Duomenys, kuriuos kaskart įvedate iš naujo

Rengiant dokumentus yra ypatingos rūšies nuobodulys, neturintis nieko bendra su pačiais dokumentais. Tas pats nuomotojas per metus pasirodo devyniose nuomos sutartyse. Tos pačios įmonės kodas įvedamas kiekvieną kartą, kai kas nors rengia sąskaitą faktūrą. Šių duomenų niekas nebeskaito iš skeno – juos nusirašo iš ankstesnio dokumento, nuo lipniojo lapelio ar tiesiog iš atminties.

Dabar DocuTract juos saugo, ir saugo sąžiningai.

Išsaugoma iš ekrano, į kurį ir taip žiūrite

Tinkamiausias momentas išsaugoti sandorio šalį – kai kas nors ką tik patvirtino jos duomenis. Todėl valdiklis yra peržiūros ekrane, šalia reikšmių: Išsaugoti šią šalį. Kortelė sudaroma iš to, kas matoma ekrane, kartu su skenu, iš kurio paimta kiekviena reikšmė, ir data, kada ji buvo nuskaityta.

Būtent ši paskutinė dalis ir yra visas sumanymas. Išsaugota banko sąskaita naudinga. Išsaugota banko sąskaita su prierašu „nuskaityta kovo 3 d.“ – naudinga ir sąžininga, nes ja besinaudojantis žmogus mato, kiek ja galima pasitikėti.

Užpildoma atgal, bet nieko jums neperrašant

Rengdami kitą dokumentą pasirinkite šalį, ir jos laukai užsipildys. Du apribojimai, abu sąmoningi:

• Keičiami tik tie laukai, kuriuos jūsų šablonas skaito iš skeno. Reikšmė, kurią šablonas apskaičiuoja arba kurią visada įvedate patys, lieka jūsų.
• Reikšmė, kurią pataisėte patys, niekada neperrašoma. Katalogas – atspirties taškas, o ne antra nuomonė apie jūsų sprendimą.

Ir kilmė išlieka visą kelią: kortelė prisimena skeną, iš kurio reikšmė buvo nuskaityta, todėl iš katalogo užpildytas dokumentas į klausimą „iš kur tai?“ vis tiek gali atsakyti nurodydamas puslapį, o ne gūžtelėdamas pečiais.

Kas pasenę – tai ir sako

Praėjus šešiems mėnesiams, reikšmė kortelėje ir visur, kur ji siūloma, pažymima „patikrinkite iš naujo“. Ji vis tiek siūloma. Jūs žinote, ar banko sąskaita pasikeitė, mes – ne, o produktas, kuris tyliai ją nuslėptų, priimtų šį sprendimą už jus.

Pakeitus reikšmę, senoji taip pat neištrinama. Ankstesnė reikšmė lieka istorijoje, todėl į klausimą „kas buvo parašyta kortelėje, kai buvo sugeneruotas tas dokumentas?“ yra atsakymas.

Archyvuojama, o ne ištrinama

Nebeaktuali šalis archyvuojama. Jau sugeneruoti dokumentai rodo atgal į kortelę, o sąrašo tvarkymas nevertas to, kad šis ryšys nutrūktų. Archyvuota kortelė dingsta iš pasirinkimo sąrašo, bet lieka įrašuose.

Kur tai priklauso

Katalogas įeina į Pro ir aukštesnius planus. Jei darbo erdvė pereina į planą be jo, ji pasilieka tai, ką turi, ir toliau pildo iš jo dokumentus; tik kortelių pridėti ir keisti nebegalima. Atimti duomenis, kuriuos kažkas įvedė, būtų keistas būdas parduoti planą.

Kas toliau

Penktoji funkcija – sąlyginiai blokai ir šablonų versijos: punktas, kuris atsiranda tik tada, kai yra laiduotojas, skyrius, kartojamas kiekvienam nuomininkui, ir įrašas, kuria šablono versija buvo sukurtas kiekvienas dokumentas.

Visas sąrašas – įraše ką kuriame toliau, o žingsnis po žingsnio instrukcijos apie katalogą – pagalbos centre.