Ką kuriame toliau

Iki šiol DocuTract labai gerai atliko vieną darbą: vieną kartą sukuriate šabloną, įkeliate skenus, ir gaunate baigtą dokumentą, kuriame kiekvienai reikšmei nurodytas šaltinis. Šis darbas lieka lygiai toks pat. Per kelis artimiausius leidimus keisis viskas, kas yra aplink jį, nes būtent ten iš tikrųjų sueina laikas.

Uždavėme sau paprastą klausimą: ką žmogus vis dar daro rankomis, kai dokumentas jau sugeneruotas? Atsakymai virto toliau aprašytomis septyniomis funkcijomis. Išleisime jas po vieną, kiekvieną – su tokiu įrašu kaip šis ir nauja skiltimi pagalbos centre.

1. Dokumentų surinkimas iš kliento

Šiandien skenus įkeliate patys. Netrukus galėsite vietoje to nusiųsti klientui vienkartinę nuorodą: jis atidarys ją naršyklėje, įmes savo dokumentus, o failai atsidurs jūsų darbo erdvėje jau priskirti reikiamai bylai. Jam nereikės paskyros, ir nebebus nuotraukų, atkeliaujančių per tris skirtingas pokalbių programėles. Nuoroda turi galiojimo laiką, ją galima atšaukti, ir ji priima tik tuos formatus, kuriuos iš tiesų mokame perskaityti.

2. Bylos: vienas skenų rinkinys, keli dokumentai

Vienam sandoriui retai kada reikia vieno dokumento. Nuomai reikia pačios nuomos sutarties, priėmimo ir perdavimo akto, o dažnai ir sąskaitos faktūros – visi jie pildomi iš tų pačių kelių skenų. Byla juos sujungia: dokumentus įkeliate vieną kartą, o kiekvienas bylos šablonas skaito tas pačias patikrintas reikšmes. Pataisote datą vienoje vietoje – ir ji teisinga visur.

3. Kryžminiai dokumentų patikrinimai

Kai du skenai vienas kitam prieštarauja, paprastai būtent tada ir prasprūsta klaida. Vardas išraše nesutampa su vardu pažymėjime, suma išraše prieštarauja sąlygų lapui, data patenka už laikotarpio ribų. Užuot tikėjusis, kad kas nors pastebės, DocuTract palygins bylos dokumentų reikšmes ir parodys neatitikimus dar prieš jums ką nors generuojant.

4. Šalių katalogas

Tas pats nuomotojas, ta pati įmonė, tie patys banko rekvizitai, kiekvienam naujam sandoriui įvedami iš naujo. Šalių katalogas juos išsaugo vieną kartą: pasirenkate šalį, ir jos laukai užsipildo iš kortelės, o skenai vis tiek užpildo viską, kas būdinga būtent šiai bylai. Kiekvienas sugeneruotas dokumentas tyliai atnaujina katalogą.

5. Sąlyginiai blokai ir šablonų versijos

Tikros sutartys nėra fiksuotas tekstas. Punktas atsiranda tik tada, kai yra užstatas; pastraipa apie gyvūnus tinka vienoms nuomos sutartims, o kitoms ne. Sąlyginiai blokai leidžia šablonui įtraukti skyrių pagal duomenis, užuot vertus jus laikyti penkis beveik vienodus šablonus. O kadangi šablonai keičiasi, kiekvienas saugos savo versijų istoriją, todėl praėjusį mėnesį sugeneruotą dokumentą visada bus galima paaiškinti.

6. DocuTract prijungimas prie jūsų sistemų

Kai kurie iš jūsų jau turite CRM, portalą ar scenarijų, kuris žino, kada reikia dokumento. Viešas API, webhook'ai, suveikiantys, kai dokumentas paruoštas, ir išgautų reikšmių eksportas leis DocuTract veikti to darbo srauto viduje, o ne šalia jo. Baigto dokumento siuntimas pasirašyti priklauso tam pačiam leidimui.

7. Paketinis generavimas

Tas pats šablonas, trisdešimt skirtingų duomenų rinkinių: trisdešimt darbo sutarčių, trisdešimt pranešimų, trisdešimt pažymų. Paketinis generavimas paima reikšmių lentelę arba bylų aplanką ir per vieną paleidimą sukuria visą krūvą, su aiškia ataskaita, kas pavyko, o kam reikia žmogaus.

Kaip tai atkeliaus

Kiekviena funkcija – atskiras leidimas. Kai viena bus išleista, rasite:

• įrašą čia, paaiškinantį, ką ji daro ir kaip atrodo sąsajoje,
• naują skiltį pagalbos centre su žingsnis po žingsnio instrukcijomis,
• ir pačią funkciją, jau veikiančią jūsų darbo erdvėje.

Niekas šiame sąraše nekeičia to, kaip veikia pagrindas, ir to, už ką jau mokate. Jei viena iš šių septynių jums svarbesnė už kitas, parašykite mums per kontaktų puslapį, ir ji pakils eilėje aukščiau.