Envie uma ligação em vez de andar atrás de ficheiros

Até hoje, o DocuTract começava um passo tarde demais. Antes de poder preencher fosse o que fosse, alguém tinha de reunir as digitalizações: uma fotografia num serviço de mensagens, um PDF anexado a um e-mail, uma segunda cópia da mesma página porque a primeira estava ilegível. O produto fazia a sua parte em segundos, depois de uma manhã de trabalho administrativo em que não tinha qualquer papel.

Esse passo está agora dentro do produto.

Peça, e o cliente envia

Abra o documento que está a preparar e clique em Peça os documentos ao cliente. O DocuTract cria uma ligação privada, e a ação resume-se a isso: copie-a, envie-a por e-mail, chat ou serviço de mensagens, e passe a outra coisa.

O painel fica ao lado do documento. Mostra a ligação, quantos ficheiros já chegaram face ao limite e o dia em que deixa de funcionar, para que perceba num relance se o cliente já fez a sua parte sem ter de lhe escrever a perguntar.

O que o cliente vê de facto

Uma página, no idioma em que estava a trabalhar, e mais nada. Sem conta, sem registo, sem aplicação. Os documentos a enviar, um controlo de carregamento para cada um e uma linha a indicar que formatos conseguimos ler.

Os ficheiros já enviados ficam marcados como recebido, para que ninguém envie a mesma página duas vezes. A maioria dos clientes abre isto num telemóvel, fotografa o documento e está feito, por isso a página foi pensada primeiro para isso.

Depois, é simplesmente o seu documento

Um ficheiro carregado torna-se de imediato uma digitalização do seu documento e passa pelo mesmo reconhecimento que tudo o resto. Quando abre o documento, os valores já foram extraídos, cada um com a página de onde veio. Cada digitalização indica a sua origem, para que veja o que o cliente enviou e o que foi acrescentado por si.

Nada a jusante tem tratamento especial: a geração, as fontes e as quotas funcionam exatamente como antes. A única coisa que mudou foi quem fez o carregamento.

A ligação é uma porta, por isso tem fechaduras

Uma ligação é um endereço público, e tratamo-la como tal. Três limites são verificados em cada visita, e não varridos mais tarde por uma tarefa automática:

• Expira. Sete dias por predefinição, trinta no máximo. Depois disso, deixa de funcionar.
• Tem um limite. Vinte ficheiros por predefinição. Assim que chegam, deixa de aceitar.
• Pode fechá-la. Fechar a ligação produz efeito imediato; quem a abrir depois disso é informado de que já não funciona, e de mais nada.

O endereço em si tem trinta e dois caracteres aleatórios, a página nunca é indexada, os carregamentos têm limite de frequência e o filtro de ficheiros é o mesmo por que passam os seus próprios carregamentos: PDF, JPG e PNG, verificados pelo conteúdo real e não pelo nome do ficheiro. O cliente vê a lista de documentos e nada sobre o seu espaço de trabalho, o seu modelo ou os seus outros documentos.

Se o cliente só usa o e-mail

Há clientes que enviam um e-mail seja o que for que lhes dê. Onde estiver configurado um endereço de receção, a ligação também tem um: reencaminhe a mensagem e os anexos vão parar ao documento, preenchendo por ordem os espaços vazios. O que não conseguimos ler fica de fora e é listado no histórico da ligação, para que veja o que chegou e peça o que falta.

Onde encontrar

O painel está no passo de carregamento de qualquer documento que esteja a preencher. Quantas ligações pode manter abertas ao mesmo tempo depende do seu plano; se atingiu o limite, feche uma de que já não precise. O passo a passo está no centro de ajuda.

Esta é a primeira das sete funcionalidades que descrevemos em o que estamos a construir a seguir. A próxima agrupa vários documentos do mesmo negócio num único processo, para que um só conjunto de digitalizações os preencha a todos.