Een sjabloon vanuit het document dat je al hebt

Elk kantoor heeft al zijn sjablonen. Ze heten alleen niet zo: het is het contract van vorige maand met de naam van een andere klant, opgeslagen als «contract_definitief_2.docx». Van zo'n document een echt sjabloon maken betekende vroeger: het openen en elke naam, datum en elk getal met de hand vervangen door een markering als {{full_name}}. Bij een overeenkomst van tien pagina's kost dat een middag, en de ene datum op pagina zeven mis je makkelijk.

Die stap is nu optioneel.

Twee manieren

Als je een sjabloon aanmaakt, kies je hoe je DocuTract je document geeft:

• Een document met markeringen. Gebruik je al {{placeholder}}-markeringen, upload dan het bestand en DocuTract vindt ze en zet ze in een lijst, zodat je ze kunt koppelen.
• Een gewoon kant-en-klaar document. Upload het contract precies zoals het is ondertekend. DocuTract leest het en stelt de plekken voor die eruitzien als gegevens over een bepaalde klant of transactie: namen, datums, documentnummers, adressen, bedragen. Je loopt de voorstellen door, houdt wat klopt, laat vallen wat niet klopt, en ze worden de velden van het sjabloon.

Al het andere blijft zoals je jurist of boekhouder het heeft geschreven: de formulering, de opmaak, de lettertypen, de nummering van de bepalingen.

De wizard, stap voor stap

De wizard leidt je er in drie stappen doorheen:

1. Scantypen. Vanuit welke documenten dit sjabloon wordt ingevuld: een paspoort, een registeruittreksel, een kentekenbewijs. Kies uit de catalogus of beschrijf je eigen type.
2. Velden. Welke waarden je per scan wilt laten uitlezen.
3. Voorbeelddocument. Upload de .docx. DocuTract koppelt de velden ervan aan de waarden uit stap twee en laat zien hoe elke plek in het document wordt ingevuld.

Elk veld krijgt een bron. Scan betekent dat het uit een geüpload document wordt gelezen. Systeem betekent dat het vanzelf wordt ingevuld: de datum van vandaag, een documentnummer, degene die het document opstelt. Handmatige invoer betekent dat iemand het tijdens het invullen typt.

Wat er met het geüploade document gebeurt

De tekst van het voorbeelddocument wordt geanalyseerd door dezelfde AI-aanbieder die je scans leest, onder dezelfde voorwaarden: ze wordt gebruikt om je sjabloon voor te bereiden en nooit om modellen te trainen. Welke aanbieder dat is en waar die gegevens verwerkt, staat in onze Verwerkersovereenkomst.

Waar je begint

Neem het document dat je team het vaakst overtypt, het document dat al in tien net iets verschillende kopieën bestaat, en upload de netste daarvan. Een sjabloonbestand mag tot 10 MB groot zijn. De volledige uitleg staat in het helpcentrum.