Vienas skenų rinkinys – keli dokumentai

Antroji šios bangos funkcija atsako į skundą, kurį beveik tais pačiais žodžiais girdėjome iš visų: „niekada nebūna vieno dokumento“. Prie nuomos sutarties pridedamas perdavimo ir priėmimo aktas ir dažniausiai sąskaita. Tai trys skirtingi dokumentai su skirtingomis formuluotėmis, ir visi jie pildomi iš tų pačių penkių skenų. Iki šiol DocuTract priversdavo jus tuos penkis skenus įkelti tris kartus ir tris kartus tikrinti to paties nuomininko vardą.

Dabar sandoris yra byla, ir būtent byloje jūs dirbate.

Aprašykite rinkinį vieną kartą

Bylos tipas – tai šablonų rinkinys, kurį visada rengiate kartu, ta tvarka, kuria juos rengiate. Jį apibrėžiate vieną kartą: „gyvenamųjų patalpų nuoma“ – tai nuomos sutartis, aktas ir sąskaita. Po to bylai pradėti užtenka dviejų laukų: kuris rinkinys ir kaip pavadinti šį sandorį.

Įkelkite vieną kartą – visam rinkiniui

Byla prašo visko, ko reikia jos šablonams, sugrupuoto pagal dokumentų rūšis. Jei trims šablonams reikia nuosavybės registro išrašo, ekrane tai viena eilutė, o ne trys. Atsiųskite jį vieną kartą, ir kiekvienas jo reikalavęs dokumentas jį turės.

Reikšmės veikia taip pat. Skenas nuskaitomas vieną kartą, prie kiekvienos reikšmės lieka puslapis, iš kurio ji paimta, o nuskaitymas bendras: nuomininko vardas tuo pačiu metu patenka į sutartį, aktą ir sąskaitą. Pataisykite jį viename dokumente, ir pataisymas persikels į kitus.

Su viena išimtimi, ir ji sąmoninga. Jei dokumente jau yra jo paties pataisymas, jis paliekamas ramybėje. Kartais dokumente tikrai turi būti parašyta kas kita, o produktas, kuris tai „paslaugiai“ perrašytų, būtų blogesnis už nieko nedarantį. Reikšmė priklauso bylai; sąmoningas skirtumas lieka sąmoningu skirtumu.

Vienas mygtukas

Sudaryti rinkinį sugeneruoja kiekvieną dar nesugeneruotą dokumentą. Prieš jums jį paspaudžiant, ekrane parodoma, kiek jų bus, nes šis skaičius yra ir kaina: keturių dokumentų rinkinys – tai keturi generavimai.

Jei jūsų plane tiek neliko, niekas nepaleidžiama. Jums parodoma, ko reikia rinkiniui ir ką turite, užuot palikus jus su dviem paruoštais dokumentais, dviem trūkstamais ir be jokio supratimo, kuris yra kuris. Paruoštą rinkinį galite atsisiųsti po vieną dokumentą arba vienu zip archyvu.

Niekas, ką jau žinote, nepasikeitė

Dokumentas tebėra dokumentas. Jis atsidaro savo ekrane, jo reikšmės taisomos ten, o šablonas, kurį pildote atskirai, veikia lygiai taip pat, kaip veikė, ir žodis „byla“ tame procese niekur nepasirodo.

Po paviršiumi kiekvienas dokumentas dabar gyvena byloje, įskaitant tuos, kuriuos parengėte iki šiandien: išleidus šią versiją, jie kartu su savo skenais buvo perkelti į atskiras bylas. Vieno dokumento byla elgiasi lygiai taip, kaip anksčiau elgėsi dokumentas, todėl vieno dokumento procese nieko nereikėjo keisti.

Kas toliau

Trečioji funkcija – kryžminiai patikrinimai: kai du bylos skenai nesutampa (skirtingai parašyta pavardė, nesusumuojanti suma, data už laikotarpio ribų), DocuTract parodys neatitikimą dar prieš jums ką nors sugeneruojant – su abiem reikšmėmis ir abiem šaltiniais.

Visas sąrašas – įraše ką kuriame toliau, o bylų aprašymas žingsnis po žingsnio – pagalbos centre.