Detetar divergências antes de assinar

A terceira funcionalidade desta vaga nasce daquilo que o DocuTract sempre fez e que as outras ferramentas não fazem: lembra-se da origem de cada valor. A página, a digitalização, o campo. Uma vez isso registado, surge uma pergunta óbvia. Se o produto conhece o nome na certidão do registo e o nome no certificado, porque é que não os compara?

Agora compara.

O que é uma verificação

É o utilizador quem descreve as verificações, num modelo ou num tipo de processo inteiro. Há cinco tipos, e são cinco porque é isso que realmente corre mal na papelada:

• Os valores coincidem. O nome num sítio comparado com o nome noutro. A comparação é tolerante onde uma pessoa também o seria: «Ivanov O. P.» e «Ivanov Oleksandr Petrovych» são a mesma pessoa, «LLC "Romashka"» e «LLC Romashka» são a mesma empresa, e um número de conta é o mesmo número, quer tenha sido escrito com espaços, quer não. Um verificador que assinalasse estes casos seria desligado ao fim de uma semana, o que é pior do que não ter verificação nenhuma.
• Uma data não é demasiado cedo. Uma certidão que caduca antes de o arrendamento terminar é um problema no dia em que é assinada, não no dia em que alguém repara.
• Um total bate certo, dentro de uma tolerância definida por si, porque arredondamentos no papel são normais e uma linha em falta não é.
• Um número está dentro do intervalo. Uma renda de zero. Um prazo de quatrocentos meses.
• Um campo está preenchido e, se o pedir, preenchido a partir de um documento e não escrito à mão. Esta última é a favorita discreta: um valor escrito à mão é um valor que ninguém leu de um papel.

Aviso ou paragem

Cada verificação é uma de duas coisas. Um aviso aparece no ecrã de revisão e não impede nada. Um bloqueio faz o que diz: o documento não é gerado até que uma pessoa aceite a divergência.

Essa distinção é toda a razão de existirem níveis de gravidade. É o seu escritório que decide que divergências não podem chegar a uma assinatura. Não decidimos isso por si, nem deixamos passar um bloqueio às escondidas: a recusa acontece no mesmo ponto em que o estado do documento é verificado, de modo que uma divergência detetada enquanto alguém lia o ecrã continua a travar a geração iniciada um instante depois.

Uma decisão, registada

Quando uma verificação dispara, recebe a mensagem, os dois valores e o campo e a página de onde veio cada um. Depois, um único controlo: Aceitar como está.

Propositadamente, não é uma eliminação. A divergência era real, alguém a analisou e decidiu que os papéis estão certos, e isso merece ser guardado: quem a aceitou e quando fica registado, e a divergência continua no ecrã, discretamente, para que a pessoa seguinte não volte a examinar a mesma coisa.

A aceitação fica presa aos valores exatos que divergiam. Se alterar um deles mais tarde, a verificação volta a correr e volta a perguntar. Aceitou aqueles valores, não a regra.

Sempre atualizadas, nunca no caminho

As verificações correm depois de uma digitalização ser lida e depois de um valor ser corrigido, sempre em todo o processo, porque um valor que entra num documento pode resolver uma divergência noutro. Nada para carregar, nada por que esperar. Se o próprio verificador falhar, o seu documento fica intacto: as verificações são uma ajuda, não um passo de que o processamento dependa.

Estão incluídas em todos os planos. Não são um produto à parte, são aquilo para que «cada valor tem uma fonte» sempre serviu. As suas próprias regras, por oposição às que disponibilizamos, fazem parte da personalização paga, tal como o resto das definições.

O que vem a seguir

A quarta funcionalidade é um diretório de partes: o senhorio, a entidade patronal, a contraparte que volta a escrever em cada negócio, guardados uma única vez com a fonte de cada valor e a data em que foi lido, para que um campo desatualizado o diga em vez de ser preenchido em silêncio.

A lista completa está em o que estamos a construir a seguir, e o passo a passo das verificações está no centro de ajuda.