O que estamos a construir a seguir

Até agora, o DocuTract fez muito bem um trabalho: constrói um modelo uma vez, carrega as digitalizações e recebe um documento final com uma fonte registada para cada valor. Esse trabalho fica exatamente como está. O que muda ao longo das próximas versões é tudo o que está à volta dele, porque é aí que o tempo realmente se perde.

Fizemo-nos uma pergunta simples: depois de um documento ser gerado, o que é que uma pessoa ainda faz à mão? As respostas deram origem às sete funcionalidades abaixo. Vamos lançá-las uma de cada vez, cada uma com um artigo como este e uma nova secção no centro de ajuda.

1. Recolher documentos junto do cliente

Hoje, é o utilizador quem carrega as digitalizações. Em breve, poderá enviar ao cliente uma ligação de utilização única: ele abre-a num navegador, larga lá os documentos, e os ficheiros chegam ao seu espaço de trabalho já associados ao processo certo. Do lado dele não é precisa conta, nem chegam fotografias por três serviços de mensagens diferentes. A ligação expira, pode ser revogada e só aceita os formatos que conseguimos realmente ler.

2. Processos: um conjunto de digitalizações, vários documentos

Um negócio raramente precisa de um só documento. Um arrendamento precisa do próprio contrato, de um auto de entrega e, muitas vezes, de uma fatura, todos preenchidos a partir do mesmo punhado de digitalizações. Um processo agrupa-os: carrega os documentos uma vez e todos os modelos do processo leem os mesmos valores verificados. Corrija uma data num sítio e fica certa em todo o lado.

3. Verificações cruzadas entre documentos

Quando duas digitalizações divergem, é normalmente nesse momento que um erro passaria despercebido. O nome na certidão do registo não coincide com o nome no certificado, o montante no extrato contradiz a ficha de condições, uma data fica fora do período. Em vez de esperar que alguém repare, o DocuTract vai comparar os valores entre os documentos de um processo e mostrar os conflitos antes de gerar o que quer que seja.

4. Um diretório de partes

O mesmo senhorio, a mesma empresa, os mesmos dados bancários, escritos outra vez em cada novo negócio. Um diretório de partes guarda-os uma única vez: escolhe uma parte e os seus campos são preenchidos a partir da ficha, enquanto as digitalizações continuam a preencher tudo o que é específico deste processo. Cada documento gerado mantém discretamente o diretório atualizado.

5. Blocos condicionais e versões de modelos

Os contratos reais não são texto fixo. Uma cláusula só aparece quando há caução; um parágrafo sobre animais de estimação pertence a alguns contratos de arrendamento e não a outros. Os blocos condicionais permitem que um modelo inclua uma secção consoante os dados, em vez de o obrigar a manter cinco modelos quase idênticos. E, como os modelos mudam, cada um vai guardar o seu histórico de versões, para que um documento gerado no mês passado possa sempre ser explicado.

6. Ligar o DocuTract aos seus próprios sistemas

Alguns de vós já têm um CRM, um portal ou um script que sabe quando é preciso um documento. Uma API pública, webhooks que disparam quando um documento está pronto e exportações dos valores extraídos vão permitir que o DocuTract fique dentro desse fluxo, e não ao lado dele. O envio do documento final para assinatura faz parte da mesma versão.

7. Geração em lote

O mesmo modelo, trinta conjuntos de dados diferentes: trinta contratos de trabalho, trinta avisos, trinta certificados. A geração em lote recebe uma tabela de valores ou uma pasta de processos e produz a pilha inteira numa só execução, com um relatório claro do que correu bem e do que precisa de uma pessoa.

Como vai chegar

Cada funcionalidade é uma versão separada. Quando uma for lançada, vai encontrar:

• um artigo aqui a explicar o que faz e como fica na interface,
• uma nova secção no centro de ajuda com o passo a passo,
• e a própria funcionalidade, já disponível no seu espaço de trabalho.

Nada desta lista muda o funcionamento do núcleo nem aquilo que já paga. Se uma destas sete for mais importante para si do que as outras, diga-nos na página de contacto e ela sobe na fila.