Podaci koje svaki put iznova upisujete

Postoji posebna vrsta zamornosti u pripremi dokumenata koja nema nikakve veze s dokumentima. Isti najmodavac pojavljuje se u devet ugovora o najmu godišnje. Matični broj iste tvrtke ispisuje se svaki put kad netko sastavlja račun. To više nitko ne čita sa skena; čitaju se iz posljednjeg dokumenta, sa samoljepljivog papirića ili iz pamćenja.

DocuTract ih sada čuva, i to pošteno.

Spremljeno sa zaslona koji već gledate

Pravi trenutak za pohranu druge ugovorne strane je trenutak kad je netko upravo potvrdio njezine podatke. Zato je kontrola na zaslonu provjere, pokraj vrijednosti: Spremi ovu stranku. Kartica se izrađuje od onoga što je na zaslonu, sa skenom iz kojeg je došla svaka vrijednost i datumom kad je pročitana.

Taj posljednji dio cijela je zamisao. Pohranjeni bankovni račun je koristan. Pohranjeni bankovni račun uz koji piše „pročitano 3. ožujka“ koristan je i pošten, jer osoba koja ga koristi vidi koliko mu može vjerovati.

Ponovno upisano, bez gaženja po vama

Odaberite stranku kad pripremate sljedeći dokument i njezina se polja ispune. Dva ograničenja, oba namjerna:

• Diraju se samo polja koja vaš predložak čita iz skena. Vrijednost koju predložak izračunava ili koju uvijek upisujete vaša je.
• Vrijednost koju ste sami ispravili nikad se ne prepisuje. Imenik je polazna točka, a ne drugo mišljenje o vašoj odluci.

A podrijetlo preživljava cijeli krug: kartica pamti sken iz kojeg je vrijednost pročitana, pa dokument ispunjen iz imenika i dalje može odgovoriti na pitanje „odakle je ovo došlo“ stranicom, a ne slijeganjem ramenima.

Sve dovoljno staro to i kaže

Nakon šest mjeseci vrijednost se na kartici, i svugdje gdje se nudi, označava s „provjerite ponovno“. I dalje se nudi. Vi znate je li se bankovni račun promijenio; mi ne znamo, a proizvod koji bi ga tiho uskratio donosio bi tu odluku umjesto vas.

Ni promjena vrijednosti ne briše staru. Prethodna vrijednost ostaje kao povijest, pa pitanje „što je pisalo na kartici kad je taj dokument generiran“ ima odgovor.

Arhivirano, ne izbrisano

Stranka koja više nije aktualna arhivira se. Dokumenti koje ste već generirali upućuju na karticu, a sređivanje popisa ne vrijedi prekidanja te veze. Arhivirana kartica nestaje iz izbornika za odabir i ostaje u evidenciji.

Gdje se nalazi

Imenik je dio plana Pro i viših. Ako radni prostor prijeđe na plan bez njega, zadržava ono što ima i nastavlja iz toga ispunjavati dokumente; prestaje samo dodavanje i mijenjanje kartica. Oduzimanje podataka koje je netko unio bio bi čudan način prodaje plana.

Što slijedi

Peta funkcija su uvjetni blokovi i verzije predložaka: odredba koja se pojavljuje samo kad postoji jamac, odjeljak koji se ponavlja za svakog najmoprimca i zapis o tome s kojom je verzijom predloška izrađen svaki dokument.

Cijeli popis nalazi se u objavi što gradimo sljedeće, a upute korak po korak za imenik u centru za pomoć.