde o valor foi lido, por isso um documento preenchido a partir do diretório continua a conseguir responder a «de onde veio isto» com uma página e não com um encolher de ombros.

O que é antigo diz que é antigo

Passados seis meses, um valor é marcado como «verifique novamente» na ficha e onde quer que seja proposto. Continua a ser proposto. O utilizador sabe se a conta bancária mudou; nós não, e um produto que a ocultasse discretamente estaria a tomar essa decisão por si.

Alterar um valor também não apaga o anterior. O valor anterior fica como histórico, por isso a pergunta «o que dizia a ficha quando aquele documento foi gerado» tem resposta.

Arquivadas, não eliminadas

Uma parte que já não é atual é arquivada. Os documentos que já gerou remetem para a ficha, e arrumar uma lista não justifica quebrar essa ligação. Uma ficha arquivada sai do seletor e fica no registo.

Onde se enquadra

O diretório faz parte do plano Pro e superiores. Se um espaço de trabalho passar para um plano sem ele, mantém o que tem e continua a preencher documentos a partir dele; só deixa de ser possível acrescentar e alterar fichas. Retirar dados que alguém introduziu seria uma forma estranha de vender um plano.

O que vem a seguir

A quinta funcionalidade são os blocos condicionais e as versões de modelos: uma cláusula que só aparece quando há fiador, uma secção repetida para cada inquilino e o registo da versão do modelo com que cada documento foi criado.

A lista completa está em o que estamos a construir a seguir, e o passo a passo do diretório está no centro de ajuda.